La miniguía de los procesos de contratación

Haz contrataciones más inteligentes con la ayuda de una herramienta de colaboración adaptativa.

Dos contrataciones, dos historias

La mala...

Álvaro está preparado para una nueva andadura profesional. Por lo tanto, cuando ve la oferta de Controles Coyote en la que buscan desarrolladores de aplicaciones, envía su currículum por correo electrónico con toda la ilusión del mundo.

Pasan cuatro semanas sin tener noticias. Luego, como por arte de magia, recibe un correo en el que lo convocan para una entrevista.

Es el gran día y Álvaro llega a las oficinas de Coyote a las 10 en punto. Sin embargo, dos de los entrevistadores no llegan hasta las 10:30. Y a Álvaro le empiezan a asaltar las dudas.

Por fin comienza la entrevista. No obstante, una pregunta le bastó a Álvaro para darse cuenta de que en realidad no tenía la experiencia que buscaba Coyote. Todo el proceso de solicitud de empleo ha sido una pérdida de tiempo absoluta. Para Álvaro y para Coyote, por supuesto.

Desilusionado, se desahoga en Internet contando su experiencia y jura que nunca trabajará para Controles Coyote.

El proceso de contratación puede ser tortuoso, largo y engorroso. El trayecto que va desde rellenar una solicitud de empleo hasta el primer día de trabajo suele estar lleno de peligros tanto para el candidato como para el equipo de contratación o de RR. HH.

Robin Schoolingjefa de personal, Strio Consulting

Belinda camina por la ciudad entusiasmada. Está en el proceso de selección para un puesto de ventas en Yunques Acme y todo va sobre ruedas.

Vio la oferta de trabajo hace una semana. Casi inmediatamente después de haber enviado su currículum, recibió una invitación por parte de la dirección de RR. HH. para unirse a un canal de Slack. En ese canal, conoció a todas las personas involucradas en el proceso de contratación, las cuales ya han dado respuesta a varias de sus preguntas.

En los días siguientes, realizó su prueba de aptitud en el propio canal y recibió retroalimentación sobre dicha prueba. Además de bordar su prueba, también tiene la sensación de que ya conoce a quienes pronto podrían ser sus nuevos compañeros de trabajo.

Ahora está programando la entrevista, que será dentro de tres días, organizándose directamente con los entrevistadores a través de Slack. Está deseando conocerlos en persona.

Belinda está encantadísima. Pase lo que pase con el puesto de trabajo, se dice a sí misma "me muero de ganas por trabajar en Yunques Acme".

Características de un proceso adecuado

Tal y como se muestra en ambas historias, el proceso de contratación es un trámite complejo que se puede torcer con facilidad

No obstante, si lo planteas de la forma adecuada, te darás cuenta de una serie de ventajas:

  • Dar con la persona adecuada
    Realizar una contratación errónea puede ser un error muy caro que lleva años enmendar. Un proceso de selección sin fisuras te ayuda a conseguir la contratación idónea.
  • Atraer a los mejores talentos
    Los procesos de contratación ya no son un mercado de compradores. En EE. UU., la tasa de desempleo es la más baja en 49 años y el mercado laboral está más apretado. Los candidatos tienen el poder de elegir y necesitan un motivo para decantarse por ti.
  • Llegar primero
    La era digital lo ha acelerado todo y los buenos candidatos no esperarán por ti. Los trabajadores más jóvenes esperan una experiencia basada en la tecnología y siempre conectada. Debes tener astucia para realizar esa contratación determinante antes de que lo haga tu competencia.
  • Forjar tu marca de empleador
    Los candidatos darán por hecho que el proceso de contratación refleja la experiencia del empleado. Un proceso de contratación sólido reafirma su creencia de que han tomado la decisión correcta y los motiva a empezar con las pilas puestas.
  • Ahorrar tiempo y dinero
    El proceso de contratación lleva tiempo (unos 38 días por cada contratación aproximadamente). Cuanto mejor sea tu proceso de selección, más recursos valiosos te ahorrarás.
  • Trabajar de forma estratégica (por fin)
    Los procesos de selección más inteligentes conllevan menos tareas arduas y un mayor número de colaboraciones de alto impacto. Por lo tanto, podrás centrarte en el desarrollo de habilidades, la planificación y en generar cada vez más valor.

En otras palabras, el proceso de contratación abarca mucho más que el hecho de extraer recursos humanos del mercado laboral. Es un proceso humano colaborativo que tiene como base el aprendizaje, la comprensión y la creación de relaciones.

Qué quieren los candidatos

Catherine Rush, antigua jefa de talentos en materia de tecnología de DMG Media, afirma que los contratadores deben hacer lo siguiente:

  • Agilizar el proceso de selección lo más posible
  • Visualizar el proceso desde el punto de vista de los candidatos y entender si es adecuado para ellos
  • Darles la oportunidad a los candidatos de expresarse, explicar su trayectoria y demostrar sus aptitudes
  • Darles retroalimentación a los candidatos sobre su desempeño.

