I migliori metodi per gestire la produttività

Completare le attività in modo più rapido ed efficiente è in cima all’elenco di obiettivi di quasi tutte le organizzazioni. Per migliorare i risultati o le prestazioni, devi attuare una gestione strategica. Ma esattamente come puoi preparare i team, e te stesso, per ottenere questo successo?

Ecco come migliorare la produttività con tecniche per la gestione del tempo, l’integrazione di app e la comunicazione.

Cos’è la produttività e perché è importante per le aziende?

La produttività è l’ottimizzazione del tempo, delle energie e del talento per completare il lavoro. Più efficientemente un team lavora, più alta è la produttività, il che normalmente si traduce in maggiori profitti.

La cultura di team gioca un ruolo importante nella gestione della produttività. Che il team sia insieme nello stesso ufficio o lavori da remoto, puoi lavorare in modo più efficiente:

• Usando gli strumenti giusti
• Stabilendo canali di comunicazione strategici
• Creando una cultura positiva dell’ambiente di lavoro

Come puoi gestire la produttività in modo efficace?

Ora che molti luoghi di lavoro sono diventati ibridi, la tecnologia di collaborazione è sempre più indispensabile. Piattaforme di messaggistica basate su canali come Slack semplificano la collaborazione in tempo reale, l’accesso immediato alle informazioni e la connessione con modalità innovative.

Uno studio di Great Place to Work sulla produttività del lavoro da remoto ha rilevato che i lavoratori virtuali sono produttivi quanto i lavoratori in ufficio, se non di più. Si tratta di configurare l’ambiente di lavoro da remoto in modo da promuovere una cultura del lavoro di squadra.

Abbatti le barriere di comunicazione

Fai in modo che i tuoi dipendenti siano sempre coinvolti e produttivi con la comunicazione in tempo reale. Le piattaforme basate su canali come Slack ti consentono di organizzare le conversazioni in base alle priorità, ai progetti e altro ancora.

Per evitare i silos, sfrutta funzionalità non lineari come le notifiche personalizzabili, la condivisione di file, la ricerca, le comunicazioni offline e l’avvio immediato di riunioni all’interno di un’unica app. Questo consente a tutti, indipendentemente dall’ubicazione o dal fuso orario, di accedere a quello che serve quando serve.

Per aumentare ulteriormente la produttività, usa i canali in modo strategico.

• Usa gli #annunci per aggiornare i team su novità importanti dell’azienda.
• Rendi interessanti i contenuti interni. Usa video, gif, slide e podcast nelle comunicazioni interne.
• Semplifica il modo di trovare rapidamente le informazioni con canali intuitivi e ricercabili o usa le app per rispondere alle domande frequenti.
• Incoraggia il feedback con sondaggi e questionari per apportare cambiamenti tempestivi.
  Fai subito e spesso i complimenti.
• Usa gli emoji per approvazioni, reazioni e risposte veloci.

Condividi le conoscenze

La condivisione intenzionale delle informazioni migliora le prestazioni dei team. Quando le persone trovano facilmente le risposte, possono risolvere rapidamente i problemi e procedere con il lavoro.

La gestione delle conoscenze mette in contatto le persone che detengono le informazioni con quelle che ne hanno bisogno.

Ci sono due tipi di conoscenze da prendere in considerazione: esplicite e tacite. Le conoscenze esplicite sono informazioni concrete facili da condividere come dati, guide procedurali e wiki interni. Le conoscenze tacite sono quelle che acquisiamo durante la sperimentazione e l’esecuzione.

Le conoscenze tacite sono più difficili da condividere, ma sono comunque disponibili alcuni modi validi per farlo:

• Incontri individuali regolari con i membri del team
• Impostazione di orari di disponibilità per il reparto
• Lancio di programmi di mentoring o riunioni generali
• Programmi completi di onboarding
• Software e strumenti di collaborazione

Metti a disposizione gli strumenti di cui il tuo team ha bisogno

Centinaia di app per la produttività si integrano senza problemi con piattaforme come Slack. Che tu debba pianificare una riunione con un partner esterno, condividere lo schermo per risolvere un problema in tempo reale o fornire un feedback nei Fogli Google, l’integrazione degli strumenti rende più facile essere produttivi.

Se non sai da dove iniziare, usa questa guida alle procedure consigliate per gestire facilmente richieste e autorizzazioni per le app.

Migliora la gestione del tempo

Imparare a ottimizzare il tempo e usare al meglio le competenze incrementa la produttività, consentendo all’azienda di risparmiare tempo e soldi nel lungo termine.

Aumenta l’efficienza generale dei team definendo strategie di gestione del tempo che tutti i team possono seguire. Semplici accorgimenti possono generare un ROI significativo. La soluzione per la pianificazione Trafft evidenzia che dedicando solo 10-12 minuti alla pianificazione della giornata si possono risparmiare fino a due ore, che altrimenti verrebbero impiegate a cercare file, decidere cosa fare e in generale procrastinare.

La gestione della produttività non potrebbe essere più semplice

Un sondaggio Gallup del 2018 ha rilevato che team altamente coinvolti hanno una redditività maggiore del 21%. Grazie a meno passaggi tra contesti diversi, comunicazioni intuitive e accesso da qualsiasi luogo, l’investimento in piattaforme di collaborazione come Slack è un percorso facile verso una maggiore produttività.