営業活動のタスク管理を適切に行いたいと考えているものの、具体的な管理方法が確立できていないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、営業が行うべきタスク管理と実践するための手順のほか、意識すべきポイントをわかりやすく解説します。合理的なタスク管理を行うために、ツールを活用するメリットも紹介していますので、日々の営業活動にお役立てください。
タスクとは取り組むべき業務の最小単位
タスクとは、取り組むべき業務の最小単位のことを指します。例えば営業が商談に臨むなら、事前準備を整える必要があるでしょう。これをタスクで考えるなら、商談準備という大きな単位ではなく「商談先のリサーチ」「ヒアリングシートの作成」「仮説の設定」といったように、具体的な作業単位まで細分化します。
タスクとプロジェクトの違い
タスクと似た業務単位に、プロジェクトがあります。2 つの違いは、タスクが業務の最小単位を指すのに対して、プロジェクトは目標達成に向けて実行される一連の業務である点です。
プロジェクトの目的を達成するために必要な業務を細分化していった結果、個々の業務単位まで細分化されたものがタスクと言えます。
タスクとTo Doの違い
To Do は、タスクと似たイメージの言葉です。To Do は「いずれやるべきこと」を表す言葉で、一般的に明確な期限が決められているわけではありませんが、近い将来処理すべき作業を表しています。
反対に、タスクには通常、明確な期限が設けられています。ですから、やるべきことを羅列したものが To Do、ゴールから逆算して「いつまでに」「何を」やるべきかを可視化したものがタスクです。
営業のタスク管理が与える効果
営業がタスク管理をする理由は、業務や売上などに良い効果を与えるからです。ここでは、営業がタスク管理することで、どのような効果があるのかを解説しましょう。
売上の拡大
適切なタスク管理を行うことは、売上の拡大に寄与します。売上伸長に直結するタスクを優先し、反対に売上に直接寄与しない業務の優先度を下げることにより、効率良く売上拡大を目指せるからです。
業務効率化
タスクの重要度に応じて優先順位を明確にすることにより、業務効率化を実現できます。時間あたりに処理できる業務量を増やしていくことは、効率が良く生産性の高い働き方を実現するうえで重要です。
抜けや漏れの防止
取り組むべきタスクに優先順位をつけて処理していくことで、業務の抜けや漏れを防止できます。複数の見込み顧客への対応が同時並行で進行するような場合でも、取り組むべきタスクが明確になっていれば未着手のまま放置されることはありません。
必要業務の明確化
何をいつまでに完了させるべきか、業務を明確にしておくことも重要なポイントです。優先度の低い業務に時間をかけすぎたり、不要な業務に取り組んでしまったりするリスクを抑制し、重要な業務から順に完了させられます。
カスタマーサクセスの実現
適切なタスク管理は、カスタマーサクセスの実現にも寄与します。顧客からの要望や問い合わせに迅速に対応することは、顧客満足度を向上させるために不可欠です。タスク管理が適切に行われていれば、突発的な要望や問い合わせにも対処しやすくなり、結果としてカスタマーサクセスが実現します。
営業のタスク管理が難しい理由
営業にとってタスク管理が難しいと感じる背景には、いくつかの要因があります。主な要因は下記の 6 点となりますので、何がタスク管理を困難にしているのかを理解しておきましょう。
優先順位がつけられない
優先順位がつけられないことは、タスク管理が難しいと感じる要因のひとつです。ささいな作業でもおろそかにせず誠実に取り組むことと、優先順位がつけられないことは異なります。
作業の重要度を考え、重要な作業から先に処理していく習慣を身に付けていくことが大切です。
営業活動が少ない
営業活動が少ないことも、営業がタスク管理を難しいと感じる原因のひとつです。営業活動以外の事務処理時間に余裕があると、タスク管理が不十分であっても業務を遂行できていると錯覚しがちです。
結果としてタスク管理が習慣化しないばかりか、事務処理に時間をかけて営業活動の時間が増えないという悪循環に陥ってしまいます。
期待に応えたいと考える
周囲の期待に応えたいという思いが強すぎることも、タスク管理を難しくしている原因のひとつです。与えられた作業に全力で取り組もうとするあまり、営業活動の全体像が見えなくなるのです。
その結果、実際には期日まで余裕がある作業でも後回しにできず、より重要度の高い仕事を先送りにしているケースも少なくありません。
残業の多さ
残業が常態化すると、タスク管理の能力を低下させる要因になります。仕事が終わらない場合には残業すればいいという発想になりやすく、仕事に優先順位をつける習慣が身に付かないからです。
膨大な量の To Do リストを上から順に片付けていくようなやり方は、残業が減らない働き方の典型と言えます。
打ち合わせの時間が長い
打ち合わせの時間が長引くことも、タスク管理を難しくする要因となります。
目的やゴールを決めずに打ち合わせを実施したり、打ち合わせとは関係のない話題に脱線したりしないように注意しましょう。