Un buen proceso de selección reúne tres requisitos fundamentales:

Por qué los procesos de contratación a la antigua usanza no están a la altura del desafío

Tanto las empresas como los candidatos se están mostrando mucho más exigentes con los procesos de contratación. El problema es que los enfoques a la antigua usanza, basados en herramientas como el correo electrónico, el teléfono y las hojas de cálculo, simplemente no dan la talla.

Cómo son los procesos de selección tradicionales:

  • Lentos
    Se tarda demasiado tiempo en dar con las personas adecuadas e incorporarlas a la empresa, consumiendo mucho tiempo y dinero en el proceso
  • Unilaterales
    Orientados a las necesidades internas de la empresa que se encarga de la contratación, dejando de lado las necesidades y los deseos de los candidatos
  • Indiferentes
    Dejan a los candidatos esperando semanas y semanas sin saber qué pasa con su candidatura
  • Engorrosos
    Se basan en tecnologías anticuadas que no pueden proporcionar una comunicación instantánea, intercambios de información fluidos o colaboraciones que traspasen fronteras

Los mejores candidatos... han empezado a mostrar desdén por los empleadores que no saben lo que quieren hasta que lo tienen delante, no se fijan expectativas o no cumplen con ellas, oyen pero no escuchan y no se hacen responsables de respetar a todas las partes interesadas en su empresa.

Talent Board North American Candidate Experience Report (Informe de Talent Board sobre las experiencias de los candidatos estadounidenses)

Presentación de la herramienta de colaboración adaptativa:
un nuevo enfoque para gestionar los procesos de contratación (y todos los RR. HH.)

Los jefes de recursos humanos de muchos sectores han descubierto un nuevo y potente medio para agilizar y acelerar los procesos de contratación. Se llama herramienta de colaboración adaptativa y se diferencia de las intranets y herramientas de colaboración de primera generación de varias maneras fundamentales.

Características de una herramienta de colaboración adaptativa:

  • Orientada hacia el usuario
    Gestionada por los usuarios y para los usuarios
  • Fluida y orgánica
    Compatible con los métodos de trabajo que cada equipo quiera emplear en cada proyecto
  • Abierta
    El intercambio de información es su configuración predeterminada (con una privacidad y una seguridad herméticas)
  • Basada en canales
    Organizada de forma lógica por canales según proyecto, equipo o tema
  • Admite búsquedas
    Para que los documentos de la empresa estén disponibles y se puedan consultar
  • Integrada
    Reúne todas tus aplicaciones de RR. HH. y de productividad en un único entorno
  • Fácil de incorporar
    Para que los usuarios la acepten de forma espontánea y sin esfuerzo

Cinco ventajas de un proceso de contratación más inteligente

Echemos un vistazo a cinco áreas en las que usar una herramienta de colaboración adaptativa puede marcar una diferencia decisiva en tus procesos de contratación.

1. Contrataciones más rápidas

Tu herramienta de colaboración adaptativa te permitirá agilizar muchos aspectos del proceso de contratación.

A medida que elaboras los requisitos para un puesto, usa tu herramienta para solicitar, recopilar y documentar las aportaciones de los jefes de contratación y otros miembros del personal. Cuanto más rápido sea el proceso de acordar estos requisitos, antes podrás publicar la oferta y antes llamarán a tu puerta los candidatos cualificados.

Más adelante, tu herramienta puede ayudarte a concertar entrevistas, recopilar sugerencias, recabar opiniones de las partes interesadas y preparar ofertas de trabajo mucho más rápido que con las herramientas tradicionales.

Todas juntas, estas mejoras conforman un proceso de contratación más rápido en general y te consiguen los talentos que necesitas en el momento oportuno.

2. Sugerencias más rápidas y confluencia de opiniones sobre los candidatos

Antes de que comiencen a llegar las solicitudes, puedes crear un canal específico en tu herramienta para visualizarlas y compartirlas o para solicitar retroalimentación.

Las partes interesadas pueden compartir sus comentarios y sugerencias, debatir sobre los candidatos entre ellas y tomar decisiones de forma rápida a la hora de hacer preselecciones, concertar entrevistas y, en última instancia, hacer ofertas de trabajo.

Utiliza hilos de conversaciones y emojis para hacerte una idea rápida de qué piensan los demás sobre los diferentes candidatos.

3. Haz mejores contrataciones

Tu herramienta puede ayudarte a ampliar el radio de búsqueda, mejorar la calidad de los candidatos y asegurarte de que consigues tu primera opción más a menudo.

Las recomendaciones de empleados son una fuente fundamental para tener candidatos de calidad. Y, a pesar de que los candidatos con recomendaciones cuentan con la tasa de conversión más alta para ser contratados, empiezan antes y experimentan una mayor satisfacción laboral, Para fomentar las promociones internas, crea un canal específico para ofertar este tipo de trabajos entre tu personal, solicitar recomendaciones internas y anunciar cualquier incentivo.

