포스트 코로나 시대, 생산성 높게 재택근무 하기

코로나19의 예기치 않은 지속으로 우리의 삶에는 아주 많은 변화가 있었습니다. 그중에서도 눈에 띄는 건 근무 형태의 변화입니다. 대부분의 기업이 전적인 재택근무 혹은 부분 사무실 근무와 재택근무를 병행하는 하이브리드 형태를 도입해 왔습니다. 동시에 원격 협업이 필수인 재택근무를 뒷받침하기 위해 최근 몇 년간 빠른 속도로 다양한 툴을 도입해 왔습니다.

Slack에서는 지식 근로자를 대상으로 협업툴 도입 영향력에 대해 조사하며 Digital HQ 보고서를 작성했습니다. 조사에 응한 근로자의 과반수가 사무실과 집에서 시간을 나누어 근무하는 하이브리드 모델(49%)과 완전한 재택근무(12%)를 선호하는 것으로 나타났습니다. 이런 업무 형태 변화에 따라 조직 3곳 중 1곳(33%)이 코로나 시대 이후에도 원격 업무를 허용하겠다는 의사를 드러냈습니다. 재택근무가 근로자와 기업의 인식에도 필요하다고 자리 잡은 이상 사무실 근무 위주의 과거 근무 형태로는 돌아갈 수 없으리라 생각됩니다. 

기업들의 발 빠른 협업툴 도입 또한 이 업무 형태의 변화에 큰 역할을 했습니다. 지식 근로자의 3명 중 2명(61%)은 이러한 협업툴의 도입이 업무 문화에 긍정적인 영향을 주었다고 응답했습니다. 그뿐만 아니라 과반수의 근로자는 협업툴의 활용이 해당 산업과 전체 조직에도 좋은 영향을 끼쳤다고 답합니다. 대다수 근로자가 툴의 활용으로 인해 재택근무를 더욱 효과적으로 하고, 더 원활한 협업이 가능해졌다고 응답한 것이 이를 뒷받침합니다.

그렇다고 협업툴의 도입 이후 즉각적으로 근무 형태의 변화가 짠! 하고 자리 잡은 것은 아니랍니다. 재택근무가 본격화되면서 몇 가지 극복할 문제들을 마주하게 되었습니다. 개인의 상황에 따라 다양한 문제들이 발생하였지만, 공통적으로 고민하는 문제가 있었답니다.

1. 시간 관리와 업무의 효율성
2. 동료와 의미 있는 관계 형성
3. 외부 조직과 협업

공통된 위의 3가지 문제에 관해서 이야기를 나눠보고, Slack을 활용해 어떻게 해결할 수 있을지도 공유해 드리려고 합니다.

시간 관리와 업무의 효율성

본격적으로 재택근무가 활성화되면서 아마 많은 근로자가 업무에 필요한 정보와 문서를 찾는데 이전보다 큰 시간과 노력이 들었을 것입니다. 실제로 근로자의 37%는 정보를 찾다가 좌절감을 느끼기도 했다고 응답합니다. 그 이유는 정보와 문서가 조직 전체에 너무 많은 장소와 다양한 위치에 저장되어 있기 때문입니다. 40%의 근로자가 매일 6개 이상의 앱을 사용하고 여러 앱을 옮겨 가며 일하느라 발생하는 생산성 손실이 하루 평균 30분에 달한다고 합니다. 오직 10명 중 1명에 해당하는 비율만이 해당 앱들의 통합이 매우 잘 되어 있다고 생각하며 대다수(64%)는 효과적인 관리를 위해 추가적인 작업이 필요하다고 말합니다.

다른 앱의 불필요한 알림만큼 업무 집중을 흐리는 것이 있을까요? 새로운 알림을 확인하고 다시 본 업무로 돌아와 집중하는데 소요되는 시간을 아낄 수 있다면 업무 효율성이 훨씬 극대화되지 않을까 항상 생각해보았습니다. 이런 아쉬움을 느낀 것은 여러분 혼자만이 아닐 것입니다. 그렇다면, 이런 불필요한 앱 간 이동이 사라지면 어떨까요? 

