Comment élaborer un tableau de suivi de projet ?

Pour rester organisé tout au long du cycle de vie d’un projet et suivre son évolution pas à pas, le tableau de suivi est idéal. Il vous permet de centraliser les informations afin de gérer les différentes tâches, les délais et les responsabilités de chaque collaborateur. Dans cet article dédié au tableau de suivi de projet, nous vous livrons les bonnes pratiques pour créer un tel tableau. Vous pourrez ainsi garder le cap et réussir votre projet dans les meilleures conditions.

Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de projet ?

Un tableau de suivi de projet est un outil vous permettant de suivre, contrôler et communiquer efficacement sur l’avancement des tâches d’un projet. Il offre une représentation visuelle de l’ensemble des éléments du projet, tels que les ressources humaines et financières ainsi que les objectifs à atteindre. Grâce à lui, les acteurs du projet ont la capacité de suivre son évolution, de rester sur la bonne voie et d’ajuster les processus si nécessaire.

Évoluant au fil du projet pour coller au plus près à la réalité du terrain, le tableau de suivi va favoriser l’implication des membres et un pilotage efficace du projet.

Il comporte notamment les éléments suivants :

• Liste des tâches : Chaque tâche est inventoriée et détaillée dans le tableau de suivi pour ne rien oublier ;
• Dates clés du projet : Toutes les dates importantes sont intégrées dans cet outil. C’est le cas par exemple des jalons et des échéances ;
• Priorités opérationnelles : Les tâches et activités sont classées par ordre d’importance afin d’atteindre les objectifs fixés dans les temps ;
• Ressources allouées : Pour chaque tâche listée, les ressources financières, humaines et matérielles sont indiquées ;
• Indicateurs de performance : Différents KPIs ou indicateurs clés de performance sont utilisés pour mesurer la performance tout au long du projet.

Bien entendu, selon les besoins, il est possible d’ajouter au sein du tableau de suivi de projet d’autres éléments tels que les responsabilités de chaque collaborateur, le statut des tâches ou les risques à prendre en considération.

Pourquoi utiliser un tableau de suivi de projet ?

Le tableau de suivi accompagne l’équipe projet dans l’atteinte de ses objectifs en l’aidant à rester sur la bonne voie. La représentation visuelle des tâches permet, par exemple, de savoir quelles tâches ont été accomplies, lesquelles sont en cours et lesquelles sont planifiées.

Cet accès constant à une information qualitative est un facteur important de la réussite d’une équipe projet. Une communication fluide favorise la collaboration entre les différents membres. Chacun sait où en est le projet, ce que font les autres collaborateurs et cela permet de fluidifier les échanges et d’améliorer la productivité.

Par ailleurs, le tableau de bord de gestion de projet est aussi parfait pour accéder à une vision globale du projet. Le chef de projet a alors la capacité de prévoir les obstacles et d’identifier les goulets d’étranglement. Il est donc en mesure de résoudre les problèmes et de proposer des solutions avant que les problèmes ne se transforment en véritable blocage pour l’équipe projet.

Comment utiliser un tableau de bord de projet ?

Si le tableau de bord de projet possède de sérieux atouts, il est toutefois conseillé de mettre en place de bonnes pratiques pour en tirer pleinement avantage. Nous vous recommandons de porter une attention particulière aux points suivants.

Choisir le bon format

La première bonne pratique consiste à sélectionner un format adapté à votre équipe et à la portée du projet. Le support peut notamment être un tableau blanc sous format physique, de simples feuilles de calcul ou une plateforme complète de gestion de projet.

Déterminer les KPIs

Un autre point absolument déterminant pour la réussite du projet est la définition des indicateurs clés de performance. En fonction de vos besoins, ces derniers peuvent varier. Cependant, dans la majorité des cas, un tableau de suivi intègre le pourcentage d’achèvement des différentes tâches, les échéances à respecter, mais aussi l’utilisation des différentes ressources allouées au projet.