Si decides utilizar contratistas externos o una agencia, como pasa con muchas grandes empresas, los canales compartidos les permiten hacer aportaciones de forma rápida y sencilla en los mismos canales que los contratadores en plantilla y el personal de búsqueda de candidatos.

4. Da y recibe una mejor retroalimentación

Tu herramienta es la manera ideal de recopilar retroalimentación de diferentes fuentes: de los jefes de contratación sobre los candidatos y de los candidatos sobre el propio proceso de contratación. También te facilita la tarea de comunicarles a los candidatos sus resultados en los exámenes y las entrevistas.

Los candidatos también son partes interesadas y sus impresiones sobre el proceso de contratación son de gran importancia. El 99 % de los solicitantes de empleo cree que debería recibir retroalimentación sobre sus entrevistas, pero el 74 % indica que nunca la ha recibido. El 40 % asegura que se le han hecho preguntas irrelevantes en sus entrevistas, lo que daba a entender una preparación inadecuada y una deficiente capacidad de intercambio de información dentro de la organización contratante.

Para evitar problemas como este, antes de embarcarte en las entrevistas, usa el centro de colaboración para definir el proceso que seguirás. Esto puede marcar una gran diferencia: las empresas con procesos de entrevista no estandarizados tienen más de cinco veces más de posibilidades de hacer una contratación errónea.

5. Reduce las reuniones de seguimiento

Cuando empieces a usar una herramienta de colaboración, necesitarás muchas menos reuniones de seguimiento internas durante el proceso de contratación. Así, ahorrarás tiempo de forma interna y agilizarás el proceso en general. A medida que te preparas para las entrevistas, tu herramienta de colaboración es la manera ideal de compartir estructuras de entrevistas, resultados de contratación y directrices para hacerlas. De esta manera, lograrás la homogeneización que necesitas entre todas las partes interesadas a la hora de entrevistar y evaluar. Cuando ya hayas hecho la preselección, puedes usar tu herramienta de colaboración para confirmar fechas de entrevistas, lugares y asistentes. Crea un canal en el que los entrevistadores puedan coordinar la logística y los temas que se han de abarcar (para evitar preguntas repetidas) y gestionar la retroalimentación tras el acto. Esto conforma un registro de auditoría claro y te permite volver a consultar la información de aquellos candidatos a los que quieres echar otro vistazo más tarde.

Cuando hayas cubierto el puesto de trabajo, archiva los canales relacionados para que tu herramienta esté ordenada. Si tienes que volver a una fase anterior, todos tus canales y recursos seguirán estando disponibles. También podrás realizar un seguimiento a los datos sobre ofertas competitivas para contribuir al proceso de toma de decisiones futuro. Para obtener consejos sobre cómo usar una herramienta de colaboración adaptativa para gestionar tus procesos de incorporación de nuevos empleados, consulta nuestra guía Cómo conseguir una incorporación de personal excelente en el entorno de trabajo actual.

La herramienta de colaboración ideal para equipos de contratación

Una tecnología y unos procesos de colaboración más inteligentes conectan tus equipos de contratación con la gente, los conocimientos y el software que les ayudarán a conseguir los mejores talentos.

En Slack, creemos que nuestra plataforma representa la herramienta de colaboración ideal para los equipos de contratación y sus partes interesadas en cada fase del proceso de contratación.

Nuestro equipo de contratación usa Slack para facilitar un proceso de entrevistas más fluido y eficaz. Esto nos ayuda a optimizar las entrevistas a candidatos y nos simplifica el proceso internamente.

The Business Value of Slack (El valor de negocio de Slack),estudio de IDC, 2017

    Notas a pie de página

    1. The Cost of a Bad Hire Can Be Astronomical (El coste de una mala contratación puede ser astronómico), Society for Human Resource Management
    2. United States Employment Rate 2019 (Tasa de empleo de EE. UU. en 2019), Trading Economics
    3. It’s Boom Times for Recruiters After U.S. Job Market Tightens (Época de bonanza para los contratadores tras el endurecimiento del mercado laboral estadounidense), Bloomberg
    4. 2018 Recruiting Benchmark Report (Informe de referencia sobre contrataciones de 2018), Jobvite
    5. Is Your Recruitment Process Good, Bad or Ugly? (¿Tu proceso de contratación es bueno, feo o malo?), HR magazine
    6. Why Employee Referrals Are the Best Source of Hire, Undercover Recruiter (Por qué las recomendaciones de empleados son la mejor fuente de contratación)
    7. How to Manage the Interview Process Effectively (Cómo gestionar el proceso de entrevistas de forma eficaz), Robert Walters
    8. The True Cost of a Bad Hire, Brandon Hall Group (El coste real de una contratación errónea)
    9. Cómo archivar un canal, Centro de Ayuda de Slack

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