Metodologías Scrum: opción top para la gestión de proyectos

En el periodo en que nos encontramos, donde los proyectos resultan cada vez más complejos, exigentes y volátiles, las metodologías scrum se han posicionado como una de las estrategias más fiables en gestión. Tal es la relevancia de este perfil, que la consultora Randstad Technologies ha situado el rol del Scrum Master entre las diez profesiones más demandadas en el sector tecnológico en 2023.

Para entender esta tendencia al alza es importante conocer en qué consisten las metodologías Scrum, de qué modo se gestionan los proyectos con esta estrategia y cómo aplicarla en un negocio. Por otra parte, también conviene abordar los roles profesionales que conforman los equipos, las fases de la gestión y las herramientas más habituales a la hora de desarrollarla. A continuación, profundizamos en el concepto.

¿En qué consisten las metodologías Scrum?

Las metodologías Scrum tienen su origen en el rugby, concretamente en la fase del juego conocida como melé, en la que todos los jugadores luchan juntos para hacerse con la pelota y hacerla avanzar hacia la consecución de puntos y la consiguiente victoria final. Esta estrategia pretende hacer algo parecido con el trabajo en equipo en proyectos complejos, trabajando de forma colaborativa para hacer regularmente entregas parciales.

Principales características de un equipo Scrum

Para entender mejor las metodologías Scrum es importante entender las características habituales en los equipos que se aplican, ya que justifican a la perfección el funcionamiento del método. Hablamos de equipos creativos con ciertos controles a lo largo del proyecto, que trabajan de forma autónoma y que van aprendiendo y adaptándose al escenario a medida que el proyecto avanza, en un proceso en el que los ritmos se solapan para avanzar colectivamente.

Diferencias entre las metodologías Scrum y otros tipos de gestión

Ésta no es la única opción a la hora de gestionar proyectos mediante el trabajo en equipo. Entender las diferencias de las metodologías Scrum con otras alternativas, como Agile o Kanban, puede ayudarnos a acotar mejor su implementación a nivel empresarial, ya que en cada organización puede resultar más útil una u otra estrategia.

Metodología Kanban y metodología Scrum

La metodología Kanban está basada en una herramienta que consiste en gestionar los proyectos mediante tableros con este mismo nombre. En este caso, hablamos de una estrategia perfectamente compatible con Scrum, ya que los softwares que funcionan de este modo encajan con el funcionamiento de los equipos Scrum; de hecho, se trata de una aplicación perfecta para estructurar las tareas y sus correspondientes entregas.

Metodología Agile y metodología Scrum

La metodología Agile es una estrategia para la gestión de proyectos basada en el aprendizaje por repetición y la mejora continua. La diferencia con la metodología Scrum -que también comparte esta filosofía de trabajo- reside en que esta última puede incluirse en la primera, con el añadido de que en este caso se tratan herramientas y prácticas concretas, mientras que Agile representa un método más general.

Cómo implementar las metodologías Scrum

La implementación de las metodologías Scrum a la hora de trabajar en equipo depende íntegramente de la comprensión de su funcionamiento. Una vez conoces los elementos que vertebran este método de trabajo, aplicarlo en tus equipos es algo sencillo y natural, más todavía si conoces sus ventajas y saber transmitirlas al resto de miembros del proyecto; pero, empecemos por sus herramientas imprescindibles.

Product Backlog

El Product Backlog es una herramienta que determina el conjunto de tareas a realizar para completar el proyecto. Se trata de un documento que pueden editar todos los miembros del equipo, aunque sólo su gestor o propietario -conocido en este contexto como product owner- puede añadir nuevos trabajos o fases. Digamos que es un mapa a recorrer.

Sprint Backlog

El Sprint Backlog se llama así porque hace referencia directa a cada una de las tareas a realizar en el proyecto, las cuales se conocen como sprints en las metodologías Scrum. En este documento se establecen los roles que desarrollan cada uno de los trabajos, su duración estimada y las fechas de entrega, teniendo en cuenta que no debe haber periodos improductivos entre una fase y la siguiente.

Sprint Review

El sprint review no es otra cosa que la revisión de esos sprints o tareas que se han realizado hasta este momento, y corre a cargo del product owner. En este caso, el gestor debe supervisar cada cierto tiempo las fases del proyecto que ya se han completado, algo que en muchas ocasiones suele hacerse con el cliente para encontrar puntos de mejora y nuevas ideas para la continuidad del trabajo.

Planning Meeting

Una cuestión fundamental dentro de las metodologías Scrum -y en la filosofía de trabajo Agile en general- es la planificación minuciosa de cada paso que se da en el proyecto. Y esto incluye las reuniones, que tan tediosas e infructuosas pueden resultar en ocasiones, por lo que deben estar totalmente justificadas y estructuradas para que sean verdaderamente provechosas.

