Slack 讓 Jiva 從農村到都市的遠端員工能夠維持高度生產力

Jiva 是一個技術與生態服務系統，致力於改善全球 5 億多小農的生活。自 2020 年創立以來，本組織逐漸成長為擁有逾 600 名員工的規模，且員工遍布印度、印尼與新加坡。

賦予中小農民自主力量是 Jiva 的重要使命，因為他們生產的作物占全球糧食供應量達 70%，但卻是地球上最窮困的人群之一。

Jiva 設計部主管 Nav Pawera說道：「在我們嘗試援助的農民中，多數都過著瀕臨貧窮線的生活，且居住在教育體系及基礎建設極為落後的偏遠地區。

我們意識到要求他們接受科技過於強人所難。我們必須先從建立人際關係開始做起。」

這就是 Slack 派上用場的時候了。Slack 的非同步特性意味著 Jiva 員工可以走出辦公室與農民交流，一邊卻又能跟同事間保持完美的同步協作。

「我們知道引進技術給農民需要時間，但運用 Slack 之類的技術是我們實現目標的唯一途徑。我們的最終願景是跟全球小農直接合作，而在幫助我們達成目標的過程中，Slack 扮演了極為關鍵的角色。」

強化遠端同事間的相互交流

Jiva 在成立之初即面臨艱巨的挑戰，因員工分散世界各地，它必須努力設法讓員工彼此間能夠進行高效且有意義的交流溝通。此外還需要一個數位生產力平台，以確保集中並安全保存所有對話內容、檔案和情境資訊。

Pawera 表示：「由於許多 Jiva 員工都曾使用過 Slack，這是再明顯不過的選擇。我們毫無疑義，一致通過採用 Slack。」

他補充說明，因為 Slack 十分簡單好用，不必歷經所謂的學習曲線，這也讓它成為引導多元團隊就職的絕佳工具。

「我們有把握 Slack 可以免除許多不必要的行政庶務，因此團隊能夠專心推動工作進展並發揮最佳表現。」

運用 Slack 妙招來提高員工的生產力

由於 Slack 允許使用者按自然的步調，視必要與否選擇進行即時或延遲溝通，且什麼內容都搜尋得到，使用 Slack 變得有如呼吸般自然，也幾乎是同等重要，Pawera 這麼說道。

更令人興奮的是，自動化流程大幅提高了員工的效率。

這些自動化功能包括 Slack 與行事曆相整合，誰有空檔全都一目了然，以及每日自動更新以便員工了解其他人的請假狀況，還有自動設定可看見特定更新消息的對象。

「我們有不同的員工應對不同的現實狀況，而非每個人都坐在同一間辦公室內。我們團隊需經常前往偏遠地區或與客戶共事。使用 Slack 代表他們能夠迅速回報。」

Slack 還能協助 Jiva 員工把時間管理得更好。

Pawera 表示：「任何人都能留言說自己離開了，而後所有人都會知道他們無法立即回應。」

當員工需要趕緊解決問題時，他們會借助 Slack 微型會議功能，用輕量型語音通話來重現通常在會議室中進行的迅速、非正式討論，以確保重要資訊與建議的即時流通。

「連結行事曆是我最喜愛的 Slack 妙用之一，因為它會在我有空或忙碌時發信號通知所有人。它也可以讓在外地的員工知道我有空，當他們需要支援時，我們就能趕快開一場微型會議。」

讓員工把省下的寶貴時間用在專心工作上

為確保每場會議都具有生產力，Jiva 設有自動化提醒功能，會詢問員工們是否有重要事項需在即將舉行的會議中提出來討論。

「如果多數人回答『否』，則會取消會議，每個人得以省下寶貴的 90 分鐘。也就是說，我們不會為了開會而開會，假使會議對推動工作無益，每個人都能取消開會。」

利用整合來增強 Slack 的威力 

Slack 整合能夠將業界最先進的軟體和自訂應用程式直接整合到 Slack 中，意思是每個部門都能納入其最常用的應用程式。這有助於避免資料過載。

Pawera 說道：「我們可以自訂每一個拉進 Slack 的工具，調整每項工具的資訊呈現方式，這表示我不必開啟 10 個標籤來查看專案的狀態。所有需要的資訊全都集中顯示於同一處。」

最重要的是，Slack 可讓您選擇要通知的對象，這是因為有 Slack 頻道這個數位空間的緣故，團隊成員可在此分享點子和做決定，以相同的目標和立場一起推動工作進展。

「假設我正在處理有關即將發布新產品的 Jira 工單。我無需讓整個團隊看到更新消息。我可以在特定頻道內張貼更新消息，那麼就只有需要了解此事務的相關人等會收到通知。」

Pawera 表示，其他透過整合和資料管理驅動的工作流程既簡單又人性化，而且非常有用。

團隊發現一個特別有用的工作流程，亦即 Slackbot 提醒功能，它可以用來提醒當天誰不在線上，或是提醒人們即將到來的生日或工作週年紀念日。

「這些人性化的小細節全都包含在 Slack 當中，使得它成為處理所有工作或非工作相關事務的一站式平台。」