生産性を管理するコツ

仕事を素早く効率的に片づけることは、どんな組織にとっても優先事項です。また業績やパフォーマンスを高めるには、戦略的な管理が必要です。しかし、それを実現するためにチームや自分自身は具体的にどうすればよいのでしょうか。

今回は、コミュニケーション、アプリのインテグレーション、時間管理のスキルを通して生産性を高める方法を紹介します。

生産性とは？ビジネスで重要な理由

生産性とは、仕事を進めるために時間やエネルギー、能力を最大限に発揮することです。チームの仕事の効率が上がれば、それに比例して生産性も上がります。たいていの場合、それが意味するのは収益の増加です。

チーム文化も、生産性を管理するうえで重要な役割を担います。オフィスでもリモートワークでも、効率よく仕事を進めるポイントは次のとおりです。

• 最適なツールを利用する
• 戦略的なコミュニケーションチャネルを設ける
• 前向きな職場文化をつくる

効果的に生産性を管理するには？

ハイブリッドワークが広まるにつれて、欠かせない存在になっているのがコラボレーションテクノロジーです。Slack のようなチャンネルベースのメッセージプラットフォームを使えば、リアルタイムでのコラボレーションだけでなく、情報への素早いアクセスや、まったく新しい方法での連携も簡単です。

Great Place to Work が行ったリモートワークの生産性に関する調査によると、バーチャル環境で働く人はオフィスで働く人と同等以上に生産性が高いことがわかりました。要するに、チームワーク文化を促進できるリモートワーク環境の構築が大事なのです。

コミュニケーションの壁を取り払う

リアルタイムでやり取りできるようにして、従業員のエンゲージメントを高め、生産的に仕事を進められるようにしましょう。Slack のようなチャンネルベースのプラットフォームを使うと、優先度やプロジェクトごとに会話を整理できます。

また通知のカスタマイズ、ファイル共有、検索、オフラインでのやり取り、アプリ上で即時ミーティングの開始など、さまざまな機能でサイロ化を防ぐことも可能です。これによって、場所や時間帯に制限されず、誰でも必要な時に必要なものが手に入ります。

生産性をさらに高めるには、次のようにチャンネルを戦略的に活用しましょう。

• 重要な社内ニュースの通知には #社内通知 を使う
• 社内向けコンテンツは興味を引く内容にする。社内向けのやり取りには、動画や GIF、スライド、ポッドキャストを使う
• 直感的に検索できるチャンネルや、よくある質問に回答するアプリを使って、情報を素早く見つけられるようにする
• 都度改善できるよう、アンケートや投票によるフィードバックを推奨する
  貢献や功績を素早く＆こまめに称える
• 絵文字を使って素早く返事、承認、反応する

ナレッジを共有する

情報共有を意図的に行えば、チームの業績が向上します。メンバーが回答をすぐに見つけられるようにすれば、チームは問題を素早く解決して仕事を前に進められるでしょう。

ナレッジマネジメントとは、情報を持つ人と情報を求める人を結びつけることです。

その際に考慮すべきナレッジのタイプは 2 つ。明示的知識と暗黙的知識です。明示的知識は、データやハウツーガイド、社内向け Wiki のように、事実に基づいた共有しやすいナレッジです。それに対して暗黙的知識は、試行錯誤や実践を通して得られるものです。

暗黙的知識の共有は簡単ではありませんが、次のような方法もあります。

• チームメンバーと定期的に 1 対 1 の面談をする
• 部門でオフィスアワーを設定する
• メンタープログラムや全社ミーティングを実施する
• 研修プログラムであらゆるナレッジを網羅する
• コラボレーションツールやソフトウェアを使う

チームが求めるツールを提供する

生産性向上アプリの多くは、Slack のようなプラットフォームとシームレスに連携できます。社外パートナとの会議設定、リアルタイムで画面共有しながらの問題解決、Google スプレッドシート上のフィードバックなどを生産的に進めるのも、ツールを連携させれば簡単です。

何から始めればよいのかわからない場合は、こちらのベストプラクティスガイドを参考にしてください。アプリの権限リクエストや承認を簡単に管理する方法が載っています。

時間をうまく管理する

時間を最適化してスキルセットを最大限に活用する方法を学べば、生産性が上がり、長期的には会社の時間やコストの節約につながります。

チームが実践できる時間管理戦略を作り、チーム全体の効率を上げましょう。ちょっとの調整で高い ROI が期待できます。Trafft のスケジュールソリューションによると、1 日の計画を立てるのに 10～12 分費やすだけで、最大 2 時間も節約できるそうです。計画を立てない場合、この 2 時間はファイルを探したり、何をするか決めたり、ただぐずぐずしたりするのに費やされるでしょう。

生産性の管理がかつてないほど簡単に

2018 年に行われた Gallup の調査によると、エンゲージメントの高いチームでは収益が 21% も高いことがわかりました。Slack のようなコラボレーションプラットフォームを使えば、コンテキストの切り替えが減り、直感的なコミュニケーションが実現し、必要なものにどこからでもアクセスできるようになります。こうしたプラットフォームへの投資は、生産性向上への近道なのです。