Collaboration

Guide pratique du télétravail à destination des managers

Conseils concrets pour créer de la confiance et apporter de la clarté en dehors des structures classiques des environnements de travail.

Par l’équipe Slack12 mars 2020Illustration par Pete Ryan

À première vue, le télétravail semble être une solution idéale : limitation des déplacements entre le domicile et le lieu de travail (voire pas de déplacement du tout), flexibilité accrue et même augmentation de la productivité.

Néanmoins, si vous êtes néophyte en la matière, ou si vous basculez en télétravail de manière temporaire, un temps d’adaptation sera nécessaire. C’est notamment le cas pour les managers, qui peuvent avoir l’impression de manquer de visibilité sur leur équipe. De leur côté, les employés peuvent avoir un sentiment d’isolement compte tenu du manque d’interactions humaines par rapport au rythme et à la vie en entreprise.

Heureusement, les managers peuvent surmonter ces difficultés avec un peu de pratique et d’organisation. Tous les jours, des équipes du monde entier sont en télétravail sur Slack. En toute logique, les managers vétérans de Slack eux-mêmes travaillent également à distance. Pour vous aider à amorcer en douceur votre transition vers ce mode de travail spécifique, nous avons compilé leurs conseils les plus utiles pour générer confiance, transparence et performances où que soient vos équipes.

1. Créez des occasions de connexion

L’absence de rendez-vous à la machine à café ou le silence de votre propre maison peuvent être déroutants si vous n’avez pas l’habitude du télétravail. Voici quelques conseils pour créer un sentiment de cohésion au sein de votre équipe, même à distance :

  • Créez un canal Slack #équipe-divers pour échanger sur le quotidien. Cela permet à la fois de détendre l’atmosphère et de renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté. Si les conversations de votre équipe dérivent vers des sujets triviaux dans les canaux réservés au travail, expliquez que ces derniers sont réservés aux échanges professionnels, mais que les autres discussions sont les bienvenues dans #équipe-divers.
  • Brisez la glace au début de vos réunions. Organisez des activités destinées à briser la glace et à renforcer les liens dans votre équipe, comme la visite virtuelle de la maison d’un membre de l’équipe, ou la présentation d’une photo personnelle ou d’un objet qui a de la valeur pour lui.
  • Fêtez les réussites, même les plus petites. Le télétravail ne vous interdit en aucun cas de féliciter vos équipes pour leur travail, de fêter les anniversaires et, de manière générale, de passer un bon moment avec vos collaborateurs. Organisez un apéro virtuel à la fin de la journée de travail, par exemple via Zoom, où chacun apporte sa boisson préférée et trinque à la réussite de ses collègues. C’est un moyen très simple de booster le moral des troupes.

Même si ces interactions sont différentes de celles vécues en entreprise, elles contribuent à créer un sentiment de stabilité pour vos employés. D’un point de vue managérial, évitez d’annuler les réunions individuelles ou les réunions d’équipe prévues. N’hésitez pas cependant à supprimer les réunions que vous jugez non essentielles.

2. Demandez à vos collaborateurs comment ils vivent le télétravail

Le télétravail, en particulier pour une période prolongée, peut être un terrain inconnu pour votre équipe. Lors de vos premières réunions individuelles, prenez le temps de demander à vos collaborateurs comment ils vont. Voici des exemples de questions pour engager la conversation :

  • Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans le télétravail ?
  • Qu’est-ce que vous appréhendez ?
  • En quoi est-ce pratique pour vous ?
  • Comment puis-je vous aider au mieux pendant cette période de télétravail ?
  • Y a-t-il des choses que je dois savoir pour mieux comprendre votre manière de travailler à distance ?

3. Soyez disponible

Les employés en télétravail ont besoin de savoir que vous êtes disponible en dehors des réunions de mise au point, en particulier s’ils ont l’habitude de pouvoir directement vous poser une question au bureau. Chez Slack, nous ménageons des créneaux de disponibilité au cours desquels les employés peuvent venir discuter avec leurs managers via Zoom. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de rendez-vous dans Google Agenda si vous souhaitez préserver la confidentialité de l’événement ou simplement créer une réunion avec un lien Zoom accessible par tous.

