Neueinstellungen und Personalbeschaffung – auf Slack-Art

Wie die richtigen Tools in jeder Phase des Rekrutierungsprozesses eine schnellere und intelligentere Einstellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützen können

Zwei Neueinstellungen, zwei Geschichten

Andreas möchte sich beruflich weiterentwickeln. Als er also sieht, dass 123 Entertainment nach App-Entwicklern sucht, schickt er zuversichtlich seinen Lebenslauf an das Unternehmen.

In den nächsten vier Wochen hört er überhaupt nichts. Dann bekommt er aus heiterem Himmel eine E-Mail, in der er zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen wird.

Am großen Tag erwartet Andreas um Punkt 10 Uhr den Anruf. Aber das Telefon klingelt erst gegen 10:30 Uhr. Andreas kommen erste Zweifel.

Endlich beginnt das Bewerbungsgespräch. Doch sobald er die erste Frage hört, merkt Andreas, dass er nicht wirklich die Erfahrung mitbringt, die 123 Entertainment sucht. Seine gesamte Bewerbung war eine komplette Zeitverschwendung – sowohl für Andreas als auch für 123 Entertainment.

Desillusioniert lässt er seinem Frust im Internet freien Lauf und schwört, niemals für 123 Entertainment zu arbeiten.

„Der Einstellungsprozess kann verworren sein. Der lange und beschwerliche Weg vom Ausfüllen einer Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag ist oft gespickt mit Tücken für BewerberInnen und Recruiting- bzw. HR-Teams gleichermaßen.“

Robin SchoolingHead of People, Strio Consulting

 

Am anderen Ende der Stadt ist Belinda hellauf begeistert. Sie ist im Rennen um eine Vertriebsrolle bei Media ABC, und alles läuft super.

Sie hat die Stellenanzeige vor einer Woche gesehen. Direkt nachdem sie ihren Lebenslauf per E-Mail gesendet hatte, wurde sie vom Personalchef Fiktion GmbH in einen Slack-Channel eingeladen. Im Channel traf sie alle am Einstellungsverfahren Beteiligten, und diese haben bereits einige ihrer Fragen beantwortet.

Im Laufe der nächsten Tage absolvierte sie über den Channel ihren Eignungstest und erhielt Feedback dazu. Sie hat nicht nur ihren Test bestanden, sondern auch das Gefühl, dass sie ihre potenziellen neuen Kolleginnen und Kollegen bereits kennt.

Jetzt vereinbart sie ihren Termin für das persönliche Bewerbungsgespräch in drei Tagen und kommuniziert über Slack direkt mit den Interviewern, um alles abzusprechen. Sie kann es kaum erwarten, alle kennenzulernen.

Belinda ist vollauf begeistert. Was auch immer mit diesem Job passiert, so sagt sie sich, ich will unbedingt für Media ABC arbeiten.

Was „gut“ bedeutet

Wie diese beiden Geschichten zeigen, ist die Personalbeschaffung ein komplexer Prozess, bei dem einiges schiefgehen kann. Aber wenn du es richtig angehst, kannst du eine ganze Reihe von Vorteilen nutzen:

  • Die richtige Person finden
    Die falsche Einstellung kann ein kostspieliger Fehler sein, dessen Korrektur Jahre in Anspruch nimmt. Gezielte Personalbeschaffung hilft dir, es beim ersten Mal richtig zu machen.
  • Spitzentalente anziehen
    Kandidatinnen und Kandidaten haben die Wahl, und sie brauchen einen Grund, sich für dich zu entscheiden.
  • Sei schneller als die anderen
    Die digitale Transformation hat alles beschleunigt und gute Kandidatinnen und Kandidaten warten nicht auf dich. Junge Arbeitskräfte erwarten eine stets verfügbare, technologiegestützte Erfahrung. Du brauchst die nötige Agilität, um dir das nächste wegweisende Talent zu sichern, bevor es die Konkurrenz tut.
  • Bau deine Marke als Arbeitgeber auf
    Die Kandidatinnen und Kandidaten gehen davon aus, dass das Einstellungsverfahren die Mitarbeitererfahrung in deinem Unternehmen widerspiegelt. Ein solides Einstellungsverfahren gibt ihnen die Gewissheit, dass sie die richtige Wahl getroffen haben, und motiviert sie, von Anfang an voll durchzustarten.
  • Spare Zeit und Geld
    Eine Rekrutierung dauert pro Neueinstellung ca. 38 Tage. Je besser dein Rekrutierungsprozess ist, desto mehr wertvolle Ressourcen sparst du.
  • Strategisch denken (endlich
    Intelligentere Personalbeschaffungsprozesse bedeuten weniger mühselige Kleinarbeit und mehr wirkungsvolle Partnerschaften. So kannst du dich auf die Entwicklung von Fähigkeiten, die Planung und die Bereitstellung eines immer größeren Mehrwerts konzentrieren.

Mit anderen Worten: Recruiting ist weit mehr als die Beschaffung von Personal auf dem Arbeitsmarkt. Es ist ein gemeinschaftlicher, menschlicher Prozess, bei dem es im Kern darum geht, zu lernen, zu verstehen und Beziehungen aufzubauen.

Was die Kandidatinnen und Kandidaten wollen

Catherine Rush, ehemalige Head of Talent for Technology bei DMG Media, argumentiert, dass Personalverantwortliche Folgendes leisten müssen:

  • Den Personalbeschaffungsprozess so schnell wie möglich gestalten
  • Den Prozess mit den Augen der Kandidatinnen und Kandidaten betrachten und verstehen, ob er für sie optimal funktioniert
  • Kandidatinnen und Kandidaten die Gelegenheit geben, sich auszudrücken, ihren Hintergrund zu erklären und ihre Kompetenzen unter Beweis zu stellen
  • Kandidatinnen und Kandidaten Feedback zu ihrer Performance geben

Gutes Recruiting vereint drei wesentliche Elemente:

Warum herkömmliche Personalbeschaffung der Herausforderung nicht gewachsen ist

Sowohl Unternehmen als auch Kandidatinnen und Kandidaten stellen immer höhere Erwartungen an den Personalbeschaffungsprozess. Das Problem ist, dass althergebrachte Ansätze, die auf Tools wie E-Mail, Telefon und Tabellenkalkulationen basieren, diesen Erwartungen einfach nicht gerecht werden.

Herkömmliche Personalbeschaffung ist:

  • Langsam
    Es dauert viel zu lange, die richtigen Leute zu finden und an Bord zu holen, und der damit verbundene Zeit- und Kostenaufwand ist viel zu hoch
  • Einseitig
    An den internen Bedürfnissen des rekrutierenden Unternehmens orientiert, ohne ausreichend darauf zu achten, was die Kandidatinnen und Kandidaten brauchen und wollen
  • Unflexibel
    Kandidatinnen und Kandidaten müssen wochenlang warten, um Informationen zum Status ihrer Bewerbung zu bekommen
  • Umständlich
    Gestützt auf in die Jahre gekommene Technologie, die schlichtweg keine unmittelbare Kommunikation, keinen nahtlosen Informationsaustausch und keine grenzüberschreitende Zusammenarbeit bieten kann

„Die besten Kandidatinnen und Kandidaten … lehnen neuerdings Arbeitgeber ab, die nicht wissen was sie wollen, bis sie es sehen, keine Erwartungen setzen oder erfüllen, zuhören, ohne zu verstehen, und sich nicht dafür verantwortlich fühlen, alle an ihrem Unternehmen Interessierten mit Respekt zu behandeln.“

Bericht von Talent Board zur Erfahrung von StellenbewerberInnen in Nordamerika

Die Channel-basierte Kollaborationsplattform: ein neuer Ansatz für das Personalbeschaffungs-Management (und aller HR-Prozesse)

Personalverantwortliche in vielen Branchen haben einen überaus effektiven neuen Weg gefunden, um den Personalbeschaffungsprozess zu optimieren und zu beschleunigen. Er nennt sich „Channel-basierte Kollaborationsplattform“ und unterscheidet sich in einigen wichtigen Aspekten von Intranets und Zusammenarbeits-Tools der ersten Generation.

