¿Qué elementos no pueden faltar en tus proyectos de empresa?

Según un análisis de mercado de la consultora Grand View Research sobre la aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos de empresa, el mercado mundial en torno a esta tecnología está valorado en torno a unos 2.226,5 millones de dólares y se espera que crezca en más de un 17% entre 2023 y 2030. Unas cifras mareantes que, sin embargo, nos dan muchas pistas acerca de las tendencias del mercado a estos efectos.

Y es que, tanto la inteligencia artificial como cualquier otra tecnología previa o futura, son esenciales en la competitividad de las organizaciones. Pero, ¿cómo se pueden aplicar estos avances en la gestión de proyectos de empresa? Y, sobre todo, ¿qué problemas pueden resolver y qué necesidades pueden solventar? ¿Cuál es exactamente su utilidad a la hora de dirigir un proyecto? Continua leyendo para resolver todas estas dudas y algunas más.

¿En qué consiste la gestión de proyectos de empresa?

Generalmente, y más todavía desde la globalización y la internacionalización de los mercados, la mayoría de las empresas desarrollan varios proyectos a la vez. La gestión de los mismos consiste, en primer lugar, en que se lleven a cabo adecuadamente en tiempo y forma y, en segundo lugar, pero más importante todavía, en que estén minuciosamente alineados en todo momento con los objetivos de la organización.

Cómo desarrollar la gestión de proyectos de empresa

La gestión de proyectos de empresa puede ponerse en práctica a través de distintas metodologías, tal como veremos más adelante, si bien existe una hoja de ruta que debe seguirse en todos los casos, independientemente del sector, del mercado, del tamaño de la organización y de los protocolos de cada negocio. De lo contrario, la probabilidad de llevar un proyecto a buen término se antoja complicada.

Determinación del proyecto

El primer paso en la gestión de proyectos de empresa consiste en determinar cada proceso y planificarlo, de modo que se planteen los objetivos y otros aspectos como los recursos a invertir para su desarrollo. Se trata de una tarea que corresponde principalmente a la dirección del negocio, ya que hablamos de una práctica que implica estrategia y toma de decisiones.

Distribución de roles

En otro orden de cosas, es primordial decidir quiénes se van a encargar de liderar y dirigir cada proyecto, así como el resto de miembros o equipos que van a participar en él y cuál será el papel de cada uno de ellos. En este punto, es recomendable también valorar si es conveniente contratar a terceros o externalizar algún servicio en concreto.

Desarrollo del proyecto

Una vez que un proyecto está planificado, definido y estructurado, además de contar con un equipo capacitado para su desarrollo, es momento de ponerlo en práctica. A lo largo de todo el proceso es posible modificar aspectos inicialmente establecidos si es necesario, así como intercambiar roles y extender o reducir los plazos de finalización.

Seguimiento y monitorización

Finalmente, tanto durante la puesta en marcha del proyecto de empresa como tras su finalización, es esencial monitorizar todo el proceso e identificar posibles errores y oportunidades de mejora. Probablemente se vuelva a repetir en un futuro, por lo que conviene implementar estrategias de mejora continua que propicien una gestión más eficiente y, por consiguiente, el crecimiento del negocio.

Acciones imprescindibles en los proyectos de empresa

Por otro lado, además del mencionado proceso a seguir, existen ciertas acciones que deben aplicarse en todos los proyectos de empresa de un modo u otro. Estas tareas también son independientes de las metodologías empleadas y es importante llevarlas a cabo para garantizar que un proyecto se desarrolla con éxito y cumple con los objetivos previamente diseñados.

Valoración de riesgos

Como sucede en cualquier movimiento empresarial, la gestión de proyectos conlleva ciertos riesgos, sobre todo en lo que respecta a las inversiones realizadas y en la posibilidad de obtener resultados negativos. En este sentido, es de vital importancia valorar estos riesgos y la conveniencia de afrontarlos durante la propia planificación del mismo.

Planificación de proyectos

En cuanto a la planificación de proyectos de empresa, se trata de una tarea que debe trazar minuciosamente en qué consistirá el proceso al completo, cada uno de los pasos para su desarrollo, los plazos de entrega, los roles de liderazgo y producción y los recursos a invertir. Es decir, consiste en un boceto detallado de la cadena productiva y su organización, independientemente de si hablamos de un producto o un servicio.

Coordinación del proyecto

Cualquier proyecto que forme parte de un negocio debe estar coordinado por parte de un líder o director del proyecto. No es imprescindible que se trate de uno de los directivos de la empresa, pero sí que esté capacitado a estos efectos, ya que su misión es la de asegurar el desarrollo del correcto según su planificación y los objetivos determinados en la misma.

Capacitación de gestores de proyectos

Pero, ¿qué sucede cuando no existe ningún empleado capaz de dirigir los proyectos de empresa? Probablemente habría que implementar estrategias de formación, puesto que ésta es una tarea que, cuando un negocio crece mínimamente, la dirección del mismo no puede desarrollar, por lo que convendría delegarla en el personal habilitado a estos efectos.

