Der umfassende Leitfaden zum Anfertigen von Meeting-Notizen

Meetings tragen zum Erfolg von Unternehmen bei. Einfach ausgedrückt: Sie sind eine Gelegenheit für Brainstorming, Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung und Feedback.

Aber wie oft bist du schon aus einem Meeting rausgegangen und hast nicht mehr gewusst, was besprochen wurde? Deshalb sind Meeting-Notizen so wichtig. Schon das Aufschreiben kann hilfreich sein. Eine Studie der Universität Tokio hat ergeben, dass das Niederschreiben auf Papier die Gehirnaktivität erhöht, wenn jemand sich nach einer Stunde an Informationen erinnert.

Im Folgenden erfährst du, warum Meeting-Notizen für den Geschäftserfolg entscheidend sind und wie du sie im Team erstellen kannst.

Was sind Meeting-Notizen?

Meeting-Notizen oder Besprechungsnotizen sind eine schriftliche Aufzeichnung der wichtigsten Diskussionen, Entscheidungen, Maßnahmen und Erkenntnisse aus einem Meeting. Wenn sie richtig gemacht werden, erfassen sie wichtige Informationen und geben den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, was als nächstes zu tun ist. Außerdem halten sie alle, die nicht am Meeting teilgenommen haben, auf dem Laufenden.
Gute Meeting-Notizen enthalten in der Regel Folgendes:

• Eine Zusammenfassung der Agenda und der Ergebnisse der Besprechung
• Aktionspunkte, die bestimmten Teams/Einzelpersonen zugewiesen wurden, mit Fristen
• Frische Ideen für künftige Besprechungen
• Fragen, die während des Meetings aufgetaucht sind, und die entsprechenden Antworten
• Offene Fragen (mit Angabe der Personen, an die sie weitergeleitet werden sollen)
• Wichtige Entscheidungen, die wichtigsten Punkte und nächste Schritte

Arten von Meeting-Notizen

Besprechungsnotizen können variieren, je nachdem, welche Inhalte du vermitteln möchtest. Zur Auswahl stehen verschiedene Stile: geschäftliche Meeting-Notizen, Notizen zu Mitarbeiterbesprechungen, wöchentliche Meeting-Notizen, persönliche Überlegungen, Notizen zur Zusammenarbeit und projektspezifische Notizen.
Jede Art dient einem bestimmten Zweck. Zum Beispiel:

• Notizen zu Geschäftsmeetings fassen die wichtigsten Diskussionen und Aktionspunkte eines Geschäftsmeetings zusammen
• Wöchentliche Besprechungsnotizen können einen Überblick über die wichtigsten Punkte des wöchentlichen Meetings geben
• Notizen nach dem Meeting können eine schnelle Zusammenfassung der Ereignisse und der nächsten Schritte bieten

Der Unterschied zwischen Meeting Notes und Protokollen

Meeting-Protokolle sind eine offiziellere Aufzeichnung dessen, was in einem Meeting gesagt wurde. Sie dienen in erster Linie als formelle Dokumentation der Ereignisse während eines Vorstandsmeetings oder einer offiziellen Versammlung. Sie können für Prüfungszwecke und rechtliche Zwecke verwendet werden.

Meeting-Notizen sind eher informelle Zusammenfassungen der wichtigsten Ergebnisse und Aktionspunkte. Sie werden oft zur Verbesserung der Zusammenarbeit verwendet und können Brainstorming-Ideen, Probleme oder kurze Projekt-Updates festhalten.

Verfahren und Techniken zur Erstellung von effektiven Besprechungsnotizen

Die Verfahren zum Aufzeichnen von Notizen in Besprechungen reichen von der einfachen Cornell-Methode über KI-Meeting-Notizen bis hin zur aufwendigen Mind-Mapping-Methode.

Bei der Cornell-Methode wird die Seite in drei Abschnitte unterteilt:

• Anmerkungen und Überlegungen
• Fragen und Schlussfolgerungen
• Zusammenfassung

Du kannst auch den Titel am Anfang hinzufügen. Diese Methode eignet sich am besten für linear lernende Personen.

Bild über Cornell University

Die Mind-Mapping-Methode beinhaltet die grafische Darstellung von Ideen, Gedanken und Diskussionen. Sie ist hilfreich für nicht-linear und visuell Lernende. Sie kann auch dabei helfen, Erkenntnisse aus mehreren Besprechungen zusammenzutragen, um gemeinsame Ideen und Themen zu identifizieren.

