Metodo Eisenhower: l’importanza di priorizzare i compiti

La bassa produttività, la procrastinazione, lo stress o l’assenza di motivazione sono problemi che la maggior parte di noi affronta ogni giorno. Tuttavia, dietro tutto ciò si nasconde un problema molto più grande: la difficoltà di gestire il nostro tempo e identificare i compiti che sono realmente prioritari. 

Per porre fine a questo tipo di problemi, e ispirandosi da Dwight Eisenhower, il 34º presidente degli Stati Uniti, Stephen Convoy inventò quello che oggi si conosce come matrice importante o urgente o metodo Eisenhower. Si tratta di un sistema molto visuale che qualsiasi persona può utilizzare nella sua quotidianità con l’obiettivo di migliorare la pianificazione dei suoi impegni e migliorare la gestione del suo tempo. 

Vuoi sapere di più sul metodo Eisenhower? A continuazione ti spieghiamo cos’è, che vantaggi offre e come applicarlo facilmente. Inoltre, vedremo anche alcuni esempi che ti aiuteranno a comprenderlo più facilmente.  

Cosè il metodo Eisenhower?

La matrice importante o urgente, conosciuta come metodo Eisenhower è uno strumento di gestione dei compiti e del tempo che permette di organizzarsi a partire dalla classificazione dei compiti pendenti basandosi sulla loro priorità.

Anche se è stata  inventata da Stephen Covey, esperto in gestione dei progetti e autore del celebre libro “I sette pilastri del successo”, la sua origine si attribuisce Eisenhower, che era conosciuto per la sua abilità per prendere decisioni e gestire il suo tempo in modo efficiente. Durante un discorso del presidente nel 1954, citò la frase del rettore di un’università che rimase nella mente di Covey:

“Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti”. 

Questa frase ispirò la creazione del metodo Eisenhower. Questo si basa sulla divisione dei nostri compiti in quattro categorie diverse dipendendo dalla sua priorità: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti e non importanti e non urgenti. Partendo da questa classificazione possiamo organizzare i nostri compiti in modo più efficace, concentrandoci sulle attività che realmente ci aiuteranno a raggiungere i nostri obiettivi e a minimizzare il tempo dedicato ai compiti meno rilevanti che possono essere delegati ad altri.

I quattro elementi o quadranti del metodo Eisenhower

Quando si adotta il metodo Eisenhower si disegna un quadrato, che a sua volta si divide in quattro parti uguali o quadranti. Ognuno di questi quadranti rappresenta una classificazione diversa per i compiti che dobbiamo realizzare: 

1. Importanti e urgenti: sono quei compiti che non possono aspettare e che hanno un impatto diretto nei nostri obiettivi o risultati. Sono i compiti prioritari.  
2. Importanti, ma non urgenti: sono i compiti che ci aiuteranno a raggiungere i nostri obiettivi, ma che non hanno bisogno si essere portati a termine nell’immediato. Sono i compiti di priorità 2.  
3. Urgenti, ma non importanti: sono i compiti che richiedono una risoluzione immediata, ma che non contribuiscono significativamente ai nostri obiettivi di lungo periodo. Sono i compiti di priorità 3 e possono essere delegati ad altre persone. 
4. Non urgenti e non importanti: questi compiti hanno una priorità ridotta e non contribuiscono ai nostri obiettivi. Possono essere posposti o addirittura tralasciati. 

Una volta conclusa la classificazione dei compiti in questi quadranti, avrai uno schema visuale di quali sono i compiti più importanti e urgenti, quali puoi delegare o posporre. In questo modo, puoi priorizzare il tuo tempo in modo efficace, così come ridurre la possibilità di sentirti sopraffatto da un gran numero di compiti da realizzare. Ti aiuta a concentrarti in quello che importa realmente e ti avvicina sempre più a raggiungere i tuoi obiettivi. 

Vantaggi e svantaggi del metodo Eisenhower

Come qualsiasi altro tipo di metodologia di lavoro, il metodo Eisenhower non è la panacea, e anche se ci aiuta a migliorare la produttività, ha i suoi limiti. Prima di adottare questa metodologia è necessario soppesare i suoi vantaggi e svantaggi, che ti permettono di verificare se si adatta alle tue necessità. 

Vantaggi del metodo Eisenhower

• Permette di identificare tutti i  compiti pendenti, quelli che realmente dovresti svolgere in questo momento e quelli di cui potresti prescindere o delegare. 
• È un metodo molto visuale, il che facilita l’organizzazione e la priorizzazione dei compiti. Con un solo sguardo possiamo sapere quali sono i compiti pendenti per iniziare a lavorarci immediatamente.
• Aiuta a migliorare la gestione del tempo, il che a sua volta può ridurre lo stress e aumentare la produttività. È un gran alleato per evitare ore extra e i tempi morti nel lavoro. 
• Incentiva il pensiero critico e la presa di decisioni, dato che ti obbliga a valutare costantemente l’importanza e l’urgenza dei tuoi compiti. 
• Migliora la concentrazione e l’approccio, avendo una visione chiara dei compiti che richiedono la tua attenzione immediata. 