  • Benutzergesteuert: Durch und für die Benutzerinnen und Benutzer verwaltet
  • Flexibel und organisch: Unterstützt die individuelle Arbeitsweise jedes Teams für das jeweilige Projekt
  • Offen: Teilen ist der Standard (mit wasserdichtem Datenschutz und Sicherheit)
  • Channel-basiert: Logisch organisiert nach Projekt-, Team- oder Themen-Channels
  • Durchsuchbar: So wird das Wissen des Unternehmens verfügbar und auffindbar
  • Integriert: Vereint alle deine HR- und Produktivitäts-Apps an einem zentralen Ort
  • Leicht implementierbar: Damit die Benutzerinnen und Benutzer die Plattform spontan und mühelos annehmen

Fünf Vorteile von intelligenterer Personalbeschaffung

Betrachten wir fünf Bereiche, in denen der Einsatz einer Channel-basierten Kollaborationsplattform einen entscheidenden Unterschied für deine Personalbeschaffung ausmachen kann.

1. Schnelleres Einstellungsverfahren

Mit Channels kannst du viele Aspekte des Rekrutierungsprozesses beschleunigen.

Bei der Spezifizierung der Voraussetzungen für eine Rolle kannst du deine Channels nutzen, um Input von Personalverantwortlichen und anderen MitarbeiterInnen anzufordern, zu sammeln und zu dokumentieren. Je schneller ihr euch über die Anforderungen einig werdet, desto früher kann die Stelle ausgeschrieben werden und desto schneller kannst du qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten für dein Unternehmen gewinnen.

Später im Prozess kann dir deine Plattform dabei helfen, Interviews zu vereinbaren, Feedback zu sammeln, Meinungen von Stakeholdern einzuholen und Stellenangebote sehr viel schneller zu erstellen als mit herkömmlichen Tools.

Zusammengenommen ergeben diese Verbesserungen eine insgesamt schnellere Personalbeschaffung und verschaffen dir die benötigten Talente zum erforderlichen Zeitpunkt.

2. Schnelleres Feedback und Abstimmung über Kandidatinnen und Kandidaten

Bevor die Bewerbungen von Kandidatinnen und Kandidaten eintreffen, kannst du einen speziellen Channel auf deiner Plattform erstellen, um sie einsehen und teilen zu können oder Feedback einzuholen.

Stakeholder können ihre Kommentare und Vorschläge austauschen, Kandidatinnen und Kandidaten untereinander besprechen und schnell Entscheidungen über die Vorauswahl, die Vorstellungsgespräche und letztlich über Stellenangebote treffen.

Benutze Threads und Emojis, um dir einen schnellen Eindruck davon zu verschaffen, was alle über verschiedene Kandidatinnen und Kandidaten denken.

3. Bessere Einstellungsentscheidungen treffen

Empfehlungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeite sind eine unerlässliche Quelle für Top-Talente. Und obwohl Kandidaten, die von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern empfohlen werden, am häufigsten auch eingestellt werden, früher anfangen und eine wesentlich zufriedener mit ihrer Arbeit sind Um interne Bewerbungen anzuregen, kannst du einen Channel einrichten, um intern für Stellen zu werben, um interne Empfehlungen zu bitten und alle Anreize zu veröffentlichen.

Wenn du dich dafür entscheidest, externe Recruiter oder eine Agentur zu beauftragen, wie es viele große Unternehmen tun, können diese schnell und unkompliziert in denselben Channels wie interne Personalvermittler kommunizieren.

