Guide d’une conduite de projet efficace

Pour assurer le succès d’un projet, la conduite de projet est un atout essentiel. Cependant, il peut être difficile de s’y retrouver si l’on n’est pas familier avec les termes Kanban, Gantt ou bien encore Scrum. Pour vous aider à mieux cerner la pertinence de la gestion de projet, nous vous présentons en détail les étapes de la conduite de projet, mais aussi ses atouts et ses outils incontournables. Vous allez ainsi pouvoir améliorer notablement la performance de vos projets.

Qu’est-ce que la conduite de projet ?

La conduite de projet, aussi appelée gestion de projet, désigne l’ensemble des techniques utilisées, des outils mis à profit et des actions réalisées pour organiser un projet. L’objectif est de planifier les différentes tâches à réaliser pour assurer une meilleure gestion des tâches, mais aussi d’utiliser de manière optimale les ressources humaines et financières à disposition. Il devient alors possible d’atteindre les objectifs fixés, de respecter les échéances ainsi que le budget alloué.

Une gestion de projet efficace va ainsi vous permettre :

• D’identifier la faisabilité d’un projet et d’identifier les objectifs à atteindre ;
• De concevoir un plan complet pour mener ce projet à bien ;
• D’optimiser l’usage des ressources humaines et matérielles ;
• De respecter les délais impartis pour finaliser le projet ;
• D’améliorer la performance et le bien-être des collaborateurs.

La conduite de projet est ainsi une manière d’accroître globalement la fluidité et l’efficacité des processus dans le cadre d’un projet.

Quelles sont les étapes clés pour une conduite de projet efficace ?

Selon les méthodes employées, les étapes peuvent présenter des variations. Cependant, dans la majeure partie des cas, vous retrouverez classiquement les étapes suivantes.

Préparation du projet ou conception

Cette première étape est cruciale. C’est celle où vous définissez les objectifs et établissez la portée du projet. Les obstacles potentiels doivent aussi être identifiés à ce stade pour se prémunir de retards imprévus qui pourraient menacer le projet. Ces difficultés peuvent être humaines, financières ou techniques.

Planification du projet

Une fois qu’il est décidé que le projet est faisable, il est nécessaire de passer à la phase de planification. Elle permet d’identifier les tâches à réaliser et les attribuer à différents collaborateurs ou prestataires externes. Un cahier des charges doit être défini, un calendrier mis en place et le budget doit être fixé.

Exécution des tâches

Ensuite, il faut exécuter le plan tel qu’il a été défini. Les équipes travaillent sur les livrables à réaliser et des réunions régulières doivent être organisées pour garantir le respect des délais. Cette phase représente la plus grande partie du projet. Elle doit faire l’objet d’une extrême rigueur pour respecter toutes les exigences qui ont été établies auparavant.

Contrôle du projet

Cette phase ne doit pas être négligée. C’est le moment idéal pour peaufiner les derniers détails et s’assurer que tout est conforme aux attentes avant de fournir les livrables au client final.

Bilan et évaluation des performances

Tout au long du projet, il est nécessaire de procéder à un contrôle régulier sous la forme de points d’étapes. Toutefois, une évaluation doit être réalisée une fois l’ensemble des tâches réalisées pour faire le bilan et retenir les bonnes pratiques à adopter.

Quels sont les avantages d’une conduite de projet ?

Pour tout chef de projet, mettre en place un management de projet optimal permet de bénéficier de nombreux avantages. Ces derniers auront un impact aussi bien sur la productivité que sur l’engagement des collaborateurs.

Gérer le budget plus efficacement

L’une des questions les plus épineuses lors de la gestion de projet est une utilisation optimale des ressources financières. Or, une planification réussie permet de ne pas s’éparpiller. Chacun sait ce qu’il doit faire et comment le faire. Les tâches sont donc réalisées plus rapidement et vous évitez d’accumuler des retards qui pourraient se révéler coûteux pour le projet.

Produire des biens ou des services de qualité

Il est évident que la conduite de projet est l’un des éléments clés qui conditionnent la qualité des livrables. Le chef de projet accède à une vision globale de la situation. Ce dernier peut ainsi suivre avec une grande précision le déroulement des opérations. Ce faisant, il peut intervenir rapidement pour résoudre les problèmes et garantir la qualité du produit final.