作業で迷う時間が長い
作業で迷い、手が止まる時間が長いとタスク管理が困難になります。ゴールから逆算して仕事にかける時間を考えないために、目の前の仕事に振り回されてしまいます。
結果として仕事の全体像がとらえられず、目の前の作業を片付けることに精一杯になりがちです。
営業のタスク管理の手順
続いては、営業のタスク管理を行う際の、基本的な手順を解説します。タスク管理に苦手意識を抱いている方は、下記の手順で進めていくのがおすすめです。
1. タスクのリストアップ
初めに、目的達成のために必要なタスクをリストアップしていきます。この段階では、重要度や所要時間は考慮せず、タスクを漏れなく挙げていくことがポイントです。
2. タスクの優先順位を分類
タスクのリストアップを終えたら、抽出されたタスクに優先順位をつけていきます。緊急度・重要度を踏まえて、客観的な視点でタスクの優先度を判断することが大切です。
取り組みやすい作業やわかりやすい作業から着手することのないよう、注意しましょう。
3. スケジュールや期限を設定
タスクごとに期限を決め、無理なく進められるようスケジュールを組みます。タスクによっては、想定よりも時間を要するものが出てくる可能性もあります。タスクとタスクの間には適度な空白時間を設け、不測の事態に対応できるようにしておくのがポイントです。
4. 進捗状況の管理
タスクに着手し始めたら、途中経過の進捗を管理してください。予定の期日に間に合いそうか、現状何 % までタスクが完了しているのかを意識しましょう。
5. 改善の実施
想定よりも時間がかかっているタスクに関しては、原因を特定して改善ください。タスク管理を進めるなかで出てきた改善点を、すみやかに行動へと反映させていくことが重要です。
こうした PDCA サイクルを日常的に回すことで、タスク管理の精度を向上させられます。
タスクマネジメントで意識すべきこと
タスク管理に必要なマネジメントの能力を高めていくには、意識しておくべきポイントがいくつかあります。実践できていない点や不十分な点を改善していくことが大切です。
タスクの単位に注意する
タスクの単位が大きすぎると、処理すべきことの具体的な内容が見えにくくなります。例えば、商談準備では具体的にどのような作業が発生するのか、より細かく分けた状態でタスク管理をしましょう。
タスクは時間で区切る
タスクは終わるまで続けるのではなく、完了時間を区切っておかなくてはなりません。終わらなければ残業するのではなく、いつまでに完了させるのかを決めて取り組むことで、タスクをマネジメントしやすくなります。
優先順位を決める
緊急度・重要度に応じてタスクの優先順位を決める習慣を身に付けていくことも、タスクマネジメントで意識したいポイントです。すべてのタスクについて緊急度と重要度をランク付けし、緊急かつ重要な業務から優先的に取り組みましょう。
余裕を持ったスケジュールを組む
スケジュールに余裕を持たせておくことも、タスクマネジメントには必要です。スケジュールに余裕がないと、想定外に時間がかかったり、緊急の顧客対応があったりした場合、計画が崩れてしまいます。どのような事態にも柔軟に対応できるよう、調整用の時間を設けてください。
タスク管理を負担にしない
タスク管理のために詳細なスケジュール表を作成したり、手間のかかる管理方法で進めたりしていると、管理自体が負担になりかねません。
できるだけシンプルな方法で管理を行うのが、タスクマネジメントのポイントです。
全体像を把握する
仕事の全体像をとらえたうえでタスク管理を実践していくことは、タスクマネジメントの重要なポイントです。全体像を把握することで、タスクの優先順位についても適切に判断しやすくなるはずです。目の前のタスクではなく、仕事全体のなかでどのような位置付けのタスクに取り組んでいるのか意識する必要があります。
進捗確認を随時行う
タスクマネジメントでは、タスクの進捗確認をできるだけこまめに行うことが大切です。作業が遅延する兆候を見つけることが、進捗確認を行う主な目的です。タスクが完了した時点で「想定よりも遅れました」と報告されても意味がありません。途中経過の進捗をこまめに把握することで、現状予定よりも進んでいるのか、遅れているのかを常に把握していく必要があります。
情報共有を迅速に行う
タスク管理をチーム単位で実施する場合には、情報共有をいかに迅速に行えるかがカギを握ります。できるだけリアルタイムの状況を共有できるよう、進捗状況はこまめに更新することが大切です。
わかりやすい表現で管理する
現状の進捗状況や残りのタスク量、スケジュールなど、わかりやすい方法で管理することもタスクマネジメントに必要です。文章で書かれているよりも、グラフや数値で表示されているほうが視覚的にわかりやすいケースもあるでしょう。また、チーム単位でタスク管理を行う際には、チーム内の統一したフォーマットで管理しましょう。
部署やチームは一括してマネジメントする
部署やチーム単位で、まとめてタスク管理を実施していくことも大切です。タスク管理を個々の営業担当者に任せてしまうと、進捗状況や活動内容がブラックボックス化しかねません。部署・チーム全体で成果を上げていくためにも、一括してタスク管理を実践していくことをおすすめします。