4. Besseres Feedback geben und erhalten

Channels sind die ideale Möglichkeit, um Feedback aus verschiedenen Quellen zu erhalten – von Personalverantwortlichen über Kandidatinnen und Kandidaten und von Kandidatinnen und Kandidaten über den Rekrutierungsprozess selbst. Sie macht es dir außerdem leicht, die Kandidatinnen und Kandidaten über ihr Abschneiden bei Tests und Interviews zu informieren.

Kandidatinnen und Kandidaten sind ebenfalls Stakeholder, und ihre Eindrücke vom Bewerbungsprozess sind wichtig. 99 % der Arbeitssuchenden wünschen sich Feedback zu ihrem Vorstellungsgespräch, aber 74 % geben an, nie Feedback zu erhalten. 40 % Prozent sagen, dass sie während ihres Interviews mit irrelevanten Fragen konfrontiert wurden, was auf eine unzureichende Vorbereitung und einen schlechten Informationsaustausch innerhalb der einstellenden Organisation hindeutet.

Damit derartige Probleme vermieden werden können, kannst du deine zentrale Plattform nutzen, um Klarheit über dein Verfahren zu schaffen, bevor ihr mit Interviews beginnt. Das kann einen beträchtlichen Unterschied ausmachen: Unternehmen mit nicht standardisierten Bewerbungsprozess haben eine fünfmal höhere Wahrscheinlichkeit, eine schlechte Entscheidung hinsichtlich der Einstellung zu treffen.

5. Review-Meetings reduzieren

Sobald du mit der Nutzung von Channels beginnst, benötigst du während des Rekrutierungsprozesses deutlich weniger interne Review-Meetings. Das spart intern Zeit und macht den Prozess insgesamt schneller. Während ihr euch auf Interviews vorbereitet, ist ein speziell dafür erstellter Channel die ideale Option, um Interview-Strukturen, Rekrutierungs-Scorecards und Interview-Leitfäden auszutauschen und die notwendige Abstimmung zwischen den an Interviews und Beurteilungen beteiligten Stakeholdern zu erreichen. 

Erstelle einen Channel, in dem Interviewerinnen und Interviewer die Logistik und die zu behandelnden Themen koordinieren (um doppelte Fragen zu vermeiden) und nach der Veranstaltung Feedback managen können. Dies schafft einen klaren Audit-Trail und erlaubt es dir, auf Kandidatinnen und Kandidaten zurückzukommen, mit denen du dich später erneut befassen möchtest.

Sobald das Stellenangebot besetzt ist, kannst du die zugehörigen Channels archivieren, um deinen Workspace übersichtlich zu halten. Wenn du zu einem früheren Stadium zurückkehren musst, sind alle deine Channels und Ressourcen weiterhin verfügbar. Du kannst zudem Daten über konkurrierende Angebote erfassen, um zukünftige Entscheidungen zu erleichtern. Tipps zur Verwendung einer Channel-basierten Kollaborationsplattform zur Verwaltung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter findest du in unserem Guide.

Die ideale zentrale Plattform für Zusammenarbeit für Recruiting-Teams

Intelligentere Prozesse und Technologien für Zusammenarbeit vernetzen deine Einstellungs-Teams mit den Leuten, dem Wissen und der Software, die ihnen helfen werden, die besten Talente zu gewinnen. Wir bei Slack glauben, dass unsere App die ideale zentrale Plattform für Zusammenarbeit zwischen Personalvermittlern und ihren Stakeholdern ist – und zwar in jeder Phase des Einstellungsprozesses.

„Unser Recruiting-Team nutzt Slack für einen reibungsloseren und effektiveren Bewerbungsprozess. So können wir Bewerbungsgespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten optimieren, was den Prozess für uns intern vereinfacht.“

The Business Value of SlackIDC-Studie, 2017

Fußnoten

  1. The Cost of a Bad Hire Can Be Astronomical, Society for Human Resource Management
  2. 2018 Recruiting Benchmark Report, Jobvite
  3. Is Your Recruitment Process Good, Bad or Ugly?, HR magazine
  4. Brandon Hall Group, “The True Cost of a Bad Hire,” 2015

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