Tradition und Innovation scheinen auf dem ersten Blick nicht wirklich zusammen zu passen. Das eine hält die Werte aus der Vergangenheit hoch, das andere ist dagegen zukunftsgerichtet. Doch die Traditionsmarke Jägermeister Mast-Jägermeister SE hat diesen schwierigen Spagat perfekt gemeistert: Dank Slack hat sie eine innovative Unternehmenskultur geschaffen, denn der Auftrag war und ist klar: Jägermeister braucht mehr von dem, was in der Marke steckt, in der Kultur, in mehr Miteinander. Unter dem Motto Living The Brand geben sie deshalb Gas und wollen Jägermeister zu einer globalen Power-Marke und das Unternehmen zu einem globalen Power-Haus machen. Dank Slack konnte das Unternehmen Innovationen vorantreiben. Jetzt ist Kollaboration noch einfacher, über Länder - und Organisationsgrenzen hinweg.
Eine typische Herausforderung für den deutschen Mittelstand in den letzten Jahren besteht zweifellos in der Digitalisierung. Die digitale Welt wächst zu einem grenzenlosen Ort zusammen, den immer mehr Menschen zum Kommunizieren, Arbeiten und Einkaufen nutzen. Darauf müssen Unternehmen wie die Mast-Jägermeister SE reagieren, wenn sie Teil dieser digitalen Welt sein wollen. Die notwendige Transformation ist dabei kein Projekt mit einer definierten Laufzeit, sondern vielmehr die Fähigkeit, sich immer wieder auf neue Entwicklungen und Anforderungen einstellen zu können.
Diese Notwendigkeit, sich an Veränderungen anzupassen und innovativ zu sein, war ein wichtiger Grund für die Einführung von Slack.
Das Unternehmen aus dem niedersächsischen Wolfenbüttel verdoppelte innerhalb von wenigen Jahren die Zahl der Mitarbeiterinnen and Mitarbeiter von 500 auf knapp 1.000. Im Zuge der Internationalisierung entstanden zudem neue Standorte und Tochtergesellschaften. Diese beiden Faktoren sorgten dafür, dass die bisherige Form der Zusammenarbeit an ihre Grenzen stieß.
„Wir haben über die Zeit festgestellt, dass viele Abteilungen für sich gearbeitet haben und wir uns besser austauschen müssten, um zukünftig doppelte Arbeiten zu vermeiden und Zeit zu sparen. Mit Slack haben wir dafür jetzt die perfekte Lösung gefunden“, erklärt Andrea Ostheer, Corporate Communications Manager bei Jägermeister. Gefragt war daher ein Tool, mit dem die verschiedenen Abteilungen, Standorte und TochterGgesellschaften besser zusammenarbeiten können und das gleichzeitig den Kulturwandel unterstützt und weiter vorantreibt.
„Seine Arbeit vermehrt an selbst gewählten Orten zu tätigen, gehört zu den neuen Bedürfnissen der Mitarbeiter. Für das Unternehmen ist letztlich relevant, dass die Leistung zum richtigen Zeitpunkt erbracht wird und nicht von wo. Da wir Slack auf allen Geräten ausgerollt haben, sind wir somit nicht mehr an einen Ort gebunden.“
Sicherheit macht Slack attraktiv für IT-Verantwortliche
IT-Verantwortliche haben andere Anforderungen und Erwartungen an Kollaborationstools als die Unternehmenskommunikation. Bei Mast-Jägermeister SE stand vor allem die Zusammenarbeit mit anderen Tools im Fokus. Ihnen war es einerseits sehr wichtig, dass nicht mit jedem neuen Tool auch neue Silos entstehen. Andererseits sollten neu eingeführte Software-Lösungen die Arbeit verbessern und erleichtern, statt sie noch komplizierter zu machen.
Da ist es eigentlich ein logischer Schritt, das zu nutzen, was schon vorhanden ist. Die Überlegung gab es auch bei Mast-Jägermeister SE, wie Matthias Schirmag, Head of Global IT Network & Communication, erklärt: „Ich kannte Slack zwar schon aus meiner Zeit, als ich noch BarCamps organisiert habe, und war daher seit Jahren ein Fan von Slack. Dennoch hatte ich zunächst eine andere Lösung im Sinn, weil ich die Unternehmensbrille aufgesetzt hatte und wir teilweise schon in andere Lösungsplattformen investiert haben.