Slack은 약 2,500여 개의 앱을 보유한 Slack 앱 디렉터리가 있습니다. 이곳의 앱은 즉시 Slack 워크스페이스에 통합할 수 있어 다른 앱으로 업무를 전환하는 시간을 최소화할 수 있습니다. 앱 간의 이동 없이 오직 Slack에서 각 앱의 알림을 구성하고 응답을 설정할 수 있어, 중요한 작업에 더욱 집중해서 업무 할 수 있습니다. 

Trello와 같은 프로젝트 관리 도구의 알림을 설정해서 주요 업무의 업데이트를 놓치지 않고 확인할 수 있습니다. Slack 작업 공간 내에서 프로젝트의 진행 상황을 꼼꼼히 확인하고, 새 작업을 추가하고, 수정 요건을 업데이트하고, 작업을 완료할 수 있습니다.

그 외에도 팀원 한 명 한 명의 일정을 따로 문의하지 않고 팀원 캘린더를 참고해서 빠르게 회의를 예약하거나 참여 응답을 받을 수도 있답니다.

프로젝트마다 다른 툴을 사용해 정보를 찾고 응답하고 다시 되돌아가는 데 힘이 들었다면 Slack의 워크스페이스를 활용해보세요. 재택근무를 하면서도 쾌적하고 생산적인 Digital HQ를 조성할 수 있을 것입니다.

동료와 의미 있는 관계 형성

코로나 블루가 한동안 이슈였습니다. ‘코로나19’와 ‘우울감(blue)’이 합쳐진 이 단어는 코로나19의 장기화로 일상에 큰 변화가 닥치면서 생긴 우울감과 무기력증을 말합니다. 세계적으로 적용되는 사회적 거리두기가 가장 큰 영향을 주었겠지만, 장기화된 재택근무가 우울감과 무기력증에 무관하다고 볼 수는 없을 것입니다. 실제로 조사에 응한 근로자 중 43%가 네트워크를 만들어 새로운 사람들과 만나거나 동료와 의미 있는 관계 형성이 어렵다고 답했습니다.

완전한 재택근무, 적어도 하이브리드 근무 형태가 자리 잡을 것으로 예상되는 이 시점에 우리는 대면 외의 관계 형성 방법을 고민해야 합니다. 업무는 사람과 사람이 하는 것이니만큼, 동료와의 관계가 잘 이루어질수록 업무의 만족도도 높아질 것입니다. 무엇보다 재택근무로 비롯된 소속감의 감소를 개선하기 위해서는 동료와 좋은 관계 형성이 중요합니다.

관계 형성의 기본은 서로 알아가는 것에 있습니다. Slack의 프로필에 자신의 개성을 녹여 지정할 수 있습니다. 업무 분야나 전문적인 지식뿐만 아니라 관심사와 취미, 취향 등을 표현할 수도 있습니다. 관심사가 같은 동료를 발견하고 공감대를 형성할 수도 있을 것입니다. 

사람들은 속한 조직에 따라 다양한 역할을 가지고 있습니다. Slack의 직원 자원 그룹(ERG, Employee resource groups))은 동료들이 업무를 떠나 자신의 새로운 모습을 보일 수 있도록 도움을 주고 있습니다. 예를 들면, 반려동물과 함께 사는 동료 간에 정보를 주고받거나, 영화를 좋아하는 동료 간에 모임을 만들어 감상평을 주고받을 수도 있습니다. 이런 방식을 통해 업무로만 이루어진 관계를 탈피하고 더욱 유연하고 친밀한 관계를 형성할 수 있답니다.

재택근무를 하는 근로자 중 33%는 나의 기여나 성과에 대해 적절한 평가가 잘 이뤄지고 있는지 눈으로 확인이 안 되어서 승진/임금 인상에 대한 업무 성과 입증을 하는 것이 상대적으로 어렵게 느낀다고 합니다. 이런 소외감을 상쇄하기 위해 잊지 않고 동료의 업무에 감사하고 인정하는 일이 필요합니다.

Slackbot 리마인더를 설정하면 서로를 격려하는 시간을 잊지 않고 챙길 수 있답니다. 오직 ‘/remind’ 다음에 기억하고 싶은 내용과 시간을 입력하면 됩니다. 매주, 금요일마다, 2주마다 등 반복 알림을 설정할 수 있습니다. 매주 금요일 행복한 주말을 바라는 인사를 보낼 수 있겠습니다. 또는, 업무 관련 리마인드도 부드럽게 알려 서로 간의 갈등을 방지할 수도 있답니다.

