対面の会議とビデオ会議を組み合わせた「ハイブリッド会議」は、オンラインによるビデオ会議が浸透しつつある昨今において活用されるケースが増えています。自社でもハイブリッド会議を導入したいと考えているものの、開催に向けて必要な準備が整っていないという企業も多いのではないでしょうか。
今回は、ハイブリッド会議のメリット・デメリットや、開催する際のポイントをわかりやすく解説します。ハイブリッド会議の準備に役立つツールにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
ハイブリッド会議で知っておくべきこと
まずは、ハイブリッド会議とはどのような会議なのか、一般的なビデオ会議との違いを整理しておきましょう。そのためには、ハイブリッド会議を開催するにあたって、必要な準備やルールを押さえておくことが大切です。
ハイブリッド会議とはオフラインとオンラインを融合した会議のこと
ハイブリッド会議とは、オフライン（対面の会議）とオンライン（ビデオ会議）を融合させた会議のことです。会議室で開催されているオフライン会議の場にウェブカメラを設置することで、オンラインでの参加も可能になります。
対面での話し合いによって得られる臨場感と、場所を問わず参加できるビデオ会議のメリットをどちらも取り入れている点がハイブリッド会議の特徴です。オフラインの会議には出席できないメンバーも参加できたり、ビデオ会議で不足しがちな空気感を補えたりする手法と言えます。
ビデオ会議との違い
ハイブリッド会議には、オンラインによるビデオ会議のみの開催とは異なる点があります。まず、オフラインで開催する会議と同様に会議室などの確保が必須です。また、オフライン側の参加者・オンライン側の参加者がそれぞれに何名になるのか、人数を正確に把握しておく必要があります。
またハイブリッド会議中は、オフライン側とオンライン側で発言しやすいタイミングに差異が生じることも想定されます。両者の発言方法など、あらかじめ会議の進め方をルール化しておくことが求められるでしょう。このように、ビデオ会議とハイブリッド会議にはさまざまな違いがある点を押さえておくことが大切です。
ハイブリッド会議のメリット
ハイブリッド会議は、オフライン側とオンライン側の双方にとってメリットをもたらします。それぞれの具体的なメリットは次のとおりです。
オフライン側のメリット
実際に会議室に集まるメンバーにとっては、対面でのコミュニケーションが取りやすい点が大きなメリットです。オンラインでは伝わりにくい細かなニュアンスや空気感を直接伝えられるため、込み入ったテーマの会議も進めやすいはずです。対面コミュニケーションの良さも取り入れられることが、ハイブリッド会議のメリットと言えるでしょう。
オンライン側のメリット
オンラインで参加するメンバーは、会議の開催地まで移動する必要がありません。遠方に在住の方や、開催地とは異なる拠点で勤務しているメンバーにとって、移動時間を削減できることは大きなメリットと言えます。また、移動や宿泊にかかる費用も削減できるため、コスト削減という点でも効果があるでしょう。ハイブリッド会議であれば、こうしたオンライン特有のメリットも得られます。
ハイブリッド会議のデメリット
オフライン側・オンライン側にとって数々のメリットを得られる一方で、ハイブリッド会議ならではのデメリットも存在します。そのため、ハイブリッド会議を開催するにあたって、次に挙げる 4 点の対策を検討しておくことが大切です。
準備に手間がかかる
ハイブリッド会議の開催前は、対面のみの会議と比べて準備すべきことが増えます。例えば会議室にウェブカメラやパソコンをセッティングする必要があるほか、ネットワークの回線状況テストをあらかじめ実施しておくのが望ましいでしょう。こうした一連の準備はオフライン側の参加者が行うことになるため、オンライン参加者と比べてオフライン側の参加者に負担がかかりやすい傾向があります。
ネット回線が不安定になる可能性がある
ネット回線が状況によっては、会議中に通信が不安定になる可能性があります。オンライン側の参加者の声が聞き取りづらくなったり、オフライン側の発言が途切れてしまいオンライン側が聞きそびれたりする状況が生じかねません。結果として「もう一度おっしゃっていただけますか」といったやり取りが増えることや、会議が一時中断するといった事態が想定されます。
発言力がオフライン側に寄りやすい
ハイブリッド会議で起こりやすい状況として、オフライン側の議論が白熱していると、オンライン側は議論の様子を見ているだけになってしまうこともあります。これは、オフライン側の参加者のほうが発言のニュアンスやその場の空気感を把握しやすいため、オフライン側の意見交換が活発になるからです。結果的にオンライン側の参加者が取り残されているように感じたり、疎外感を抱いたりすることにもなりかねません。オフライン側とオンライン側とで温度差が生じないよう、発言のルールを周知しておく必要があります。
オフラインとオンラインとの情報共有がしにくくなる可能性がある
