Better collaboration, fewer meetings: how to keep teams aligned with Slack
생산성

더 나은 업무 결과를 위해 꼭 알아야 할 프로젝트 관리 5단계

Slack은 프로젝트 관리를 위한 대표적인 기업용 메시징 기반 업무 플랫폼입니다. 프로젝트 참여자가 한 공간에 모두 모여 어떠한 문제에 대해 즉시 논의하고 의사결정을 할 수 있기 때문입니다.

Slack 팀이 작성2022년 6월 10일

팬데믹으로 인해 재택근무가 보편화되면서 나타난 업무 환경 변화 중 하나는 다양한 생산성 소프트웨어 사용이 증가했다는 점입니다. 꼭 재택근무가 아니더라도 이미 업무 생산성 향상을 위해 많은 기업에서 클라우드 기반 생산성 툴을 속속 도입하고 있습니다. 특히 프로젝트성 업무의 경우에는 체계적인 관리가 이루어지지 않는다면 성공적인 결과를 끌어내기 어렵습니다. 하버드 비즈니스 리뷰에 따르면 1,471개의 IT 관련 프로젝트에서 6개 중 1개꼴로 예산이 200%를 초과하고 기한 초과율은 70%에 달했다고 밝힙니다. 

왜 이러한 결과가 나왔을까요? 프로젝트 관리는 상당히 제한된 시간과 예산, 그리고 클라이언트의 시시각각 변하는 요구사항과 느닷없이 나타나는 돌발 변수 속에서 프로젝트를 운영하여 최대치의 목표를 달성해야 하기 때문입니다. 제대로 된 프로젝트 관리가 이루어지지 않는다면 성공적인 결과를 끌어 낼 수 없습니다.

문제는 앞선 사례처럼 예상외로 많은 조직이 프로젝트 관리의 중요성을 간과하는 경우가 많다는 것입니다. 실제로 미국의 프로젝트 관리를 위한 비영리 단체인 *PMI(Project Management Institute)에서 실시한 설문에 따르면 설문에 참여한 조직의 58%만이 그 중요성을 인지하고 있다고 합니다.

지금부터 소개해드릴 프로젝트 관리의 5단계는 사실 개발팀 혹은 IT팀에 있다면 대부분 아는 내용이지만, 더욱 효율적인 프로젝트를 위해 다시 한번 리마인드 해보시길 바랍니다.

프로젝트 관리의 5단계

앞서 이야기한 것처럼 프로젝트 관리의 주된 목적은 제한된 시간과 예산으로 목표한 바를 달성하는 것입니다. PMI에서 제시하는 PMBOK 가이드에 따르면 프로젝트 관리 생애주기(Project Management Life Cycle)는 착수(Initiation), 계획(Planning), 실행(Execution), 모니터링(Monitoring), 평가(Closing)로 크게 5단계로 구분할 수 있습니다. 각 단계에 대한 정의와 단계별로 무엇을 해야 하고, 효율적 진행을 위한 팁 등을 함께 공유하고자 합니다.

 

① 프로젝트 착수(Project Initiation)

프로젝트 관리의 시작인 착수 단계는 프로젝트를 명확히 정의하고 전체적인 그림을 그리는 단계입니다. 프로젝트 관리에 있어서 큰 흐름을 결정하는 첫 단추인 만큼 가장 중요한 단계라고 볼 수 있습니다. 먼저 프로젝트의 배경 및 목적은 무엇이며 광범위한 수준에서의 프로젝트를 정의합니다. 프로젝트 수행에 있어 필요한 자원들에는 무엇이 있는 지 등을 결정하고 이를 토대로 프로젝트 차터(Project Charter)를 작성합니다. 프로젝트 차터에는 프로젝트의 시작 배경에서부터 시작해 목표, 기대효과, 범위, 예산, PM의 선정 등 프로젝트 운영에 관한 전반적인 내용들이 들어갑니다.

 

② 프로젝트 계획(Project Planning)

프로젝트 계획 단계에서는 실행에 앞서 구체적인 프로젝트 로드맵을 만듭니다. 전체 프로젝트 생애주기에서 거의 절반의 시간을 차지할 정도로 많은 시간을 할애해야 하는 과정이기도 합니다. 논의되어야 할 내용은 크게 4가지로 구분할 수 있습니다.

  • 범위 : 프로젝트 비전 및 목표 달성을 위한 각 역할에 맞는 더욱 구체적인 범위와 목표 설정
  • 자원 : 단계적으로 필요한 예산과 인력, 협력해야 할 외부 업체는 어떻게 선정할지 등 
  • 시간 : 각 프로젝트 단계별로 마일스톤을 설정하고 주요 작업에 소요되는 시간 예측
  • 커뮤니케이션 : 프로젝트 진행 과정이 원활하게 공유되고 피드백이 제때 반영될 수 있도록 도움

 

③ 프로젝트 실행(Project Execution)

프로젝트 실행 단계는 팀이 실제 업무에 투입되는 과정으로 프로젝트 매니저의 역할은 전체적인 워크플로를 효율적으로 관리하고 팀의 업무 진행 과정을 세심히 살피는 일입니다. 프로젝트팀과의 공식적인 킥오프 미팅을 통해 프로젝트의 비전과 계획을 공유하며 각 팀 구성원들에게 역할에 맞는 업무를 배정합니다. 업무가 진행되는 과정에서는 예상치 못했던 상황을 맞닥뜨리거나 실수가 발생하는 등 계획에 차질이 생기면 계획을 보완한 후 지속해서 업데이트합니다. 특히 새롭게 업데이트된 내용은 팀 구성원들에게 빠르게 공유하는 것이 중요합니다. 