Principales roles en un equipo Scrum

Las metodologías Scrum no sólo están estructuradas en torno al propio proyecto que se esté desarrollando, también a efectos de organización de los miembros del equipo. Cuando hablamos de estas estrategias hemos de tener claro que los roles están perfectamente marcados y definidos, de modo que cada parte tiene claras sus funciones; veamos cuáles son estos papeles.

Scrum master

Digamos que el Scrum Master es la columna vertebral del equipo en esta metodología. Esto no significa que esté por encima o que tenga un papel de coordinación, más bien se encarga de garantizar que todos los miembros tengan lo que necesitan para el desarrollo de sus tareas y de que todo funcione bien, manteniendo también el contacto con el Product Owner.

Product Owner

El Product Owner es quien se encarga de dirigir el proyecto, estableciendo los objetivos y las tareas a realizar en cada fase, además de asignarlas a cada miembro del equipo, calcular los tiempos de desarrollo y determinar las fechas de entrega. Al mismo tiempo, es el nexo entre el cliente y la organización en cada proyecto concreto.

Equipo Scrum

El equipo Scrum o Scrum Team es el resto de miembros que participan en un proyecto. En este caso, además, tiene mucho sentido el uso de la palabra “equipo” porque se trata de una metodología basada en la colaboración y el avance concreto de todos los miembros hacia la consecución de los objetivos.

Principales herramientas en las metodologías Scrum

Y si hablamos de la eficiencia y la productividad como dos de las características principales de las metodologías Scrum, no podemos olvidarnos de las herramientas que permiten un desarrollo ágil de los proyectos. En este caso no hablamos de proveedores, sino del tipo de aplicaciones que deben formar parte de este tipo de trabajos de manera ineludible.

Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas para la gestión de proyectos son un elemento fundamental en las metodologías Scrum, ya que se trata de la base sobre la cual se desarrolla todo el trabajo. Hablamos, por ejemplo, de los mencionados tableros Kanban, donde se puede establecer y visualizar a la perfección cada uno de los pasos a llevar a cabo, a quién corresponde hacerlo y en qué fechas.

Herramientas colaborativas

Las herramientas colaborativas, en muchas ocasiones, están integradas en el propio software de gestión de proyectos. Y es que las aplicaciones más completas en este sentido ofrecen la opción de que los miembros del equipo introduzcan tareas, las compartan entre ellos y cambien su asignación cuando las han completado.

Herramientas de comunicación

Por último, las herramientas de comunicación son el hilo conductor de los proyectos desarrollados a través de esta metodología. Los equipos Scrum se caracterizan por estar en permanente contacto, si bien hablamos en todo momento de comunicación productiva, por lo que se requieren herramientas que simplifiquen al máximo este proceso y agrupen todo tipo de soluciones en torno a él.

Beneficios de implementación de las metodologías Scrum

Los equipos Scrum, basados en una metodología de trabajo Agile, revisten innumerables ventajas para los propios participantes en el proyecto, como para sus gestores y clientes. Y es que se trata de una propuesta eficiente pensada para optimizar el rendimiento y la satisfacción de todas las partes, y cuyos principales beneficios son los siguientes:

• Los climas laborales son mejores, debido a la comunicación positiva como parte de la metodología.
• Se gestionan adecuadamente los tiempos y recursos desde el inicio del proyecto gracias a la planificación.
• La productividad de las empresas que implementan adecuadamente las metodologías Scrum es indiscutible y deriva en una gran competitividad.
• Las entregas programadas son más realistas y se cumplen con más frecuencia.
• Se limitan los tiempos y se incrementa el nivel de calidad de las tareas realizadas.
• La satisfacción del cliente está garantizada.
• Mejora la imagen de la organización a nivel interno y externo gracias a todas estas ventajas.

¿Por qué gestionar proyectos con un equipo Scrum?

Las metodologías Scrum no podrían entenderse fuera del trabajo en equipo, del mismo modo que tampoco se entiende la gestión de proyectos sin un grupo que combine diferentes roles. De este modo, la planificación minuciosa, la revisión constante y el desarrollo de las tareas en distintas fases, incrementa considerablemente la productividad y facilita el desempeño de cada miembro.

Ahora bien, la base de todo equipo Scrum que implemente este tipo de metodologías reside siempre en la comunicación fluida entre los miembros. En este sentido, Slack no sólo permite que los equipos se mantengan conectados en torno a una conversación, también reúne en un solo lugar todas esas herramientas necesarias para la propia gestión de cada proyecto.