Le planning en gestion de projet : Qu’est-ce que c’est et comment le gérer ?

Vous êtes chef de projet ? Vous arrive-t-il de ne pas réussir à respecter les délais fixés ou à maintenir l’implication de l’équipe ? Si c’est le cas, la solution réside peut-être dans le planning de gestion de projet. Cet outil indispensable permet d’inscrire les échéances, les étapes, les tâches et leurs dépendances au sein d’une représentation visuelle. Bien structuré, un tel planning vous permet d’atteindre vos objectifs et de maîtriser l’usage des ressources qui ont été allouées. Découvrons cela ensemble.

Qu’est-ce qu’un planning en gestion de projet ?

En gestion de projet, le planning est l’un des outils les plus incontournables. Il est utilisé pour organiser, planifier et gérer l’ensemble des tâches et activités du projet. De cette manière, le chef de projet peut obtenir une vision globale du projet et mieux appréhender la séquence chronologique des événements. C’est notamment un point essentiel pour optimiser l’utilisation des ressources humaines, techniques et financières.

De plus, le planning en gestion de projet est aussi un puissant outil d’aide à la décision. En suivant l’avancement du projet, en comprenant les dépendances entre les différentes tâches, le travail du responsable de projet est facilité. Celui-ci peut mieux coordonner les actions et gérer les contraintes de temps fixées par le client.

Le plus souvent, un planning en gestion de projet ou chronologie de projet est réalisé en collaboration avec les différentes parties prenantes. Les collaborateurs peuvent ainsi partager leur ressenti sur la durée ou la difficulté de telle ou telle tâche. Une fois qu’il est réalisé, il est ajusté pour rester au plus près de la réalité.

Ainsi, du début à la fin du projet, le planning de gestion de projet favorise la conduite de celui-ci et l’atteinte des objectifs fixés.

Quel est l’objectif de la création d’un planning dans un projet ?

Mettre en place un planning de projet répond à plusieurs problématiques qui surgissent inévitablement dans le cadre de la conduite de projet.

Organiser efficacement le projet

Avant tout, la mise en place d’un planning est une condition indispensable de la réussite du projet. En identifiant de manière précise les attentes et les objectifs, il est plus facile de piloter le projet. D’autant que les tâches et les échéances sont visuellement compréhensibles, ce qui permet par la suite de vérifier à tout moment que le projet reste sur la bonne voie.

Optimiser l’utilisation des ressources

Le planning de gestion de projet est parfait pour structurer vos actions. Pour chaque tâche, vous pouvez ainsi évaluer les ressources disponibles, qu’elles soient humaines, financières ou techniques. Vous avez alors la possibilité d’éviter toute pénurie de ressources ou toute surcharge de travail. Tout au long du cycle de vie d’un projet, le planning est un élément clé pour optimiser les ressources et améliorer la rentabilité.

Identifier les dépendances

En inscrivant les tâches et les sous-tâches sur un tableau de bord de gestion de projet pour créer le planning, vous pouvez identifier plus facilement les dépendances entre celles-ci. En d’autres termes, votre équipe saura quelle tâche spécifique doit être finalisée pour commencer la suivante. Le planning est donc un facteur important d’efficacité.

Mesurer la performance

En comparant les jalons et étapes prévus initialement et l’avancement du projet, le planning de gestion de projet offre la possibilité de mesurer la performance. Véritable outil de référence, il permet de détecter rapidement les obstacles ou les retards éventuels qui pourraient surgir en cours de projet.

Fluidifier la communication

La communication interne dans le cadre d’un projet est essentielle. Or, un planning est idéal pour la faciliter, car il présente les informations de manière claire pour toutes les parties prenantes. Ainsi, chaque personne est à tout instant informée des objectifs, des échéances et des responsabilités de chacun. Cela permet d’éviter tout malentendu et réduit les risques de tensions.

Comment choisir l’outil de planification de projet ?

Vous désirez acquérir un outil spécifique pour créer et gérer votre planning ? Cette tâche peut sembler plus complexe qu’il n’y paraît, l’offre en termes de logiciels de gestion étant très développée. Pour ne pas s’éparpiller, il est important de bien définir les besoins du projet et d’établir une liste de critères incontournables pour faire le bon choix.

Listez vos besoins

En premier lieu, votre outil ne doit manquer d’aucune fonctionnalité dont vous pourriez avoir besoin. Toutefois, il est inutile d’adopter un logiciel de gestion contenant des dizaines et des dizaines de fonctionnalités dont vous n’aurez pas l’usage.

Les fonctionnalités essentielles sont les suivantes :

• Tableau de bord : Pour centraliser vos informations et faciliter la lisibilité et la présentation des informations avec toutes les parties prenantes ;
• Diagramme de Gantt : Incontournable pour gérer votre projet, suivre les différentes étapes et respecter les délais de livraison ;
• Gestion des tâches : L’outil doit permettre de créer, suivre, modifier les tâches et identifier leurs liens de dépendance afin de réaliser un suivi de projet qualitatif ;
• Outils collaboratifs : Le travail d’équipe est indispensable à la réussite de vos projets. Vos collaborateurs doivent pouvoir suivre et interagir avec le planning ;
• Allocation des ressources : Pour respecter les délais et le budget, il est nécessaire de pouvoir accéder à un suivi des ressources précis tout au long du projet.

