Las mejores formas de gestionar la productividad

Realizar un trabajo de una forma más rápida y eficiente es la prioridad principal de cualquier organización. Para mejorar los resultados o el rendimiento, se debe realizar una gestión estratégica. Pero, ¿cómo puede una persona prepararse a sí misma y a sus equipos para alcanzar el éxito?

Te mostramos cómo mejorar la productividad a través de la comunicación, la integración de aplicaciones y las técnicas de gestión del tiempo.

¿Qué es la productividad y por qué es importante para una empresa?

La productividad implica sacar el máximo provecho a tu tiempo, energía y talento a la hora de realizar tu trabajo. Cuanto mayor sea la eficiencia de un equipo, mayor será su productividad, lo que suele conllevar un aumento de los beneficios.

El espíritu de equipo es fundamental cuando hablamos de gestionar la productividad. No importa si trabajáis en una oficina física o teletrabajáis, podéis hacerlo de manera más eficiente de estas formas:

• Usando las herramientas adecuadas.
• Estableciendo canales de comunicación estratégica.
• Creando una cultura del lugar de trabajo positiva.

¿Cómo puedes gestionar la productividad de manera eficaz?

Dado el aumento del trabajo híbrido, la tecnología de colaboración está convirtiéndose en una herramienta indispensable. Plataformas de mensajería basada en canales como Slack facilitan la colaboración en tiempo real, el acceso instantáneo a la información y la conexión entre equipos de formas innovadoras.

Un estudio de Great Place to Work sobre la productividad del teletrabajo destaca que los teletrabajadores tienen la misma producción (o incluso más) que los que acuden a una oficina. Todo trata de crear un lugar de trabajo remoto que fomente el espíritu de equipo.

Derriba las barreras de la comunicación

Mejora el compromiso y la productividad de tus empleados con comunicación en tiempo real. Las plataformas basadas en canales como Slack te permiten organizar las conversaciones por su prioridad, proyecto, etc.

Para evitar los silos de información, se pueden usar funciones no lineales como las notificaciones personalizables, el uso compartido de archivos, las búsquedas, las comunicaciones sin conexión y las reuniones al instante, todo desde dentro de una aplicación. Esto permite que todo el mundo, independientemente de su ubicación o zona horaria, pueda acceder a lo que necesitan cuando lo necesitan.

Para aumentar todavía más la productividad, recomendamos usar los canales de manera estratégica:

• Usa el canal #anuncios para informar a tus equipos sobre las novedades más importantes de la empresa.
• Haz que el contenido interno sea interesante. Usa vídeos, GIF, diapositivas y podcasts en tus comunicaciones internas.
• Consigue que encontrar la información sea sencillo y rápido mediante canales intuitivos que se pueden consultar o usa aplicaciones para responder a las preguntas más frecuentes.
• Fomenta la aportación de comentarios y sugerencias mediante encuestas para mejorar tus procesos a tiempo.
  Celebra los logros de forma más rápida y frecuente.
• Usa emojis para realizar respuestas rápidas, aprobaciones y reacciones.

Comparte conocimientos

Compartir información relevante mejora el rendimiento de los equipos. Cuando las personas pueden encontrar respuestas de una forma sencilla, podrán resolver sus problemas y seguir sacando el trabajo adelante rápidamente.

La gestión del conocimiento permite conectar a las personas que poseen la información con las personas que la necesitan.

Existen dos tipos de conocimiento que se deben tener en cuenta: el explícito y el tácito. El conocimiento explícito es un tipo de información real fácil de compartir, como datos, tutoriales y wikis internas. El conocimiento tácito se obtiene a través de la experiencia y de llevar a cabo los procesos.

El conocimiento tácito es más complicado de compartir, pero hay algunas formas muy buenas de hacerlo:

• Organizar reuniones individuales habitualmente con los miembros de los equipos.
• Organizar tutorías dentro de tu departamento.
• Crear programas de tutoría o reuniones generales.
• Implantar programas de incorporación detallados.
• Herramientas de colaboración y software

Proporciona a tu equipo las herramientas que necesitan

Cientos de aplicaciones de productividad se integran perfectamente con plataformas como Slack. Ya sea si necesitas programar una reunión con un socio externo, compartir tu pantalla para solucionar problemas en tiempo real o proporcionar tus comentarios en Hojas de cálculo de Google, integrar herramientas hace que sea más fácil ser productivos.

Si no sabes por dónde empezar, utiliza esta guía de prácticas recomendadas para gestionar las solicitudes y permisos de aplicaciones fácilmente.

Mejora la gestión del tiempo

Aprender a optimizar tu tiempo y a aprovechar de la mejor manera tus aptitudes mejora la productividad, lo que ahorra tiempo y dinero a la empresa a largo plazo.

Puedes mejorar la eficiencia general de tus equipos si estableces estrategias de gestión del tiempo que todos tus equipos puedan implementar. Unos sencillos ajustes pueden mejorar significativamente el retorno de la inversión. La solución de horarios Trafft afirma que dedicar entre 10 y 12 minutos a planificar tu día puede ahorrarte hasta 2 horas que, de otra manera, se perderían buscando archivos, decidiendo qué hacer y, en general, procrastinando.

Gestionar la productividad nunca ha sido tan fácil

Una encuesta de 2018 de Gallup concluyó que los equipos con gran compromiso tienen un 21 % más de rentabilidad. Invertir en plataformas de colaboración como Slack es el camino más corto hacia una mayor productividad, ya que reduce los cambios de aplicación, ofrece comunicaciones intuitivas y acceso desde cualquier parte.