 

④ 프로젝트 모니터링(Project Monitoring and Controlling)

프로젝트 모니터링 단계는 실행 단계와 함께 동시에 진행되는 과정입니다. 프로젝트 진행 결과물이 프로젝트 목적 및 목표에 맞게 진행되고 있는지 확인하기 위함입니다. 프로젝트 매니저는 CSF(Critical Success Factors, 핵심 성공요인) 및 KPI(Key Performance Indicators, 핵심 성과지표)를 통해 프로젝트 진행 과정을 평가할 수 있습니다. 

 

⑤ 프로젝트 종료(Project Closing)

마지막 프로젝트 종료는 프로젝트를 통해 완성된 프로덕트를 클라이언트에게 전달하고 마무리하는 단계입니다. 프로젝트 매니저는 클라이언트에게 전달하기 전 최종적으로 프로젝트가 모든 측면에서 완벽하게 완료되었는지, 관련 문서는 모두 빠짐없이 업데이트되었는지를 확인해야 합니다. 또한 프로젝트가 끝난 후에는 팀 구성원들과 함께 리뷰를 통해 스스로 프로젝트 성과와 과정을 평가하고 부족했던 부분은 다음 프로젝트에 반영함으로써 생산성을 향상할 수 있습니다.

 

더 나은 프로젝트 관리를 위한 업무 툴

과거에는 프로젝트의 내용 및 타임라인을 스프레드시트로 직접 만들어 이메일을 통해 공유하는 등의 방식으로 프로젝트 관리가 이루어졌습니다. 문제는 즉각적인 피드백이 이뤄지기 힘든 단점이 있으며 심지어 메일이 제대로 전달되지 않아 업데이트 내용이 결과물에 반영되지 않는 불상사가 발생하기도 했습니다. 한마디로 생산성을 끌어올리기에 수많은 물리적 제한 사항들이 있습니다. 하지만 요즘에는 클라우드 기반의 프로젝트 관리 툴 덕분에 과거보다 생산성 향상이 이루어졌습니다. 여기서는 더 나은 프로젝트 관리를 위한 툴들을 소개하려 합니다.

 

1. Slack

Slack은 대표적인 기업용 메시징 기반 업무 플랫폼입니다. 이전의 대표적인 업무 채널인 이메일은 실시간으로 소통하지 못해 생산성을 떨어뜨린다는 단점이 있죠. Slack에서는 이러한 단점을 보완할 수 있습니다. 프로젝트 참여자가 한 공간에 모두 모여 어떠한 문제에 대해 즉시 논의하고 의사결정을 할 수 있기 때문입니다. 또한 이메일뿐만 아니라 생산성을 올려주는 각각의 기능을 가진 업무 툴을 연동시켜 Slack 플랫폼 내에서 이용할 수 있다는 장점이 있습니다.

Slack 무료 체험하기

 

2. 트렐로(Trello)

트렐로는 프로젝트 진행 상황을 직관적으로 알아볼 수 있을 정도로 시각화된 협업 관리 툴입니다. 칸반(Kanban) 프로젝트 보드를 기반으로 하고 있으며, Slack에서 트렐로 앱을 연동하면 보드에서 카드를 관리하고 마감 날짜를 변경하고 카드에 대화를 첨부하는 작업을 Slack에서 바로 손쉽게 수행할 수 있습니다.

Slack에 트렐로 연동하기

 

3. 아사나(Asana)

아사나는 팀 커뮤니케이션과 협업을 개선하기 위한 프로젝트 관리 툴입니다. Slack에서 아사나 앱을 연동하면, Slack에서 논의된 아이디어와 업무 요청을 아사나에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환할 수 있습니다.

Slack에 아사나 연동하기

 

4. 줌(Zoom)

이제 영상 회의는 선택이 아닌 필수인 시대가 되었습니다. Slack에서 Zoom 앱을 연동하면 Slack 내에서 바로 화상 회의를 시작할 수 있습니다. 프로젝트를 함께 진행하고 대면 회의가 필요한 경우에 적합합니다.

Slack에 줌 연동하기

 

Slack과 함께 PMBOK 가이드에서 제시하는 프로젝트 관리 5단계에 대해 알아보았습니다. 과거에 진행했었던 프로젝트를 떠올리며 성공적인 프로젝트를 위해 그동안 부족했던 부분을 곱씹는 시간이 되셨길 바랍니다.

 

참고 링크:

  1. Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think-HBR
  2. Project Management Institute

 

이 포스트가 유용했나요?

0/600

훌륭해요!

피드백을 주셔서 감사합니다.

알겠습니다!

피드백을 주셔서 감사합니다.

죄송합니다. 문제가 발생했습니다. 나중에 다시 시도해주세요.

계속 읽기

협업

Slack + Sales Cloud: 영업 팀의 새 디지털 HQ

Slack 앱의 우수한 기능을 통해 영업 팀 모두가 혜택을 얻는 이유

새 소식

Slack과 세일즈포스에서 팀의 성과 달성을 앞당기는 새로운 도구 출시

팀, 도구 및 데이터 간의 격차를 해소하여 모두가 더 빠르게 협업함으로써 고객 중심 솔루션을 제공하기 위한 방법

혁신

포춘 선정 100대 기업의 약 80%가 Slack Connect를 사용하여 Digital HQ를 구축하는 이유

수상 경력에 빛나는 이 제품을 사용하여 고객 관계를 강화하고 외부 파트너와 원활한 커뮤니케이션을 구축하세요.

개발자

Donut에서 팀 문화를 개선하는 Slack 중심의 비즈니스를 구축한 방법

Slack에 내장된 도달 범위와 배포로 강력해진 Donut 앱은 사용자가 어디에 있든 직관적으로 연결될 수 있도록 도와줍니다.