時間を取られないタスクはすぐに実行する
緊急度・重要度にかかわらず、短時間で終えられるタスクはその場で処理してしまうことが、タスクマネジメントでは大切です。
例えば、「取引先から届いたメールに返信する」といったタスクであれば、すぐに対処できます。時間を取られないタスクはすぐに実行し、タスクの総量を増やさないようにしましょう。
タスクマネジメントに活用できる管理方法
次に、タスクマネジメントを合理的かつ効率的に進めるうえで、おすすめの管理方法を紹介します。自分に合った管理方法を見つけ、取り入れていくことが大切です。
手書きで管理する
手帳やノートに手書きで管理していくのも、タスクマネジメントでおすすめの管理方法です。付箋を活用することで、記載内容を移動したり追加・削除したりすることも簡単にできます。
ただし、タスク管理の状況をほかのメンバーと共有しにくいため、個人的にタスク管理をしたい場合に適した方法です。
表計算ソフト
表計算ソフトで、タスク一覧と進捗状況の一覧表を作成することも、タスクマネジメントにおすすめです。自由にカスタマイズできるうえ、一度フォーマットを作成すれば別のタスク管理にも流用できます。
デメリットとしては、タスクの完了予定日が近づいたことを伝える通知機能がないことです。
タスク管理ツール
手軽で確実なタスク管理方法として、タスク管理ツールの活用が挙げられます。スケジュール管理機能やリマインダー機能など、営業のタスク管理に必要な機能が標準搭載されている点が大きなメリットです。
また、パソコンやスマートフォンに対応したリマインダー機能を備えているツールもあるため、通知を確認することで期日を意識しやすくなるというメリットもあります。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスク管理ツールを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、タスク管理ツールを導入することで、どのように営業のタスク管理が楽になるかを解説しましょう。
タスクを可視化する
タスク管理ツールの多くは、タスク一覧と進捗状況を見やすく表示するレイアウトになっています。タスクが可視化されることにより、仕事の全体像を把握しやすくなるほか、現在の進捗状況を一目で確認できます。チームや部署単位でタスク管理をしたい場合にも最適です。
煩雑化を防げる
部署やチーム内で利用するツールを統一することにより、タスク管理が煩雑になるのを防げます。全員の進捗状況を一覧表示するなど、用途や目的に応じて表示方法を変えられるツールも少なくありません。タスク管理が属人化するのを防ぐ意味でも、タスク管理ツールを活用しましょう。
コア業務に集中できる
タスク管理ツールには、営業のタスク管理に必要な機能が標準搭載されています。ですから、タスク管理のための時間を必要とせず、営業担当者として本来取り組むべきコア業務に集中する時間を確保できるのです。
ナレッジが蓄積する
タスク管理ツールは、過去の進捗管理状況が蓄積できるので、成功例や失敗例の振り返りに役立ちます。タスク管理に長けた営業担当者の管理方法から学びを得るなど、蓄積されたナレッジからさまざまな活用方法が想定できます。
Slack をタスク管理に活用する
インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの「Slack」は、タスク管理に活用できます。タスク管理に役立つ Slack の主な機能は下記のとおりです。
ワークフロービルダーで営業タスクを自動化する
Slack には、定型的な業務を自動化できるワークフロービルダーが備わっています。コーディングは一切不要で、日常的な業務プロセスの自動化が可能です。営業タスクをワークフロービルダーで自動化すれば、タスク管理に役立ちます。
報告や共有、進捗確認は、チャンネル投稿やクリップで行う
タスク管理に必要な営業活動に関する報告事項や共有事項、進捗確認などは、Slack のチャンネル投稿やクリップで行えます。外出先で情報を共有する機会が多い営業担当者にとって、いつでもコミュニケーションをとれることは業務を効率的にします。
突発的な事案や簡易な相談は、ハドルミーティングを使って対応する
営業活動のなかで突発的な対応が必要になった場合などは、ハドルミーティングを活用することでスピーディに対応できます。タスクの実行に遅延が起きそうな場合などでも、すぐに連絡することが可能です。
営業のタスク管理は、小さな工夫の積み重ねで実現可能
タスク管理と聞くと、難しそうなイメージを抱くかもしれません。ですが、タスク管理を適切に実施できるようになれば、営業活動をより効率的に進められます。また、情報共有や進捗管理の最適化という点でも、大きなメリットを得られます。
今回ご紹介した手順やポイントを参考に、タスク管理の精度を高めていきましょう。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。