Doch für die IT spielen nicht nur wirtschaftliche Aspekte eine Rolle, sondern eine ganze Reihe weiterer Anforderungen. So haben er und sein Projekt-Team unter anderem auch auf die angebotenen Funktionsumfänge, die Marktdurchdringung und die Schnittstellen geschaut. Eine besondere Rolle bei der Auswahl eines Tools aus IT-Sicht spielt die Sicherheit. Grundsätzlich geht es um Datensicherheit in Form von Datenschutz – vor allem in Deutschland ist das ein sensibles Thema.
„Wir haben von Slack alle nötigen Informationen und Dokumente zur Verfügung gestellt bekommen, so dass unsere Rechtsabteilung und unser Datenschutzbeauftragter es leicht hatten, alles genau zu prüfen,“ erläutert Schirmag. Ein bedeutender Aspekt bei der rechtlichen Freigabe war die Datenresidenz von Slack. Damit können Slack-Kunden genau festlegen, in welcher Region die Daten aus dem Workspace gespeichert werden. „Das wird in Deutschland heute einfach vorausgesetzt.“ Im Falle von Mast-Jägermeister SE speichert das Slack-Rechenzentrum in Frankfurt a.M. die Kundendaten.
Aber auch für die tägliche Arbeit aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gibt es sicherheitsrelevante Aspekte, die aus IT-Sicht bedacht werden müssen. Neben sicheren Verbindungen, die Slack standardmäßig bietet, ist die Authentifizierung der Nutzer und Nutzerinnen ein wichtiges Thema: „Wir haben die Möglichkeit, unsere bereits etablierten Authentifizierungsstandards für das Single-Sign-On mit Slack zu nutzen“, erklärt Schirmag. Das ist nicht nur komfortabel für die IT, sondern auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein „hoher Bequemlichkeitswert“, der für die Akzeptanz eines neu eingeführten Tools wesentlich sein kann. Dazu kommt noch die Möglichkeit auch geschlossene Kommunikation anzubieten: „Eigentlich wollen wir, wo es geht, transparent kommunizieren, aber in bestimmten Bereichen wie dem Vorstand, Betriebsrat oder der Personalabteilung bestehen andere Bedürfnisse, die wir auch abdecken müssen. Dieses Anforderungsprofil können wir mit Slack sehr gut abbilden,“ so Schirmag.
Eine weitere Überlegung war die strategische IT-Planung: Will ich wirklich alles auf eine Karte setzen? Ist es wirklich strategisch sinnvoll, mehrere zentrale Kernlösungen nur von einem Anbieter zu beziehen? Was passiert bei einem Systemausfall? „Nutzt man mehrere kritische Anwendungen eines Anbieters, können bei einer Störung gleich mehrere Systeme betroffen sein“, gibt Schirmag zu bedenken. Mit Slack kann das Risiko besser verteilt werden.
Für Alexander Turk, Teamleiter Operations und IT in der Mast-Jägermeister Deutschland GmbH, war ein anderer Faktor sehr wichtig bei der Entscheidung für Slack: „Mir gefällt das Mindset von Slack. Es ist kein in sich geschlossenes System, sondern vielmehr eine offene Plattform mit einem eigenen Ökosystem. Slack bietet uns nicht nur Integrationsmöglichkeiten durch entsprechende Schnittstellen, wir können schon fertige Integrationen einfach nutzen.“ Für ihn macht das die Zukunftssicherheit der Entscheidung aus, denn „man weiß nie, was wir in der Zukunft brauchen“. Da ist ein für Anbindungen offenes System wie Slack vorteilhaft. Die wichtigsten Integrationen sind für Mast-Jägermeister Salesforce, Box und Zoom.
Der technische Rollout von Slack war erschreckend einfach
Die Implementierung und letztlich der Rollout eines neuen Systems ist oft ein langwieriger Prozess, der für die IT-Verantwortlichen eine hohe Belastung darstellt. Doch das muss nicht sein. „Der Rollout war erschreckend einfach und unproblematisch,“ berichtet Schirmag. Das Unternehmen konnte auf Schnittstellen und Standards wie SAML 2.0 und Single-Sign-On zurückgreifen, die sie schon nutzten, was laut Turk nur wenige Tage in Anspruch nahm.