Favoriser l’accessibilité

Enfin, la communication interne et la transparence des informations sont des éléments cruciaux. Pour cette raison, la représentation visuelle des informations doit être parfaitement compréhensible pour tous. N’utilisez pas de jargon technique sous peine de brouiller le message. Plus l’information est claire, plus les collaborateurs sauront exactement ce qu’ils doivent faire et plus ils seront impliqués dans le projet.

Quel outil choisir pour élaborer un tableau de suivi de projet ?

Pour une gestion efficace de votre projet, les outils disponibles ne manquent pas. Cependant, tous ne correspondent pas aux problématiques qui vous sont spécifiques. C’est la raison pour laquelle il est très important de prendre en compte plusieurs éléments afin de faire le bon choix.

Voici quelques critères à prendre en considération :

• Fonctionnalités proposées : Listez les fonctionnalités dont vous avez besoin et optez pour le logiciel qui se rapproche le plus de vos exigences ;
• Compatibilité logicielle : Il est indispensable que le logiciel que vous choisissez s’intègre parfaitement avec votre SI et vos flux de travail actuels ;
• Courbe d’apprentissage : L’outil doit être un modèle de simplicité afin que vos collaborateurs puissent rapidement le prendre en main et l’utiliser de manière optimale ;
• Coût de la solution : Vérifiez que la plateforme sélectionnée propose un coût d’utilisation correspondant aux ressources allouées au projet.

Il est fortement recommandé de prendre le temps d’évaluer différentes solutions logicielles. Si, en vous hâtant trop, vous faites un mauvais choix logiciel, vous risquez de prendre du retard tout augmentant le budget du projet de manière parfois significative.

Quelles sont les étapes pour créer un tableau de bord projet ?

Le déploiement d’un tableau de bord de projet est idéal pour améliorer les conditions de travail des membres de l’équipe. Ces derniers auront un meilleur accès à l’information et le suivi des tâches sera optimal. Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il est indispensable de suivre certaines étapes afin de concevoir pas à pas un tableau de bord performant.

Identifiez les objectifs

Échangez avec les acteurs du projet pour définir clairement les objectifs du tableau de bord. En effet, un tel outil peut être utilisé pour suivre l’avancement d’un projet, mais aussi pour communiquer avec les parties prenantes ou aider à la décision. Bien qu’un tableau de bord puisse répondre à tous ces usages, une grande précision en amont permet de le bâtir sur des bases solides.

Choisissez le format et les KPIs

Ensuite, listez les indicateurs clés les plus pertinents pour votre projet. Ils sont très importants, car c’est eux qui vont vous permettre de suivre la performance tout au long du projet. Les KPIs régulièrement utilisés dans ce cadre sont le respect du budget, le calendrier des échéances, les performances des collaborateurs ou bien encore la satisfaction client.

Structurez votre tableau de bord

Vous pouvez désormais commencer à mettre en forme votre tableau de suivi. Favorisez la lisibilité des informations en intégrant des graphiques, des diagrammes ou des tableaux pour ensuite être en mesure de communiquer facilement avec les acteurs du projet.

Collectez et intégrez les données

Afin d’alimenter votre tableau, collectez toutes les données nécessaires et intégrez-les au sein de votre outil. Vos KPIs pourront alors mesurer efficacement la performance de l’équipe. N’oubliez pas de mettre à jour les données tout au long du projet pour que le tableau soit actualisé en permanence.

Testez et faites valider l’outil

Enfin, partagez le tableau de bord avec des collaborateurs pour recueillir leur ressenti. Ces derniers pourront notamment vous faire un retour sur la facilité d’utilisation ou la pertinence des KPIs. En prenant en compte ces précieux commentaires, affinez le tableau de bord jusqu’à obtenir une version finalisée et exploitable.

Une gestion de projet facilitée

En optant pour un outil adapté à vos besoins et en suivant les étapes incontournables lors de sa conception, le tableau de suivi de projet est un allié puissant de votre productivité. Il facilite la planification et le suivi des tâches, favorise la communication et s’avère être un outil idéal pour mettre en place le suivi de la performance.