Le guide complet de la rédaction de compte rendu de réunion

Les réunions contribuent à faire prospérer les entreprises. Elles sont autant d’occasions de réfléchir, de collaborer, de prendre des décisions et de faire remonter les informations.

Mais combien de fois êtes-vous sorti de réunion en ayant perdu le fil de la discussion ? C’est pourquoi le compte rendu de réunion est essentiel : rien que sa rédaction peut s’avérer utile. Une étude de l’Université de Tokyo a en effet prouvé qu’écrire sur du papier stimule l’activité cérébrale quand l’on se remémore des informations une heure plus tard.

Découvrez pourquoi la prise de notes de réunion est essentielle à la prospérité de l’entreprise et comment faire un compte rendu dans un esprit de collaboration.

Les notes de réunion, c’est quoi ?

Les notes de réunion sont un compte rendu écrit des échanges, des décisions, des actions à mettre en place et des points à retenir à la suite d’une réunion. Lorsqu’elles sont bien rédigées, elles permettent de saisir des informations essentielles et donnent aux participants une idée claire de la marche à suivre. Elles servent aussi à informer les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion.
Un compte rendu de réunion de qualité comprend en général les éléments suivants :

• Un résumé de l’ordre du jour et des conclusions de la réunion
• Des actions assignées à des équipes/individus spécifiques avec des dates butoirs
• Des suggestions à aborder lors des prochaines réunions
• Des questions soulevées pendant la réunion et leurs réponses
• Des questions ouvertes (en précisant qui doit en assurer le suivi)
• Les décisions clés, les points à retenir et les prochaines étapes

Types de compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion varie en fonction du message que vous souhaitez faire passer. Vous pouvez choisir différents styles : compte rendu de réunion professionnelle, compte rendu de réunion du personnel, compte rendu de réunion hebdomadaire, compte rendu de réflexion personnelle, notes collectives et compte rendu spécifique à un projet.
Chaque type a un objectif spécifique. En voici quelques exemples :

• Le compte rendu de réunion professionnelle résume les discussions cruciales et les points à traiter lors d’une réunion professionnelle.
• Le compte rendu de réunion hebdomadaire peut souligner les principaux points de la réunion de chaque semaine.
• Les notes post-réunion permettent de résumer brièvement ce qui s’est passé et les actions à entreprendre par la suite.

Différence entre les notes de réunion et les comptes rendus

Le compte rendu de réunion est un document formel de ce qui a été dit au cours d’une réunion. Il sert avant tout à documenter de manière officielle ce qui s’est passé lors d’une réunion du conseil d’administration ou d’une réunion officielle. Il peut être utilisé à des fins d’audit, de procès-verbal et à des fins juridiques.

Les notes de réunion sont des résumés plus officieux des principaux points à retenir et des actions à entreprendre. Souvent utilisées pour améliorer la collaboration, elles peuvent contenir des idées de réflexion, des obstacles ou des mises à jour rapides sur un projet.

Méthodes et techniques pour prendre des notes en réunion

Les techniques de prise de notes pour les réunions se déclinent de la classique méthode Cornell à la plus élaborée méthode de la carte mentale.

La méthode Cornell de prise de notes consiste à diviser la page en trois sections :

• Notes et réflexions
• Questions et points à retenir
• Récapitulatif

Vous pouvez aussi ajouter le titre en haut de la page. Cette méthode convient mieux aux personnes qui apprennent de manière linéaire.

Illustration provenant de l’Université de Cornell

La méthode de la carte mentale repose sur la création d’une représentation graphique des idées, des pensées et des discussions. Elle est utile aux personnes qui apprennent de manière non linéaire et visuelle. Elle peut également aider à rassembler les idées issues de plusieurs réunions afin d’identifier les points et les thèmes récurrents.

Illustration provenant de l’Université d’Auckland

Bonnes pratiques pour créer un compte rendu de réunion pertinent

Un compte rendu de réunion efficace permet de faire progresser les conversations et les projets. Adoptez les bonnes pratiques suivantes en matière de prise de notes de réunion :

• Ne prenez en note que les éléments les plus pertinents de la réunion, et non pas tout ce qu’il s’y dit.
• Préparez la réunion en amont afin d’établir un ordre de priorité pour classer les points de discussion.
• Servez-vous d’un modèle de notes de réunion simple à comprendre.
• Utilisez les émojis à bon escient pour abréger les notes.
• Optimisez la prise de notes collective à travers des plateformes de productivité telles que Slack (nous allons y revenir dans quelques instants).
• Ajoutez des actions à entreprendre et attribuez-les à des personnes responsables avec des échéances précises.