Auch der mobile Rollout vorkonfigurierter Apps via Enterprise Mobility Management funktionierte reibungslos. Die IT konnte damit unkompliziert sicherstellen, dass Slack auf jedem Mobilgerät richtig konfiguriert und mit den Unternehmensressourcen verbunden ist. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen profitierten ebenfalls, da sie die App sofort und ohne Aufwand nutzen konnten. Das habe eine Rolle bei der Akzeptanz des neuen Tools gespielt: „Alle können Slack auf dem Gerät ihrer Wahl nutzen, da es eben nicht nur auf deiner Workstation am Arbeitsplatz läuft“, sagt Schirmag. Und das beschleunigt ebenfalls bestimmte Prozesse, wie sein Kollege Turk berichtet: „Als Teamleiter muss ich zum Beispiel Gutschriften freigeben. Früher habe ich dafür eine Unterschriftenmappe auf den Schreibtisch gelegt bekommen. Wenn ich mehrere Termine nacheinander hatte, dauerte es dann halt, bis ich mein Kürzel darunter setzen konnte. Heute nutze ich dafür einen Slack-Workflow und kann so Freigaben ganz einfach mit dem Smartphone erteilen, ohne am Arbeitsplatz zu sein.“
Slack Connect hebt die Zusammenarbeit mit externen Partnern auf ein neues Niveau
Der Wunsch nach einer neuen Form der Zusammenarbeit mit einer offenen, transparenten und effizienten Kommunikation, war nicht nur nach innen gerichtet. Auch die Einbindung von externen Dienstleistern spielte eine wichtige Rolle, wie Kai Seidel, Manager Digital Marketing, betont: „Wenn man überlegt, aus wie vielen Bestandteilen heute eine Marketing-Kampagne besteht, dann lassen sie sich einfach nicht mehr effizient über E-Mail-Kommunikation zusammensetzen.“ Sein Projekt-Team setzt daher auf Slack Connect, mit dem sich alle an einem Projekt beteiligten Personen an einem Ort zusammenbringen lassen. „Vorher lief alles über den Projektmanager, der die Informationen dann im Unternehmen gestreut hat. Heute können wir die jeweiligen Experten und Expertinnen einfach in den Channel holen und direkt mit ihnen im Kontext kommunizieren.“ Dabei spielt es keine Rolle, ob es um interne oder externe Experten und Expertinnen geht.
„Die Geschwindigkeit, mit der ich Feedback von Dienstleistern bekomme, hat sich mit Slack Connect enorm erhöht. Die Zusammenarbeit wird so insgesamt direkter und transparenter und letztlich auch schneller.”
Alle kennen zu jeder Zeit den aktuellen Stand der Kampagne und selbst wenn jemand mal krank oder im Urlaub ist, kann eine Kollegin oder ein Kollege nahtlos übernehmen. Auch die IT hat bereits sehr gute Erfahrungen mit Slack Connect gemacht, wie Turk erzählt: „Wir haben im letzten Jahr bei uns Salesforce implementiert und dafür Slack als Hub eingesetzt. Der ganze Prozess hat insgesamt nur ein halbes Jahr gedauert. Dabei mussten wir mehrfach Programmierer wechseln, doch all unsere Entscheidungen waren auch rückwirkend immer nachvollziehbar und transparent, sodass wir nicht plötzlich wieder neu anfangen mussten.“
Die Einführung von Slack war für Mast-Jägermeister SE ein wichtiger Schritt zur Lösung einer Herausforderung, vor der viele Unternehmen aus dem Mittelstand stehen: die Einleitung bzw. das Vorantreiben des (digitalen) Wandels der Unternehmenskultur. Sie haben es dabei geschafft, Tradition mit Innovation zu verbinden und gleichzeitig die Zusammenarbeit in wichtigen Unternehmensbereichen auf ein neues Niveau zu bringen. Die neue Offenheit und Transparenz in ihrer Kommunikation machen das Unternehmen zudem schneller und beweglicher. Beste Voraussichten also, um auch zukünftige Herausforderungen zu meistern.
