Bases de datos de clientes: qué son y cómo construirlas

La transformación digital de todos los sectores ha convertido las bases de datos de clientes en un elemento clave para las empresas. Y es que, según un informe de MicroStrategy, el 94% de las empresas considera que los datos son esenciales para su crecimiento. Por otro lado, un informe de Mckinsey demuestra que las organizaciones basadas en datos incrementan hasta en 23 veces sus posibilidades de conseguir nuevos clientes.

No hay ninguna duda: los datos son y serán protagonistas siempre que hablemos de negocios y oportunidades de venta. Recopilar datos, almacenarlos y analizarlos ofrece sin duda grandes ventajas, pues gracias a una estrategia bien elaborada, un puñado de datos sin aparente sentido puede convertirse en información muy valiosa a la hora de tomar decisiones complejas.

En este artículo seguiremos hablando sobre la importancia de disponer de una base de datos de clientes propia: desde qué son, para qué sirven o tipos hasta qué ventajas ofrecen o qué puntos debemos tener en cuenta a la hora de construirla.

¿Qué es una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes, también conocida como Customer Database, es un sistema de información organizado que permite almacenar y procesar datos sobre los clientes y consumidores de una empresa. Puede incluir detalles como nombres, direcciones, información de contacto, historial de compras, preferencias de productos y cualquier otra información relevante para la relación comercial.

La información se almacena de forma estructurada con el objetivo de facilitar la búsqueda y el análisis de los datos. Este análisis puede ayudar a la empresa a identificar tendencias, predecir comportamientos y tomar decisiones más inteligentes. Los datos de cualquier área, como marketing, ventas o soporte se relacionan entre sí para generar nuevos conocimientos.

Para tratar con toda esta información de manera sencilla suele emplearse una plataforma CRM (Customer Relationship Management). Esta ofrece una interfaz gráfica intuitiva desde la cual es posible gestionar todos los datos de clientes y potenciales clientes, así cómo organizar campañas de marketing, establecer recordatorios de seguimiento y generar informes de rendimiento. Con un CRM, todos los datos están centralizados en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la colaboración entre distintos departamentos de la empresa.

Además, las bases de datos de clientes también se caracterizan por su seguridad, ya que en la mayoría de ocasiones contiene información privada y sensible que debe ser protegida de acuerdo con las leyes y regulaciones de protección de datos. Por lo tanto, es esencial que las empresas tomen medidas para garantizar su seguridad y privacidad.

Tipos de bases de datos de clientes

En la actualidad existen varios tipos de bases de datos de clientes que se clasifican siguiendo diferentes criterios, generalmente según su variabilidad, contenido u organización.

Según su variabilidad

Las bases de datos de clientes pueden diferenciarse por la forma en la que almacenan los datos a lo largo del tiempo. Se distingue entre:

• Estática: son bases de datos de solo lectura, es decir, tan solo pueden hacerse consultas para obtener información y no pueden ser modificadas. Se pueden utilizar en sistemas que necesitan acceder rápidamente a datos históricos o archivados.
• Dinámica: estas bases de datos están en constante actualización, permitiendo agregar, modificar o eliminar información según sea necesario. Son esenciales para las empresas que necesitan mantener un seguimiento en tiempo real de sus clientes y su comportamiento.

Según su contenido

Las bases de datos de clientes también pueden clasificarse según el tipo de contenido que almacenan. Diferenciamos entre:

• Bibliográficas: estas almacenan principalmente textos e información relacionada. Son útiles para almacenar y organizar grandes cantidades de literatura y documentos de clientes.
• Multimedia: estas bases de datos almacenan una variedad de formatos de datos, incluyendo texto, imágenes, audio y video. Son útiles para empresas que manejan una gran cantidad de contenido multimedia de sus clientes.
• De texto completo: estas bases de datos almacenan documentos completos en formato de texto. Son útiles para empresas que necesitan acceder a contratos, comunicaciones por correo electrónico y otros documentos de texto de sus clientes.
• De directorio: estas bases de datos almacenan información de identificación y contacto de los clientes. Son útiles para empresas que necesitan mantener un registro organizado de todos sus clientes y contactos.
• Especializada: estas bases de datos almacenan un tipo específico de información relacionada con un área o tema particular. Son útiles para empresas que operan en sectores especializados y necesitan almacenar información detallada y específica de sus clientes.

Según su organización

Además, también pueden clasificarse por la forma en la que almacenan los datos. Se distingue entre:

• Jerárquica: organizan los datos en una estructura de árbol, donde cada registro tiene un único registro padre y cero o más registros hijos. Son útiles para representar relaciones de uno a muchos y almacenar grandes cantidades de información.
• Relacional: organizan los datos en tablas con filas y columnas, cada registro tiene un identificador único y las tablas se relacionan entre sí. Son útiles para representar y gestionar grandes cantidades de datos con relaciones de muchos a muchos
• De red: se trata de una serie de registros enlazados entre sí, creando una red de información donde cada dato tiene un único valor.
• Multidimensional: combinación de bases de datos jerárquica y de red que permiten analizar grandes cantidades de datos y generar información de inteligencia empresarial para la toma de decisiones
• NoSQL: diseñadas para manejar grandes volúmenes de datos no estructurados, permiten almacenar y procesar información de manera más flexible que las bases de datos tradicionales. Son útiles para empresas que necesitan procesar grandes volúmenes de datos rápidamente.
• Orientada a objetos: almacenan los datos como objetos y permiten la implementación de relaciones complejas entre ellos. Son útiles para empresas que necesitan manejar datos complejos y no estructurados.
• Distribuidas: varias bases de datos que se encuentran en diferentes ubicaciones, pero funcionan juntas como una única entidad, tal y como ocurre con la Blockchain. Son muy seguras, eficientes, inmutables, disponibles y capaces de manejar grandes volúmenes de datos de manera rápida y eficaz.
• Transaccionales: se utilizan para almacenar, modificar y recuperar transacciones de datos específicas. Son especialmente útiles para empresas que necesitan rastrear las interacciones con los clientes en tiempo real, como las ventas o las consultas de servicio al cliente.