Outils numériques et modèles pour les notes de réunion

Modèles de compte rendu de réunion pour plus de précision et de cohérence

Les modèles de notes de réunion fournissent une structure claire pour saisir les points d’action essentiels et les éléments à prendre en compte. L’utilisation de modèles uniformes facilite l’identification et l’interprétation rapides des points essentiels par les parties prenantes et leur permet d’agir en conséquence.

Plusieurs modèles de notes et de compte rendu de réunion à personnaliser sont disponibles en ligne. Choisissez ceux qui correspondent aux préférences, aux objectifs et aux pratiques de prise de notes de votre entreprise.

Voici un modèle de compte rendu de réunion simple pour vous donner une idée :

Enregistrer et retranscrire les réunions

Rédiger manuellement des notes de réunion en temps réel peut s’avérer fastidieux, et il est facile de passer à côté de certains points importants. Avec les enregistrements et les transcriptions de réunions, vous bénéficiez d’un enregistrement automatisé et de la possibilité de consulter la conversation autant de fois que vous le souhaitez.

Dans le cas des réunions en présentiel, vous pouvez utiliser des applications d’enregistrement audio sur smartphone ou encore installer une caméra vidéo et un micro. Les outils de réunion en ligne comme les appels d’équipe Slack permettent d’enregistrer facilement les réunions virtuelles.

Et si vous n’avez pas besoin d’un support visuel, des outils de transcription comme Otter.ai génèrent de manière automatique des transcriptions à partir d’enregistrements audio, pour une prise de notes ultra-rapide.
Utiliser l’IA pour générer des notes de réunion plus rapidement
Vous pouvez optimiser encore davantage le processus de prise de notes de réunion grâce à des outils alimentés par l’IA tels que Fireflies.ai, Huddl.ai et Otter.ai. Leurs assistants de réunion dotés d’une IA peuvent générer directement des notes de réunion et consigner les actions à entreprendre. S’ils sont connectés à Slack, vous pouvez partager ces notes vers les canaux appropriés afin d’accélérer la collaboration après la réunion.

Prise de notes collective et intégration avec Slack

Si chaque intervenant crée ses propres notes sans les partager, ces dernières perdent de leur valeur. La vraie puissance des notes de réunion réside dans leur nature collaborative.

Les canevas Slack vous aident à créer et à partager des notes de réunion virtuelles. Vous pouvez y consigner les principaux points à retenir et y ajouter une liste d’éléments d’action dès le début d’une réunion. Pour un contexte ou une action rapide, vous pouvez aussi créer un lien direct vers des ressources dans des dossiers Google Drive ou des canaux Slack.

Les canevas Slack vous permettent de créer des éléments d’actions à mettre en place et d’assigner des intervenants.

Partager le compte rendu de réunion

Hormis la saisie et la modification des notes de réunion, Slack vous sert également à les partager dans des canaux et des fils de discussion. Vous décidez qui peut consulter et modifier ces notes, réduisant ainsi le risque d’accès non autorisé à des informations sensibles.

Automatiser la prise de notes en réunion

Grâce à la vaste gamme d’intégrations tierces de Slack, vous êtes en mesure d’automatiser le processus de création et de partage des notes de réunion.

Avec l’intégration Fireflies.ai, il est possible de générer des notes de réunion automatisées contenant des actions à entreprendre, des idées, des questions et des informations à retenir. Dans le même esprit, l’intégration Otter.ai vous permet de partager automatiquement des résumés de réunion vers les canaux Slack appropriés.

Créer des notes de réunion efficaces

Des notes de réunion favorisant la collaboration sont indispensables pour tirer le meilleur parti des réunions et des discussions d’équipe. Slack offre des outils collaboratifs de réunion pratiques intégrés comme les canevas et des intégrations tierces pour optimiser le processus de prise de notes.