Solución de problemas

La solución de problemas es un elemento básico en cualquier proceso de negocio, también -incluso con mayor importancia- en la gestión de proyectos. Y es que a lo largo del desarrollo de un proyecto es tan probable como habitual que surjan obstáculos de todo tipo, y por eso el gestor del mismo debe estar preparado para ofrecer soluciones en cualquier escenario.

Organización temporal

Aunque parece sencilla, la organización temporal de los proyectos de empresa puede llegar a resultar muy compleja, algo que depende de la cantidad de fases de las que esté compuesto el proyecto, del número de miembros que participen en él y de si hay interacción entre diversos equipos o con colaboradores externos. Nuevamente, hablamos de una tarea que corresponde al gestor y que debe llevarse a cabo minuciosamente.

Centralización de la gestión de proyectos

Por último, es fundamental la centralización de la gestión de proyectos, una tarea que, en este caso, sí puede recaer en la dirección de la empresa. Se trata, digamos, de coordinar el desarrollo de todos los proyectos de empresa al mismo tiempo, delegando las tareas de gestión de cada uno de ellos, pero controlando al mismo tiempo el funcionamiento adecuado de todos.

Metodologías más habituales en la gestión de proyectos de empresa

Finalmente, es importante conocer algunas de las metodologías más utilizadas y exitosas en la gestión de proyectos de empresa. Algunas de ellas se pueden combinar entre sí, y otras pueden funcionar por sí solas o convertirse en inspiración para crear un modelo propio, algo por lo que apuestan muchas organizaciones en busca de la excelencia en sus procesos.

PMBOK

PMBOK es una metodología que responde a las siglas de Project Management Body of Knowledge, o lo que es lo mismo, Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos, y comprende las siguientes 5 fases: iniciación del proyecto, planificación del mismo, ejecución, control y seguimiento y finalización, con la particularidad de que el organismo que lo creó -el Project Management Institute o PMI- sugiere una serie de buenas prácticas en cada una de estas fases.

Six Sigma

Este modelo de gestión de proyectos también se compone de 5 etapas, en este caso la definición, la medición, el análisis, la mejora continua y el control. Ahora bien, esta metodología se centra principalmente en el control de calidad de los proyectos de empresa, la mejora continua y el incremento constante de la eficiencia en todos los procesos.

Secuenciales

Es una metodología centrada en el perfeccionamiento de cada una de las fases de un proyecto. Es decir, se trata de elaborar un documento detallado a la finalización de cada secuencia con la intención de registrarla; eso sí, si se requieren modificaciones en etapas avanzadas será necesario volver al principio y comenzar de cero para repetir los registros.

Agile

El modelo Agile se construye sobre ciertas teorías basadas en el aumento de la eficiencia. Por ejemplo, en esta forma de trabajo se le da más importancia a la colaboración con los clientes que a los contratos, más valor a la capacidad de respuesta que a la adaptación al plan, mayor peso a los trabajadores que a las herramientas y a la funcionalidad de las mismas sobre la documentación del proceso.

Lean

La metodología Lean es un modelo basado en el perfeccionamiento constante de los proyectos de empresa por medio de la identificación de obstáculos, sobrecargas y elementos ralentizadores, con el fin de reducir al máximo los tiempos, los esfuerzos y la inversión de recursos. En resumidas cuentas, es una suerte de análisis constante con el fin de identificar mejoras y aplicarlas.

Gestión del cambio

La gestión del cambio es un modelo basado en afrontar con éxito los obstáculos y problemas que puedan aparecer en los proyectos de empresa. Es decir, surge con la idea de mantener el control constante sobre los procesos, identificar hipotéticas situaciones inesperadas, atajarlas cuanto antes y solucionarlas antes de que supongan un mayor perjuicio.

¿Por qué implementar la tecnología en los proyectos de empresa?

Si analizamos la mayoría de metodologías implementadas en la gestión de proyectos de empresa, vemos cómo el foco se pone constantemente en la eficiencia. En este sentido, la tecnología se ha convertido en un recurso capital para garantizar la productividad en el desarrollo de todo tipo de procesos, por lo que resulta imprescindible aplicarla para mantener la competitividad en el mercado.

La centralización de sistemas, clave en los proyectos de empresa

Si algo ha quedado patente en este artículo es la necesidad de implementar la tecnología, especialmente la inteligencia artificial, en los proyectos de empresa. Ahora bien, existen diversas herramientas que la emplean y cada una de ellas ofrece distintas soluciones, por lo que en muchos casos es habitual utilizar diferentes recursos para la mejora de procesos.

Sin embargo, la unificación de herramientas en un solo lugar es clave para que la aplicación de tecnología resulte verdaderamente eficiente; de lo contrario, los tiempos que se acumulan en los cambios de softwares pueden suponer un problema. Slack nació con la ambición de mejorar los proyectos de empresa proponiendo una aplicación que reúne diversas herramientas de toda índole y permite la comunicación entre miembros de un equipo.