Svantaggi del metodo Eisenhower

• Valutare l’urgenza e l’importanza dei compiti non è sempre semplice. È necessario tenere in considerazione le deadline, qualcosa che in teoria questo metodo non contempla. Dovrai imparare a differenziare tra urgente e importante.
• El metodo Eisenhower può essere troppo semplice per alcuni progetti o ruoli lavorativi. Non tutti i compiti si possono categorizzare in modo facile nei quattro quadranti.
• Anche se la matrice aiuta a identificare i compiti che possono essere  delegati, non tutte le persone o tutti i team hanno la capacità di farlo. 
• Questo metodo richiede disciplina e costanza per mantenere aggiornata la matrice e per non cadere nella tentazione di realizzare per primi i compiti più facili.  
• Non è un metodo che si adatta bene a situazioni con cambiamenti costanti dove le priorità possono cambiare rapidamente.
• È un metodo che non può funzionare bene quando lavoriamo in gruppo.  

Como applicare il metodo Eisenhower

Se credi che il metodo Eisenhower sia lo strumento adeguato per migliorare la tua produttività e la gestione del tempo, a continuazione ti spieghiamo alcune delle chiavi che devono essere prese in considerazione quando si applica la matrice importante e urgente: 

• Lista di compiti pendenti: il primo passo è realizzare una lista di tutti i tuoi compiti pendenti. Non è necessario che li ordini secondo nessun criterio, semplicemente annotali uno dopo l’altro in una lista, anche quelli che ti sembrano più insignificanti. 
• Disegna il tuo metodo Eisenhower: a continuazione, disegna il tuo proprio metodo Eisenhower. Puoi utilizzare un semplice foglio, una lavagna, uno strumento digitale o quello che ti risulta più pratico.  Utilizza un colore per ognuno dei quadranti e assicurati di avere sempre accesso a quello di cui hai bisogno. 
• Classifica i compiti: una volta disegnata la matrice, è il momento di classificare i tuoi compiti in base alla loro urgenza e importanza. Prenditi il tuo tempo per realizzare questa suddivisione, dato da questa dipende il successo della metodologia. 
• Passa all’azione: una volta stabilita la priorità di tutti i compiti arriverà il momento di passare all’azione. Inizia con i compiti prioritari e continua a svolgerli fino a che non li avrai portati a termine. Intanto, ricorda di delegare i compiti se ne hai la possibilità, facendo enfasi nella fiducia. 
• Aggiorna la matrice regolarmente: è importante che mantenga la tua matrice aggiornata, aggiungendo nuovi compiti ed eliminando quelli che hai già completato. 

Durante questo processo dovrai essere onesto con la valutazione della priorità dei compiti. Inoltre dovrai accettare certa flessibilità per cambiare le priorità se fosse necessario, così come evitare a ogni costo la procrastinazione, mantenerti concentrato su quello che stai realizzando o concederti piccole pause che ti aiutino a recuperare forze e a mantenere la concentrazione. 

Esempio di matrice importante e urgente

Immagina che tu stia lavorando in un dipartimento di  marketing e che abbia una serie di compiti pendenti. Qui ti mostriamo come potresti classificarli utilizzando la matrice Eisenhower:

1. Importanti e urgenti: preparare la presentazione per la riunione di strategia di domani. Questo compito è cruciale, dato che il successo della riunione può dipendere dalla qualità della tua presentazione. In più, essendo programmata per domani, è urgente. 
2. Importanti, ma non urgenti: creare una strategia de marketing per il prossimo trimestre. Anche se questo compito è rilevante per il successo del dipartimento nel lungo periodo, non è urgente, dato che il prossimo trimestre è ancora lontano. 
3. Urgenti, ma non importanti: Rispondere alle mail dei fornitori. Anche se rispondere alle mail è urgente per mantenere dei buoni rapporti con i fornitori, non contribuisce direttamente ai tuoi obiettivi di lungo periodo e può essere delegato direttamente a un altro membro del team. 
4. Non urgenti e non importanti: controllare i social della concorrenza. Anche se può essere utile per ottenere informazione sulle strategie di marketing della concorrenza, non è né urgente né cruciale per i tuoi obiettivi attuali. 

Come puoi vedere, il metodo Eisenhower è uno strumento semplice ma potente per la gestione dei compiti e l’ottimizzazione del tempo. Priorizzando i compiti in base alla loro importanza e urgenza, puoi concentrarti in quello che importa realmente e aumentare la tua produttività nel lavoro e perfino nella tua vita personale. 

Al giorno d’oggi, molti professionisti adottano questa metodologia, utilizzando strumenti digitali per facilitare la loro gestione. Esistono applicazioni e software che permettono di creare e gestire la matrice importante e urgente in modo semplice, permettendoci di delegare compiti direttamente dalla piattaforma.  

In questo caso, Slack può essere un’applicazione molto utile che dispone di strumenti come canvas o liste, che sono perfettamente compatibili con il metodo Eisenhower. Con questi strumenti, è possibile creare e gestire la tua matrice di compiti, facilitando la delega e mantenendo un registro di quelli pendenti e conclusi.

La comunicazione, lo scambio di informazioni, la comunicazione interna e l’automatizzazione dei compiti sono altri aspetti chiave per la produttività.  Slack offre un gran ecosistema di funzionalità, così come di integrazioni con altri strumenti per la produttività, perfetti per disegnare flussi di lavoro efficienti.