외부 조직과 협업

업무는 한 기업에서만 이루어지지 않습니다. 우리는 파트너, 공급 업체와 함께 가치를 창출하고 있습니다. 원격 근무가 자리 잡은 앞으로의 업무 환경에서는 유기적인 협업과 통합이 더욱 중요해질 거란 사실을 모두 느끼고 있을 것입니다. 

외부 조직과 협업할 때 가장 중요한 것이 정보 공유입니다. 동시에 가장 어려운 부분도 정보 공유입니다. 근로자의 69%는 필요한 정보를 쉽게 얻을 수 있다면 외부 커뮤니케이션이 개선될 수 있다고 생각합니다. 이때 사용되는 주요 외부 소통 방법은 이메일(62%)과 전화 통화(55%)입니다.

하지만 이런 방법에는 여러 문제가 있습니다. 대표적으로 주 커뮤니케이션 수단이었던 이메일은 시간 소모적입니다. 일단 작성에 오랜 시간이 소요되고 응답 지연되는 일이 상당히 잦습니다. 의도한 어조를 전달하는데 신경이 많이 쓰이고 가끔은 오해를 초래하지 않았을까 고민하며 불필요한 에너지 소모를 하기도 합니다. 파일 공유나 이메일 전송 후 편집 또는 삭제가 불가능한 플랫폼 자체의 제한도 있습니다.

외부 조직과 협업을 유연하게 하기 위해 이런 기존 방식의 불편함 개선이 꼭 필요합니다. 어쩌면 Slack의 탄생 배경이 단서가 될 수 있겠습니다. Slack은 게임 개발 회사에서 협업을 강화하기 위한 내부 도구로 만들어졌습니다. 기획 자체가 ‘협업’에 목적을 두고 만들어졌기 때문에 외부 조직과의 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있습니다. 특히 Slack Connect를 사용하면 원활하고 생산적으로 외부 조직과 협업을 할 수 있습니다.

이제 이메일은 주 커뮤니케이션 수단이 될 수 없습니다. Slack Connect 채널은 파트너, 공급업체 등과 실시간으로 협업할 수 있도록 둘 이상의 조직을 연결해줍니다. 채널을 통해 고객이나 벤더와 협업할 수 있는 것은 물론, 채널 기반 메시징으로 모두가 업데이트 사항과 정보를 즉시 공유할 수 있습니다. 여러 건의 이메일을 보내고 답장을 기다리는 시간을 절약할 수 있습니다.

생산적인 재택근무를 위한 Digital HQ를 만드는 것과 마찬가지로, 외부 협업 시에도 여러 탭과 앱을 오가면서 시간을 낭비할 필요가 없습니다. Slack Connect 초대를 받은 뒤 회사 워크스페이스 채널에 참여하기만 하면 됩니다. 이곳에서 파트너사와 서로 소통하고 또는 새로운 채널을 만들 수도 있습니다.

채널에 참여했다면 이제 원활한 협업을 진행할 준비가 되었습니다. 내부 소통과 마찬가지로 메시지를 보내고, 이모티콘 반응을 남기거나 리마인드를 설정할 수 있습니다. 파트너와 협업 빈도에 따라 채널 알림을 설정하여 특정 프로젝트에 집중할 수도 있습니다. 이제 외부 조직과도 같은 팀처럼 생산적인 업무를 진행할 수 있습니다.

예기치 않게 오랜 기간 지속된 팬데믹이 우리 업무 환경에 큰 영향을 미친 것은 사실입니다. 다만 우리는 그 기간 도입한 협업툴과 워크플로 프로세스의 큰 효율성과 생산성을 경험하고, 그들을 활용하는 능력 또한 강화되었습니다. 더 빠르고 효율적으로 일하는 방법, 더 원활하게 협업하는 방법을 모두가 경험하였고 실행하고 있습니다. 이후 또 어떠한 시대가 갑자기 우리 생활에 스며들 지 아무도 모르지만, 적어도 지금 누리는 생산적이고 효율적인 근무 방식은 Slack과 같은 협업툴을 활용하면서 더욱 발전되지 않을까 생각합니다.