Processi aziendali, come e perché ottimizzarli?

In un recente studio condotto dalla società di ricerche di mercato IDC in collaborazione con Appian, viene sottolineato come l’automazione dei processi stia interessando tutti i settori, compresa la Pubblica Amministrazione, dove l’87% dei responsabili ritiene fondamentale e prioritario automatizzare i flussi e i processi aziendali.

In tal senso, è lecito stabilire l’importanza dell’automazione, che fa parte di un intero sistema il cui obiettivo è quello di ottimizzare i processi aziendali. In cosa, però, consistono questi sistemi? Fanno naturalmente parte dell’azienda o devono essere messi in atto? Come possiamo migliorarli per aumentare la competitività di un’attività? Ci concentriamo a seguire su tutte queste domande.

In cosa consistono i processi aziendali?

Per processo aziendale si intende il raggruppamento di compiti interconnessi che portano a un risultato comune. Questo coordinamento di azioni mantiene per tutta la durata del processo lo stesso obiettivo, ha un inizio, una fine e varie fasi intermedie. Si tratta di un valore fondamentale in qualsiasi azienda, per questo è importante che venga sviluppato in modo efficace ed efficiente.

Differenze tra processi aziendali e flussi di lavoro

Tuttavia, non bisogna confondere i processi aziendali con i flussi di lavoro. Questi ultimi sono parte dei primi, in quanto rappresentazioni visive dei compiti da svolgere in un progetto.

Tenendo a mente questo concetto, si evitano deviazioni oppure ostacoli nel completamento dei compiti, poiché ogni membro del team ha un ruolo chiaro e un ordine di priorità nello svolgimento delle proprie attività.

Elementi di base di un processo aziendale

Affinché i processi aziendali risultino efficienti, devono avere alcuni elementi di base, essenziali per il loro funzionamento. Oltre questi aspetti, ogni organizzazione ha le proprie esigenze ed è per questo che sono stati inclusi nuovi argomenti. In ogni caso, e indipendentemente dall’approccio adottato, in un processo produttivo devono essere presenti i seguenti elementi chiave.

Mezzi di produzione

In qualsiasi processo aziendale esistono mezzi di produzione che permettono la trasformazione e l’avanzamento del progetto. Si tratta degli strumenti utilizzati dai membri del team, che possono essere fisici (dagli oggetti più rudimentali all’hardware più sofisticato) o digitali (tra cui software e applicazioni sempre più diffusi nell’era digitale).

Oggetto del lavoro

L’oggetto del lavoro è ciò che viene prodotto durante il processo. Anche in questo caso, possiamo parlare di un oggetto fisico, come le materie prime che vengono modificate fino a raggiungere lo stato finale del prodotto, o di diversi elementi non tangibili, come un servizio personale o digitale, nonché di altre opzioni che riguardano il settore della tecnologia, come, tra gli altri, abbonamenti o strumenti.

Lavoro

Infine, quando si parla di lavoro si fa riferimento all’investimento da parte dei membri del team nei processi in termini di tempo e sforzi. La manodopera che utilizza i mezzi di lavoro per trasformare l’oggetto del lavoro e portarlo al suo stato finale, convertendolo in un prodotto.

Raccomandazioni per l’ottimizzazione dei processi aziendali

Finora abbiamo spiegato cosa sono i processi aziendali e quali sono gli elementi di base ed essenziali in tale ambito. Tuttavia, abbiamo anche detto che ogni organizzazione li applica in modo differente a seconda del contesto e delle circostanze, per cui è consigliabile tenere in considerazione alcune raccomandazioni che possono essere adattate a ciascun caso.

Classificazione dei compiti

Quando si gestiscono con regolarità i processi aziendali, si sa che la classificazione dei compiti deve essere al centro di ogni progetto. È necessario separare e precisare ogni singola azione da svolgere prima di assegnarla ai membri del team e di stabilire obiettivi, priorità e date di completamento. La raccomandazione? Non saltare mai questa fase e non darla per scontata.

Documentazione dei processi

La documentazione di un processo aziendale prevede lo sviluppo di un registro contenente ogni fase tra l’inizio e la fine del processo. Si tratta di un’attività che deve essere svolta per preservare la qualità del prodotto o del servizio finale, una specie di monitoraggio interno che in molti settori è regolata da norme legislative, ma che deve essere rispettata anche quando non vi è alcun obbligo.

