Cómo encontrar las herramientas de colaboración adecuadas

¿Sabrías decir cuántos emails intercambias con tus compañeros de trabajo de media en un día? ¿Qué hay de las reuniones o del tiempo que tardas en hacer briefings? Si estas preguntas te han llevado de manera automática a tareas que te suponen una pérdida de tiempo, es el momento de revisar las herramientas de colaboración que empleas de manera habitual.

Se trata de unas plataformas que han surgido en un momento de transformación de las fuerzas de trabajo y de los procesos sin parangón en la historia. No obstante, aún nos encontramos en un punto de inflexión en el que los equipos de trabajo necesitan transformar el modo de colaborar para lograr eficiencia. Es más, la colaboración “mal entendida” y los modelos obsoletos aún hacen aparición en las prácticas de los trabajadores: nuestra encuesta sobre El estado del trabajo en 2023 reveló que un 63 % hace un esfuerzo por mantener activo su estado de conexión, aunque no esté trabajando en ese momento.

Pero, ¿qué son las herramientas de colaboración y por qué son necesarias para las empresas? Y, más importante aún, ¿cómo elegir la más adecuada?

Por qué son necesarias las herramientas de colaboración

El trabajo cooperativo y colaborativo está hoy a la orden del día. No obstante, se trata de una modalidad de trabajo a la que no le faltan retos que desbloquear: una mala comunicación o las ineficiencias pueden desembocar fácilmente en desmotivación o mermas en la productividad.

Es aquí donde aparecen las herramientas de colaboración, las cuales permiten una comunicación más rápida y efectiva entre los miembros de un equipo de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica. Todo esto es gracias a funciones como los chats en tiempo real, videoconferencias, llamadas de voz y la compartición de archivos.

Asimismo, frente a potenciales ineficiencias, como las reuniones innecesarias, las plataformas de comunicación ponen en marcha procesos alternativos y flexibles para que los equipos se comuniquen y todos los implicados estén al corriente y alineados en cuanto a objetivos y tareas a realizar.

Herramientas de colaboración: ¿cuál es la más adecuada?

Las herramientas de colaboración poseen ciertas características como la capacidad de compartir documentos, posibilidades en torno a la comunicación sincrónica y asincrónica, gestión y seguimiento de proyectos, calendarios compartidos, etc. No obstante, más allá de estas características comunes a la mayoría de herramientas, ¿qué particularidades pueden marcar la diferencia?

Una de ellas es la posibilidad de realizar integraciones con otras herramientas de productividad. En este sentido, se debe considerar la interoperabilidad, esto es, lograr que las distintas aplicaciones se comuniquen entre sí y, colaborando, sumen.
Asimismo, hay que considerar su potencial para eliminar la rigidez típicamente asociada a la comunicación corporativa, dando acceso a su vez a gestionar la productividad de forma exitosa.

Slack es una de las herramientas de colaboración más avanzadas y líder debido a su enfoque en la comunicación en tiempo real, su capacidad para integrar múltiples herramientas, la organización de conversaciones en canales temáticos y la facilidad de compartir información. Se trata de unas características que han hecho de esta herramienta de colaboración una opción efectiva para mejorar la productividad de una organización.

Sin ir más lejos, con Slack, puedes:

• Poner en marcha un canal de comunicación #anuncios para informar a tus equipos sobre las novedades más importantes de la empresa.
• Compartir contenido con formatos más interactivos y dinámicos, como vídeos, GIF, diapositivas y podcasts, en tus comunicaciones internas.
• Encontrar la información de manera sencilla y rápida mediante canales intuitivos que se pueden consultar en todo momento. En este sentido, también hay aplicaciones para responder a las preguntas más frecuentes.
• Fomentar la comunicación en todos los sentidos y la aportación de comentarios y sugerencias mediante encuestas para mejorar tus procesos a tiempo.

Slack fomenta una cultura de equipo más cercana y conectada. Además, está disponible en diferentes dispositivos y sistemas operativos, lo que permite a los equipos mantenerse conectados y productivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.