Profiter d’un déroulement fluide des opérations

Avec une gestion efficace, les tâches se déroulent de manière plus rapide et efficace. Les rôles sont définis et les jalons sont posés, ce qui permet aux collaborateurs de rester motivés et performants. Ils ne sont en effet pas perdus, car le cadre posé est clair. De plus, si la communication et le travail d’équipe sont favorisés, l’information circule rapidement, ce qui impacte positivement le déroulement du projet.

Quelles sont les méthodes de conduite de projet ?

Il n’existe pas une seule méthode de conduite de projet. Au contraire, il existe différentes approches, chacune répondant à des problématiques spécifiques. Pour choisir votre méthode, il est donc nécessaire de définir vos besoins et les contraintes et caractéristiques propres à votre entreprise.

Le modèle en cascade ou Waterfall

Cette première méthode est la plus couramment utilisée. Il s’agit d’une méthode linéaire et stricte où les tâches se réalisent une par une. C’est toujours la fin d’une phase qui amène à la phase suivante, d’où le nom de cascade.

Elle comprend généralement six phases :

• L’identification des besoins du client ;
• Le design des livrables ;
• La définition du planning et du budget ;
• L’exécution du projet ;
• La validation du projet ;
• La mise en service.

Si une telle approche est idéale pour cadrer minutieusement un projet, elle ne laisse toutefois pas de place à l’imprévu ou aux modifications voulues par le client.

La méthode PERT

Dans les années 1950, plusieurs méthodes de conduite de projet sont apparues. C’est notamment le cas de la méthode PERT ( Program Evaluation and Review Technique ). L’idée est de faire appel à une représentation visuelle pour faciliter la gestion du projet. Chaque tâche possède une date de début et une date de fin déterminée. Les tâches sont insérées dans le planning et liées entre elles. Cela permet d’évaluer à l’avance la durée approximative du projet dans son ensemble.

La gestion de projet agile

Plus récente, la méthode agile est très utilisée par les équipes d’ingénierie, les équipes produit et le développement logiciel. Elle est pensée pour favoriser une ouverture au changement et une évolution progressive. Plus flexible que les méthodes traditionnelles, cette approche crée de la valeur ajoutée au profit du client.

C’est le célèbre Manifeste Agile qui a défini les valeurs de cette approche du management :

• Les individus et les interactions sont privilégiés par rapport aux processus et aux outils ;
• Il est préférable d’avoir un logiciel fonctionnel plutôt qu’une documentation complète ;
• La collaboration avec les clients est favorisée plutôt que la négociation contractuelle ;
• Être adaptable est plus pertinent que suivre scrupuleusement un plan.

Au sein de cette catégorie, on peut notamment citer les méthodes Scrum et Kanban, qui sont très plébiscitées.

La méthode Scrum

Elle est conçue sur une logique itérative. En lien constant avec le client, les équipes améliorent le produit ou le service par phases successives. Cette amélioration est possible par la prise en compte de retours d’informations du client jusqu’à produire un produit finalisé.

La méthode Kanban

Faisant appel à une représentation graphique très claire du projet, le flux de travail est optimisé en suivant l’avancement des tâches sur un tableau spécifique. L’atout de cette approche est de favoriser la centralisation des informations et le travail d’équipe des collaborateurs.

Quels sont les outils de conduite de projet ?

Pour favoriser la performance de votre équipe, il est nécessaire d’utiliser les bons outils dans le cadre de votre projet. Ces derniers peuvent être des méthodes ou des logiciels. L’important est qu’ils permettent de faciliter les interactions et de retrouver les informations incontournables en un minimum de temps.

Si vous souhaitez optimiser la conduite de projet, nous vous conseillons d’utiliser, selon vos besoins, les outils suivants.

Une to-do-list

En identifiant clairement et facilement les tâches à réaliser, chaque membre de l’équipe peut travailler efficacement. Un outil de ce type est pertinent pour des projets de taille réduite et relativement linéaires.

Un calendrier

Ces calendriers spécifiquement conçus pour la conduite de projet peuvent être des calendriers éditoriaux ou des rétroplannings. Ils permettent à chaque collaborateur de garder une visibilité sur la suite des évènements.

Un diagramme de Gantt

Il s’agit d’une représentation graphique du projet dans son ensemble. Il est possible d’y visualiser les tâches, l’enchaînement de ces tâches ainsi que leur durée. Un tel outil est composé de tâches, de jalons d’évènement et de liens de dépendance entre les tâches.