Envisagez également de préparer une liste de personnes avec qui vous souhaitez discuter chaque jour, à savoir celles que vous croisez tous les jours au bureau. Il peut s’agir par exemple d’une brève réunion matinale ou simplement d’un court message tel que « Comment ça se passe ? » à midi.

4. Restez clair

Ne lésinez pas sur la communication pour éviter tout malentendu. Ne partez pas du principe que ce qui est évident pour vous l’est pour tout le monde. Expliquez clairement le sens de vos propos, même si vous avez l’impression de vous répéter, car tout le monde n’a pas forcément accès aux mêmes informations. Les collaborateurs doivent communiquer plus qu’au bureau, et il est important pour les managers de montrer l’exemple. Voici quelques suggestions pour vous aider :

  • Relisez-vous. Encore. Et encore. Relisez bien vos messages avant de les publier, pour vous assurer qu’ils expriment clairement vos idées.
  • Posez des questions à la fin de ces derniers, du type « Est-ce que j’ai oublié de préciser quelque chose d’important ? » ou « Quelqu’un a-t-il quelque chose à ajouter ? »
  • Utilisez un canal Slack réservé aux entretiens individuels. Les messages directs génèrent des notifications qui peuvent interrompre un travail important, il est donc recommandé de les utiliser uniquement lorsqu’ils sont nécessaires. La mise en place de canaux avec certains de vos employés vous permet de leur envoyer des messages non urgents lorsque vous en avez besoin. Ils s’afficheront toujours comme éléments non lus dans la barre latérale, mais au moins ils ne génèreront pas de notifications sonores intempestives.
  • Apportez des précisions. Des formules telles que « Il faudra revenir sur ce point » ou « Bonne idée, faisons ça » ne sont pas suffisamment claires. Qui devra revenir sur ce point ? Où, et à quel moment ? De manière générale, assurez-vous que chaque tâche définie a un responsable, un canal et une date butoir.

5. Concentrez-vous sur les résultats, pas sur le temps passé

En télétravail, vous devez davantage vous focaliser sur les résultats de vos employés que sur leur temps de travail. Au lieu de vous demander ce qu’ils font de leur temps durant la journée, attribuez-leur des tâches spécifiques claires, dont vous pourrez facilement évaluer les résultats à distance.

  • Organisez des points d’équipe dans Slack. Dans le canal de votre équipe, demandez à vos collègues de publier l’avancement de leurs tâches pour la semaine, identifiez les obstacles et les mises en attente, et validez les tâches qui sont terminées. Votre équipe entière aura ainsi une meilleure visibilité sur l’avancement des tâches de chacun, ce qui permet d’éviter les doublons.
  • Définissez un statut personnalisé dans Slack. Si vous travaillez depuis un café relativement bruyant, indiquez dans votre statut que vous ne pourrez pas participer à un appel. Si vous avez besoin de vous concentrer, indiquez à votre équipe que vous ne pouvez pas être dérangé.

6. N’oubliez pas que vous pouvez toujours passer un appel

La communication non verbale est très présente lorsque des individus partagent un espace de bureau physique. Si une discussion devient de plus en plus confuse, si les émotions prennent le dessus ou si vous constatez que certaines personnes concernées n’ont pas été ajoutées dans la conversation, interrompez la conversation et clarifiez les choses en direct. Les raccourcis suivants vous permettent de passer des appels à la volée :

  • Saisissez /appeler pour lancer un appel Slack avec une personne ou les membres d’un canal.
  • Saisissez /zoom pour générer un lien de réunion Zoom, que votre interlocuteur ou chaque membre du canal pourra utiliser pour rejoindre votre réunion.

Au final, c’est vous qui connaissez le mieux votre équipe. Tirez parti de vos connaissances concernant sa dynamique et la manière de travailler de ses différents membres pour les soutenir de la manière la plus pertinente possible.

Merci à Sar Warner, Amy Dearking, Jen Mingo et Rob Campbell de Slack pour avoir partagé les informations contenues dans cette publication.

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