Diagramme de Gantt : Qu’est-ce que c’est et comment l’utiliser ?

Il peut être complexe de visualiser un projet dans sa globalité. Le suivi des tâches et les échéances à respecter sont notamment des éléments incontournables d’un suivi de projet réussi. Pour vous aider à atteindre vos objectifs de manière sereine et efficace, vous pouvez mettre à profit le diagramme de Gantt.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Créé par l’ingénieur Karol Adamiecki, le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet permettant de visualiser les tâches à réaliser. Toutefois, c’est Henry L.Gantt qui l’a popularisé dès le début du 20e siècle pour améliorer l’efficacité des chaînes de production. Au fil du temps, la méthode a été affinée pour être utilisée dans des secteurs divers et pour gérer des projets complexes.

Dans sa version actuelle, le diagramme de Gantt prend la forme d’un tableau où les différentes tâches à réaliser sont matérialisées sous la forme de rectangles.

La représentation graphique permet de visualiser rapidement un certain nombre d’informations telles que :

• L’ensemble des tâches à réaliser ;
• La date de début et la date de fin pour chacune des tâches ;
• La durée de réalisation de chaque tâche ;
• Les dépendances entre ces tâches ;
• La date de début et de fin du projet global ;

Les informations contenues dans un planning de Gantt peuvent être mises à profit pour faciliter la gestion de projet. Ce diagramme simplifie la conduite des différentes phases du projet et favorise le travail collaboratif. Pour cette raison, la méthode de Gantt est devenue incontournable dans les entreprises de toute taille.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

Les chefs de projet mettent en place un diagramme de Gantt quand ils souhaitent améliorer leur processus de gestion de projet. Ce type d’outil est en effet indispensable pour gérer de manière optimale les ressources allouées au projet.

En identifiant avec une grande précision l’étendue des tâches à visualiser, il devient plus simple d’attribuer les tâches à réaliser et d’identifier en amont les difficultés potentielles qui pourraient survenir en cours de route. De plus, ce puissant outil de planification peut être mis à profit pour repérer le chemin critique. Ainsi, il est bien plus facile de respecter les délais et de livrer des produits et des services de qualité en utilisant la méthode de Gantt.

En outre, en permettant à chaque collaborateur d’accéder rapidement et de manière totalement transparente aux informations liées au projet, vous pouvez renforcer l’engagement des collaborateurs. Chacun sait à tout moment ce qu’il doit faire et pourquoi il doit le faire. Par ailleurs, le collaborateur visualise en quelques secondes quelles tâches dépendent de celles qu’il doit lui-même réaliser, mais il peut aussi observer les tâches sur lesquelles doivent se pencher ses collègues. Tout ceci améliore l’esprit d’équipe, crée une forme d’émulation et accroît la productivité.

Les avantages et les inconvénients des diagrammes de Gantt

Comme toute méthode de gestion de projet, les diagrammes de Gantt présentent des avantages et des inconvénients. Il est donc essentiel de les connaître pour utiliser au mieux cette méthode en s’adaptant à ses limitations.

Les avantages du diagramme de Gantt

En premier lieu, les atouts de cette méthode pour la gestion de projet sont très nombreux. Nous pouvons notamment citer :

• La visualisation globale du projet : Véritable feuille de route du projet, le diagramme permet de visualiser rapidement les tâches, les dépendances et les échéances à respecter ;
• L’observation des dépendances : En suivant les dates de début et de fin de chaque tâche et leur dépendance, la méthode est utile pour comprendre comment les tâches s’influencent mutuellement ;
• Le suivi de l’avancement du projet : La représentation claire et chronologique des tâches est idéale pour vérifier que tout se déroule dans les temps. Il est possible de les ajuster dans le cas contraire ;
• La gestion des ressources : L’outil est idéal pour gérer les ressources de manière efficace, éviter les surcharges de travail et assurer l’efficacité au travail ainsi que les éventuels goulots d’étranglement.

Les inconvénients du diagramme de Gantt

Toutefois, nous ne pouvons pas évoquer le planning de Gantt sans énoncer aussi ses limites. En les identifiant clairement, il vous sera plus facile de tirer pleinement profit de cette méthode de gestion de projet :

• Création du diagramme de Gantt : Il est nécessaire de prévoir un temps relativement long pour créer le diagramme de Gantt, surtout si vous n’utilisez pas de logiciel dédié à sa conception ;
• Visualisation des tâches en parallèle : Si l’outil est parfait pour suivre l’évolution des tâches, il est limité pour la gestion des tâches et pour les suivre;
• Estimation des durées : Le diagramme de Gantt peut offrir une fausse impression de précision en termes de durée, car les durées sont représentées comme des durées fixes, alors qu’en réalité, elles peuvent fluctuer ;
• Besoin de mises à jour : Pour pouvoir pleinement utiliser cette méthode, il est nécessaire de procéder à des mises à jour régulières, en fonction des modifications liées au projet.

Possédant comme toute méthode des forces et des faiblesses, le diagramme de Gantt reste toutefois l’une des méthodes de planification les plus utilisées en management de projet.