Un tableau Kanban

Simples, mais efficaces, les tableaux Kanban sont utilisés pour suivre l’avancement d’un flux de travail. Chaque tâche prend la forme d’une étiquette. En fonction de son état d’avancement, chacune de ses étiquettes est classée dans une des colonnes suivantes : « À faire », « En cours » ou « Terminée ».

Un outil de gestion collaborative

Un tel outil est idéal pour rassembler les informations en un seul et unique endroit. Les collaborateurs peuvent ainsi accéder très facilement aux tâches à réaliser, mais peuvent en plus échanger avec l’équipe pour rester engagés et faire des points réguliers sur le projet, par visioconférence notamment.

Comment choisir le bon outil de gestion de projet ?

Identifier le ou les meilleurs outils pour votre conduite de projet n’est pas une chose aisée. Pour cette raison, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères incontournables pour être certain de faire le bon choix.

Les fonctionnalités dont vous avez besoin

En premier lieu, vous devez définir vos besoins réels. En effet, pour des projets de taille modeste, quelques outils simples comme une to-do-list ou un diagramme de Gantt peuvent suffire amplement.

Toutefois, si vos projets sont plus complexes et nécessitent l’intervention de nombreux collaborateurs, il peut être pertinent d’utiliser un outil de travail collaboratif. Ce type d’outil prend généralement la forme d’une solution logicielle. Ils ont l’avantage d’intégrer de nombreuses fonctionnalités telles que :

• Le partage de fichiers ou de documents ;
• L’automatisation de certaines tâches ;
• La possibilité de réaliser des appels vidéo ;
• La présence d’une messagerie instantanée.

Le coût de l’outil de conduite de projet

Le budget dépend lui aussi en grande partie de l’importance du projet. Il est nécessaire de bien identifier les coûts liés à l’outil que vous allez choisir. Les outils numériques peuvent par exemple nécessiter une formation, mais aussi de futures mises à jour du logiciel. Toutefois, certains outils de gestion du travail collaboratif offrent des versions gratuites.

L’intégration avec vos processus actuels

Le meilleur outil est celui qui a la faculté de s’intégrer facilement dans votre flux de travail actuel. Pour les outils logiciels, vous devez ainsi vous assurer qu’ils présentent les intégrations natives nécessaires. De cette manière, vous pourrez les synchroniser sans difficulté avec vos outils Cloud ou votre CRM.

Quels sont les objectifs d’une utilisation d’un outil de gestion de projet ?

Opter un outil de gestion de projet permet de répondre à plusieurs objectifs essentiels. Ces derniers vont faciliter le travail en équipe et favoriser la réussite de votre projet.

Centraliser l’information

Le premier intérêt d’un outil de gestion de projet est de centraliser les informations et les besoins. Les collaborateurs ont ainsi la possibilité d’accéder rapidement et facilement à toutes les informations importantes. Cela favorise la motivation et la concentration sur les tâches qu’ils ont à réaliser.

Répartir les tâches efficacement

Pour éviter que certains collaborateurs soient surchargés, il est indispensable d’attribuer les tâches de manière optimale. L’usage d’un calendrier ou d’un outil centralisant les tâches à effectuer est idéal pour permettre à chacun de savoir ce qu’il doit faire et quand le faire.

Favoriser le travail en équipe

L’outil de conduite de projet est aussi très pertinent pour encourager le travail collaboratif. En effet, l’outil peut intégrer des fonctionnalités liées à la communication comme une messagerie instantanée professionnelle. Ainsi, chaque collaborateur peut rapidement contacter les autres pour les tenir informés de l’avancée d’une tâche ou pour demander de l’aide.

Faciliter le pilotage de projet

Enfin, le chef de projet a tout intérêt à utiliser un tel outil. Ainsi, il gardera à tout instant une bonne visibilité sur le projet. Le suivi des dépenses et des échéances à respecter sera plus facile. De plus, la centralisation des informations est idéale pour garantir un pilotage efficace et une analyse de la performance.

En utilisant les bons outils et en appliquant les bonnes pratiques, la conduite de projet peut grandement faciliter la résolution des tâches et accroître significativement les performances des collaborateurs. Une gestion de projet agile, notamment associée à des solutions tout-en-un comme Slack, est idéale pour fluidifier l’ensemble des étapes d’un projet, de sa planification à sa clôture. Le plus important est finalement d’oser tester cette nouvelle approche pour faire passer votre gestion de projet à un autre niveau.