¿Por qué es importante construir una base de datos de clientes?

Disponer de una base de datos de clientes se ha convertido en algo clave, ya que ofrece la oportunidad de generar conocimiento de gran valor para las empresas y aumentar la productividad. A partir de este conocimiento las empresas pueden:

• Información estructurada: toda la información acerca de los clientes, pedidos y ventas está perfectamente estructurada y organizada, por lo que cualquier empleado puede acceder a ella de forma rápida y productiva.
• Mantenimiento: al tener la información centralizada en un solo lugar es más fácil mantenerla actualizada y sin errores.
• Mismos datos: todos los departamentos de la empresa pueden acceder y trabajar con los mismos datos, lo que reduce las discrepancias y mejora la colaboración.
• Segmentación: se pueden segmentar los clientes en base a sus características y comportamientos, lo que permite personalizar las comunicaciones y ofertas.
• Comprender a tus clientes: puedes comprender mejor a tus clientes, sus hábitos de compra, preferencias e incluso predecir futuros comportamientos o necesidades.
• Personalización: la segmentación y comprensión de tus clientes permite personalizar su experiencia, lo que puede mejorar la satisfacción y la lealtad.
• Tomar decisiones basadas en datos: los datos pueden ser analizados para obtener insights valiosos que ayuden a tomar decisiones estratégicas y orientadas al cliente.
• Seguridad, privacidad y legalidad: permiten que los datos del cliente estén seguros y protegidos, y que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones de privacidad y protección de datos.
• Oportunidades de negocio: las bases de datos de clientes permiten identificar oportunidades de negocio, como nuevos mercados potenciales, productos o servicios que podrían ser de interés para tus clientes o áreas donde se podría mejorar la eficiencia o la rentabilidad.
• Ventaja competitiva: una base de datos sólida y bien estructurada permite mejorar la productividad y competitividad de una empresa, mejorar sus ventas y mantener a los clientes más satisfechos y comprometidos.

Cómo crear una base de datos de clientes

A la hora de crear una base de datos de clientes las empresas deben pensar en varios puntos clave, pues como cualquier otra estrategia de negocio, no tiene sentido su puesta en marcha sin objetivo claro.

Y este es el primer punto en el que se debe pensar, por qué y para qué queremos generar una base de datos. Los motivos pueden ser varios, desde mejorar la atención al cliente, aumentar la fidelización, vender más, mejorar la imagen de marca, etc. Esto te ayudará también a determinar qué tipo de datos quieres recopilar o qué datos de los que ya dispones puedes aprovechar.

Además, también deberás decidir qué medio vas a utilizar para almacenar la información. Las opciones son múltiples, desde un simple archivo de Excel hasta complejas bases de datos en la nube con plataformas CRM. La elección dependerá del tamaño de tu empresa, la cantidad de datos que necesites manejar y tus objetivos.

Una vez planteada la situación, deberás tener en cuenta los datos que deseas introducir, ejecutando una limpieza de datos previa para eliminar aquellos datos incorrectos, incompletos, duplicados o irrelevantes. Posteriormente, deberás establecer un protocolo para la introducción y actualización de los datos, asegurándote de que el proceso es consistente y eficiente.

Una vez puesta en marcha, lo ideal es que tus datos se registren de manera automatizada en tu base de datos de clientes, pues de lo contrario, el proceso de actualización y mantenimiento podría volverse demasiado tedioso y propenso a errores. La automatización puede hacerse a través de formularios online, registros de ventas, interacciones en redes sociales o cualquier otro punto de contacto con tus clientes.

A partir de ahí, tan solo queda seguir alimentando tu base de datos de clientes y analizando la información obtenida con el objetivo de extraer conclusiones valiosas que ayuden a mejorar tu estrategia de negocio. Es conveniente revisar y actualizar periódicamente tu base de datos para garantizar que la información es precisa y relevante.

Cómo puede ayudar Slack en la relación con los clientes

Slack puede ser una herramienta útil para la gestión de datos de tus clientes. A través de integraciones con otras plataformas de software, como las herramientas de CRM, Slack puede proporcionar un espacio centralizado para la comunicación y colaboración en torno a los datos de los clientes. Los equipos pueden compartir y discutir información de los clientes, coordinar esfuerzos de seguimiento y asegurarse de que todos estén al tanto de las últimas interacciones con los clientes.

Además, también es posible centralizar, generar y compartir conocimientos gracias a funcionalidades como los canales de conversación, que pueden estar dedicados a clientes específicos o a temas relacionados con la gestión de clientes, a través de Canvas, que permite crear espacios de trabajo colaborativos donde se puede añadir y editar información de los clientes, o a través de los mensajes directos, que permiten una comunicación rápida y eficiente entre los miembros del equipo.

Asimismo, los datos se pueden importar y exportar fácilmente, tanto en un archivo de texto, en formato CSV, la integración nativa de aplicaciones o a través de Slack Connect. En definitiva, Slack puede actuar como un complemento a tu base de datos de clientes, facilitando el acceso a la información, la colaboración entre equipos y la gestión eficiente de las relaciones con los clientes.