Bild über The University of Auckland

Bewährte Verfahren für produktive Meeting-Notizen

Effektive Besprechungsnotizen helfen, Gespräche und Projekte voranzubringen. Verwende diese bewährten Verfahren zum Anfertigen von Besprechungsnotizen:

• Notiere dir nur die wichtigsten Details des Meetings, statt jedes Wort zu erfassen.
• Bereite vor dem Meeting Notizen vor, um die wichtigsten Diskussionspunkte zu priorisieren.
• Verwende eine leicht verständliche Gliederungsvorlage für deine Meeting-Notizen.
• Verwende Emojis gezielt als Kurzzeichen.
• Nutze kollaborative Notizen mit Produktivitätsplattformen wie Slack (mehr dazu in Kürze).
• Füge Aktionspunkte ein und weise sie den Verantwortlichen mit klaren Fristen zu.

Digitale Tools und Vorlagen für Notizen zu Geschäftsmeetings

Vorlagen für Meeting-Notizen für mehr Klarheit und Konsistenz

Vorlagen für Meeting-Notizen schaffen eine klare Struktur für die Erfassung wichtiger Aktionspunkte und Schlussfolgerungen. Die Verwendung einheitlicher Vorlagen erleichtert es den Beteiligten, relevante Punkte schnell zu erkennen, zu interpretieren und entsprechend zu handeln.

Im Internet findest du mehrere anpassbare Vorlagen für Besprechungsnotizen. Wähle eine aus, die zu den Präferenzen, Zielen und Aufzeichnungsmethoden deiner Organisation passt.

Hier ist eine einfache Vorlage für eine Meeting-Notiz als Beispiel:

Nimm Meetings auf und transkribiere sie

Das manuelle Verfassen von Meeting-Notizen in Echtzeit kann mühsam sein, und es kann leicht passieren, dass du wichtige Punkte übersiehst. Mit Aufzeichnungen und Transkripten von Meetings steht dir eine automatische Aufzeichnung zur Verfügung, und du kannst die Unterhaltung so oft wie nötig wiederholen.

Für persönliche Meetings kannst du Audio-Aufnahme-Apps auf Smartphones verwenden oder eine Kamera und ein Mikrofon aufstellen. Und mit Online-Meeting-Tools wie Slack-Huddles lassen sich virtuelle Meetings problemlos aufzeichnen.

Wenn du kein Bildmaterial benötigst, generieren Transkriptionstools wie Otter.ai automatisch Transkripte von Audioaufnahmen, was die Erstellung von Notizen zu einem Kinderspiel macht.
Nutze KI zur schnelleren Erstellung von Meeting-Notizen
Mit KI-gestützten Tools wie Fireflies.ai, Huddl.ai und Otter.ai kannst du den Prozess des Erstellens deiner Meeting-Notizen noch weiter optimieren. Diese KI-Meeting-Assistenten können automatisch KI-Meeting-Notizen erstellen und Aktionspunkte erfassen. Wenn sie über Slack verbunden sind, kannst du die Notizen effizient in den entsprechenden Channels teilen, um die Zusammenarbeit nach dem Meeting zu beschleunigen.

Anfertigen von Notizen im Team und Integration mit Slack

Wenn alle Teilnehmenden ihre eigenen Notizen erstellen und diese nicht mit anderen teilen, haben sie keinen großen Wert. Die wahre Stärke effektiver Meeting-Notizen liegt in ihrem gemeinschaftlichen Charakter.

Mit Slack Canvas kannst du virtuelle Besprechungsnotizen erstellen und teilen. So kannst du die wichtigsten Erkenntnisse protokollieren und direkt in der Besprechung eine Checkliste mit Aktionspunkten hinzufügen. Für schnelle Zusammenhänge oder Maßnahmen kannst du auch direkt auf Ressourcen in Google Drive-Ordnern oder Slack- Channels verweisen.

Mit Slack Canvas kannst du Aktionspunkte erstellen und den Beteiligten zuweisen.

Teile Meeting-Notizen

Mit Slack kannst du nicht nur Besprechungsnotizen erfassen und bearbeiten, sondern sie auch in Channels und Threads teilen. Du bestimmst, wer diese Notizen sehen und bearbeiten kann, und minimierst so das Risiko des unbefugten Zugriffs auf sensible Informationen.

Automatisiere Meeting-Notizen

Mit der umfangreichen Palette an Drittanbieter-Integrationen von Slack kannst du auch den Prozess der Erstellung und des Teilens von Besprechungsnotizen automatisieren.

Mit der Fireflies.ai-Integration kannst du automatische Meeting-Notizen mit Aktionspunkten, Erkenntnissen, Fragen und Schlussfolgerungen erstellen. Ebenso ermöglicht die Otter.ai-Integration das automatische Teilen von Meeting-Zusammenfassungen in den richtigen Slack-Channels.

Erstelle effektive Meeting-Notizen

Meeting-Notizen, die die Zusammenarbeit fördern, sind unverzichtbar, um das Beste aus Team-Meetings und Diskussionsrunden herauszuholen. Slack bietet praktische integrierte Tools wie Canvas und Integrationen von Drittanbietern, um die Erstellung von Notizen zu vereinfachen.