オフライン側とオンライン側とでは、受け取る情報量に差が生じることも懸念されます。オフライン側の参加者は、発言以外にも表情やしぐさなどからお互いの意図やニュアンスを読み取れます。しかし、オンライン側には詳しい状況がわかりません。また、製品サンプルがある場合など、物理的な質感や重量、手触りなどは、画面越しでは伝わりにくいでしょう。
結果として、オフラインとオンラインとの間で情報格差が生まれ、認識のずれが発生することも想定されます。この差を埋めるためには、画面共有機能を活用したり、必要な資料をあらかじめ送付しておくなどの配慮をしたりすることで、情報共有の差を解消できます。
ハイブリッド会議を開催するためのポイント
ハイブリッド会議をトラブルなく開催し、スムーズに進行するにはどういった点に留意すればよいのでしょうか。開催前に押さえておきたいポイントをまとめました。
会議のアジェンダを作成し、参加者に事前共有する
ハイブリッド会議で話し合うテーマや議題、参加者、各議題の所要時間などを記載したアジェンダを作成し、前もって参加者に共有しましょう。会議の趣旨や目的、当日の流れを把握した状態で参加してもらうことで、話し合いがスムーズに進みます。オフライン側とオンライン側とで情報格差が生じないよう、事前に共有できる情報はできる限り共有しておくことが大切です。
出席者の参加方法を確認する
出席者に開催日時を伝える際には、当日の参加方法を必ず確認してください。オフライン側とオンライン側、それぞれの人数を確定させておかないと、当日になって席数の不足が発覚したり、想定外に多くの人がオンライン側に参加することになったりする恐れがあります。具体的に誰がオフラインまたはオンラインで参加するのか、あらかじめ確定しておくのがポイントです。
開催場所を確保する（オフライン）
オフライン側の出席者数に応じて、無理なく収容可能な開催場所を確保しましょう。会議室やホールなどが想定されますが、会場が広すぎると画面が見づらくなりがちです。また、オフライン側の音声を拾いにくかったり、オンライン側の声が聞こえにくかったりする恐れがありますので、適度な広さに収まる人数を想定して決めましょう。また、ウェブカメラやパソコンを設置する際の電源が確保できるか、インターネット回線は使用可能か、回線速度は十分かどうかなど、設備面の状況も確認しておく必要があります。
機材の準備（オフライン・オンライン）
オフライン側、オンライン側とも、ハイブリッド会議でスムーズにやり取りするには、機材をきちんと整えておくことが重要です。十分な速度が確認されているネット回線、ディスプレイ、ウェブカメラ、マイク、スピーカーのほか、ビデオ会議用のツールなどを準備しておきましょう。会議当日に先立ち、あらかじめ動作テストを実施して問題なく対話ができるか、映像の見やすさや声の聞き取りやすさも含めて確認しておくことをおすすめします。
コミュニケーションのルールを決める
会議中の発言方法など、コミュニケーションのルールを策定しておくのも重要なポイントです。ルールの一例としては、以下のような項目があります。
ハイブリッド会議のアジェンダ共有などに Slack を活用
ここまでに見てきたとおり、ハイブリッド会議は開催前の準備と当日の進行方法が重要な鍵を握っています。ハイブリッド会議をスムーズに進めるには、ビジネスチャットとしても知られる「Slack」の活用が有効です。Slack の具体的な活用方法について見ていきましょう。
豊富なコミュニケーション方法で状況に合わせたコミュニケーションが可能
Slack には 1 対 1 のダイレクトメッセージやチャンネルを活用したグループチャットのほか、ハドルミーティングなど多彩なコミュニケーション方法が用意されています。画面共有機能を活用して、オフライン・オンラインの双方で同じ資料を見ながら話し合いを進めることも可能です。状況に応じてコミュニケーション方法を選べるため、ハイブリッド会議のスムーズな開催・進行に役立てることができます。
会議の議事録やアジェンダなどを保存できる
ハイブリッド会議で話し合ったことや決定事項を議事録にまとめた際には、Slack を活用することで参加者に簡単に共有できます。事前に作成したアジェンダや会議参加にあたっての注意点などを共有することも可能です。
また、アジェンダや議事録を記録として残し、管理保存していく際にも Slack が活用できます。Slack canvas を利用すれば、Slack 上のやりとりや会議内でオフライン・オンラインの参加者が共同で編集した文章や資料も１箇所にまとめて保存できます。後日会議の内容を振り返る際にも、必要な情報を素早く見つけられます。
ハイブリッド会議で議論を活性化しよう
ハイブリッド会議は、オフラインとオンラインそれぞれのメリットを取り入れられる会議と言えます。しかし、対面での会議やビデオ会議のみの場合とは異なる注意点があることを踏まえ、デメリットを補うための事前準備やルールの整備をしっかりと行うことが重要です。
今回紹介したポイントや注意点を参考に、ぜひハイブリッド会議のスムーズな開催・進行を実現してください。会議を通して実現できることの幅が広がり、議論や話し合いがいっそう活性化していくはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。