Optez pour un logiciel ergonomique

Privilégiez toujours l’efficacité et la simplicité. L’outil de gestion de projet que vous allez sélectionner doit impérativement être simple d’utilisation et accessible à tous. De cette manière, vos collaborateurs l’adopteront plus rapidement et il n’y aura pas ou quasiment pas de courbe de progression. Ils deviendront alors rapidement opérationnels et autonomes avec l’outil.

Prenez en compte la taille de l’équipe

La taille de l’équipe est aussi un facteur à prendre en compte. Selon le nombre de collaborateurs que vous avez à gérer, certains outils sont parfois plus pertinents que d’autres. L’important est que le logiciel que vous utilisez puisse a minima s’adapter à la taille de votre équipe afin de favoriser le travail collaboratif et d’atteindre les objectifs fixés dans les meilleures conditions.

Préférez un logiciel flexible

L’idéal est d’utiliser une plateforme capable de s’adapter à tous types de projets. De cette manière, vous n’aurez pas à chercher une nouvelle fois un outil lors de votre prochain projet. De plus, le logiciel sera en mesure d’évoluer et de s’adapter aux besoins de votre entreprise, même si elle croît ou si elle doit travailler sur des projets très différents.

Vérifiez quelques derniers éléments

Une fois que vous aurez pris en compte tous les critères, vous devriez avoir affiné votre besoin et identifié les logiciels potentiellement adaptés à votre projet. Pour vous garantir de faire le bon choix, suivez ces quelques bonnes pratiques :

• Vérifiez les intégrations logicielles : Assurez-vous que l’outil sélectionné puisse s’intégrer parfaitement à votre flux de travail existant ;
• Renseignez-vous sur le service client : Il est indispensable d’opter pour un logiciel de gestion qui offre un support client réactif et professionnel ;
• Évaluez le coût du logiciel : Comparez les différents plans tarifaires et n’hésitez pas à essayer les solutions logicielles en tirant parti des offres d’essai ;
• Consultez les avis clients : Recherchez des témoignages clients en ligne pour apprécier la fiabilité et la performance du logiciel envisagé.

Quelles sont les 5 étapes de la planification de projet ?

Pour tirer pleinement profit de votre planning de gestion de projet, vous devez mettre en place une stratégie adaptée. La planification de projet nécessite en effet de suivre certaines étapes incontournables.

Lancement du projet et définition des objectifs

Avant de planifier le projet à proprement parler, il est nécessaire de prendre le temps de bien définir les objectifs et les résultats attendus. De nombreux éléments doivent être pris en considération lors de cette étape. Nous pouvons notamment citer les objectifs du projet, les parties prenantes, mais aussi une première évaluation des ressources nécessaires.

Cette étape est cruciale, car elle permet à tous les acteurs du projet de comprendre et accepter les attentes liées au projet.

Identification des tâches et sous-tâches

Maintenant que les objectifs sont définis de manière collégiale, il est indispensable d’identifier l’ensemble des tâches nécessaires à leur réalisation. Les tâches peuvent être de natures très diverses. Citons par exemple la recherche, la conception du produit, son développement, la mise en œuvre ou bien encore les tests techniques.

Toutes les tâches identifiées doivent ensuite être décomposées en sous-tâches afin de faciliter leur gestion et leur exécution.

Estimation des ressources et délais nécessaires

Pour accomplir ces tâches, différentes ressources sont nécessaires. Humaines, techniques ou financières, elles garantissent leur réalisation dans les meilleures conditions. Cette troisième étape est donc celle où chaque tâche doit être étudiée en détail. Quel est le délai pour la réaliser ? Quelle est l’échéance ? Quels sont les besoins en termes de ressources ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, estimez pour chacune de ces tâches les collaborateurs, compétences techniques, matériaux, budget ou temps nécessaires à leur réalisation.

Affectation des rôles et responsabilités

Pour garantir un déroulement optimal du projet, les rôles et responsabilités doivent être clairement définis et attribués. De cette manière, chaque acteur du projet saura ce qu’il doit faire, quand le faire et comment il doit le faire.

En outre, chaque tâche doit être attribuée à l’un de vos collaborateurs.

Création d’un plan de projet complet

Une fois toutes ces étapes réalisées, le temps est venu de créer un plan de management de projet. Celui-ci va intégrer et détailler avec précision les objectifs, les tâches, les ressources allouées, les délais à respecter et les risques associés au projet.

Bien entendu, un plan ne doit jamais être trop statique. Ne vous interdisez pas de le modifier en cours de projet pour l’adapter aux nouvelles contraintes et réalités.

Planifier pour assurer la performance

Le planning de gestion de projet est un élément indispensable à la performance de votre équipe. Cet outil vous permet de centraliser au sein d’un seul endroit les objectifs, les ressources, les acteurs du projet, mais aussi les délais impartis. Il est essentiel, car il vous permet d’atteindre un niveau de qualité tout en respectant les contraintes financières.