Miglioramento continuo

Sulla base di questa documentazione interna dei progetti, è possibile (e fortemente consigliato) sviluppare un processo di miglioramento continuo. Ricorda che stiamo parlando di efficienza e che ci sarà sempre qualche componente che può essere ottimizzato in tal senso, quindi è consigliabile prestare attenzione all’identificazione di possibili errori e di opportunità di miglioramento.

Automatizzazione dei processi

Siamo nell’era della trasformazione digitale, quindi l’automazione dei processi aziendali non è solo consigliabile, ma è diventata un’evoluzione indispensabile per qualsiasi attività. Grazie alla tecnologia, l’essenza del processo in termini di definizione e di aspetti di base non cambia, ma l’efficienza produttiva è molto più elevata e, quindi, anche la competitività sul mercato.

Feedback

Il feedback è inevitabile nei processi aziendali, poiché sia la direzione del progetto che i membri del team devono mantenere una comunicazione costante. Altrimenti, se ogni individuo lavora per proprio conto senza interagire, i risultati non raggiungeranno mai il livello previsto. Il feedback interno è parte di questo ambito e deve essere il filo conduttore dell’attività.

Monitoraggio dei processi

Oltre alla registrazione menzionata in precedenza, è opportuno anche che il project manager monitori tutti i processi. Si tratta anche qui di mettere in atto strategie di miglioramento continuo, poiché da esse dipende la sopravvivenza di qualsiasi attività sul mercato.

Vantaggi dell’ottimizzazione dei processi aziendali

L’applicazione di queste raccomandazioni e la ricerca costante del miglioramento dei processi aziendali di un’organizzazione offrono una serie di vantaggi competitivi, come ci si può aspettare. Sebbene ogni azienda possa trarre i propri vantaggi al riguardo, possiamo evidenziarne alcuni tra i più significativi e che possono, inoltre, essere applicati a qualsiasi settore.

Riduzione di rischi ed errori

In base alle raccomandazioni menzionate sopra, appare chiaro che esistono ottime possibilità di ridurre ed eliminare i potenziali errori nei processi aziendali. Tieni presente che attraverso la registrazione e il monitoraggio è possibile individuare i punti di perdita che riducono l’efficienza o compromettono il risultato finale. Da qui, l’unica cosa che resta da fare è risolvere questi problemi.

Aumento dell’efficienza

L’obiettivo fondamentale di ogni azienda è produrre il massimo al minor costo possibile. Per costo non si intende qui solamente l’aspetto economico, ma anche, tra gli altri fattori, l’investimento di tempo e lavoro. Ciò di cui si parla quindi è l’efficienza, che dovrebbe essere l’obiettivo principale di ogni processo aziendale.

Miglioramento della comunicazione

Come abbiamo detto, il feedback e la relazione tra i membri del team (anche tra aree e reparti diversi) devono essere al centro di qualsiasi progetto. Se un’azienda decide di migliorare i propri processi aziendali, dovrà senza dubbio ottimizzare la comunicazione interna e viceversa.

Crescita della produttività

Non parliamo solo di efficienza, ma anche di produttività. Indipendentemente dalle risorse investite, l’ottimizzazione dei processi aziendali consente a qualsiasi azienda di aumentare la produzione finale. Che si tratti di elementi fisici o di servizi, tale miglioramento aumenterà la competitività di qualsiasi attività.

Risparmio sui costi

Infine, non possiamo non parlare del risparmio sui costi, che è parte integrante dell’efficienza produttiva, ma che merita comunque un’analisi a parte. Una questione fondamentale nell’economia di un’azienda è quella riguardante il profitto, che corrisponde alla differenza tra costi e vantaggi. Riducendo quest’ultimo fattore, si può già parlare di miglioramento, indipendentemente dall’eventuale aumento dei vantaggi.

L’importanza di migliorare i processi aziendali

Come è evidente, i processi aziendali sono intrinseci in qualsiasi attività. Tuttavia, il fatto che esistano naturalmente non significa che siano adeguati, motivo per cui, nell’attuale mercato, non tutte le aziende sono sostenibili o si mostrano competitive. Per raggiungere tale obiettivo, oggi è quasi indispensabile investire nell’ottimizzazione dei sistemi di lavoro.

In questo contesto, notiamo che un elemento si ripete in modo costante ogni volta che si parla di processi aziendali: la comunicazione. Considerando che, generalmente, in ogni processo sono coinvolti diversi individui e differenti team, risulta essenziale utilizzare strumenti come Slack, in cui interazione, integrazione degli strumenti e automazione vanno di pari passo con l’obiettivo di facilitare l’intero sistema di lavoro in azienda.