Quelle est l’utilité d’un diagramme de Gantt dans la gestion de projet ?

En gestion de projet, le diagramme de Gantt est avant tout pertinent pour structurer le projet. En effet, lors de la création du diagramme, il est nécessaire de réunir un certain nombre d’informations et de les ordonner. Ce processus permet de rationaliser la gestion de projet et de débuter sur des bases solides.

Visuellement très parlant, il est aussi un outil de communication indispensable. Ce dernier peut être utilisé au sein de l’équipe avec les collaborateurs pour renforcer la communication interne, mais aussi avec les clients ou les partenaires pour démontrer le sérieux du projet et son état d’avancement.

En outre, en accédant très rapidement à un grand nombre d’informations présentes sur un tableau visuel, le chef de projet peut piloter plus efficacement le projet. Évaluer l’impact d’un retard ou attribuer des ressources devient simple et intuitif.

Pour toutes ces raisons, utiliser un diagramme de Gantt permet de gagner en efficacité, de rationaliser ses actions et de respecter les délais tout en accroissant la rentabilité du projet.

Quelles sont les étapes à suivre pour créer un diagramme de Gantt efficace ?

Concevoir un diagramme de Gantt n’est pas une chose complexe. Cependant, sa mise en place nécessite le respect de certaines étapes fondamentales. Il est important de prendre le temps de créer un diagramme qualitatif qui permettra de réaliser le projet dans les meilleures conditions.

Lister les tâches à réaliser

Avant tout, il est essentiel de lister l’ensemble des tâches composant le projet. Pour ce faire, il faut découper les actions à réaliser en autant de tâches et sous-tâches que nécessaire. Il est très important d’essayer d’être le plus précis possible pour éviter tout désagrément par la suite. Pour chacune de ces tâches, il est fondamental d’évaluer le temps nécessaire à sa réalisation complète.

Lister les dépendances entre les tâches

Ensuite, pour permettre une visualisation claire et pertinente de l’ensemble du projet, vous devez identifier les dépendances. En effet, avant de réaliser certaines tâches, il est parfois indispensable que d’autres tâches soient finalisées. Les dépendances créent ainsi un ordonnancement logique des tâches du projet. Elles s’avèrent indispensables pour ne pas se retrouver bloqué en cours de projet.

Identifier les ressources nécessaires

Une fois que les tâches sont définies, il est temps d’évaluer les ressources matérielles, financières ou humaines indispensables à leur réalisation. Les ressources peuvent être des compétences ou des délais de réalisation. Plus vous serez précis dans l’établissement des ressources, plus vous aurez de chances que le projet soit rentable et livré dans les temps.

Attribuer les tâches aux collaborateurs

Créez le diagramme de Gantt et commencez à le remplir avec les informations ci-dessus. Planifiez les tâches et les sous-tâches en ajoutant leur date de début et de fin, puis attribuez chaque tâche à un ou plusieurs collaborateurs. N’oubliez pas d’ajouter des jalons, qui serviront de points de contrôle tout au long du projet.

Une fois que le diagramme est réalisé, il vous suffit de le partager avec votre équipe et de l’ajuster de manière régulière pour coller au plus près de la réalité du projet.

Quelle différence entre Gantt et PERT ?

Les diagrammes de Gantt et de PERT sont deux outils très utilisés par les chefs de projet. Cependant, ils ont des utilités et des atouts différents.

Le diagramme de Gantt est idéal pour obtenir une représentation visuelle du projet. Sa représentation graphique des différentes tâches, sous forme de barres horizontales, est parfaite pour un suivi du temps efficace. Sa grande force est sa facilité de compréhension. Tous les parties prenantes du projet (clients, partenaires ou collaborateurs) peuvent aisément identifier les tâches, les durées et les dépendances.

Le diagramme de PERT ( Program Evaluation and Review Technique ), quant à lui, est un outil utilisé pour représenter les tâches sous la forme d’un réseau. Sa spécificité est de gérer les incertitudes en estimant la durée des tâches selon une classification optimiste et pessimiste. Plus complexe que le diagramme de Gantt, il est moins exploitable par les collaborateurs. Toutefois, il est parfait pour une analyse du chemin critique et pour visualiser les dépendances entre les tâches.

Le choix de l’une ou l’autre de ces méthodes dépend avant tout des caractéristiques du projet concerné ainsi que des préférences et des compétences du chef de projet.

Facilitez la réalisation d’un projet grâce au diagramme de Gantt

Pour simplifier la gestion de projet, la diagramme de Gantt est un outil indispensable. Sa représentation visuelle claire pour tous les acteurs du projet va vous permettre de planifier efficacement et de communiquer avec facilité. En suivant les étapes appropriées, vous pouvez intégrer le diagramme de Gantt à vos processus pour améliorer la gestion et le suivi de projet, la planification et le suivi des échéances. Utilisé conjointement à un outil collaboratif sécurisé, il s’avère être un puissant levier de productivité pour le travail en équipe.