C’est toujours frustrant de ne pas retrouver un fichier, alors dans une petite entreprise qui manque de temps et de ressources, c’est encore plus pénible.
Les cofondateurs de Stockpress, Jessica Storry et Ian Parkes, étaient régulièrement confrontés à ce problème. Ils dirigeaient une agence de web design et de développement de logiciels avec leurs autres partenaires cofondateurs, Bart Romanowski et Kamila Romanowska. Pour coordonner les ressources et les livrables, ils utilisaient à la fois Dropbox et les e-mails. « Mais à chaque fois que quelqu’un cherchait quelque chose, il avait du mal à le trouver », indique Jessica Storry. « Nous n’avions aucun moyen de tout centraliser. » Ils ont donc conçu un outil en libre-service qui permet aux petites et moyennes entreprises de gérer avec succès leurs propres ressources numériques : Stockpress était né.
Avec huit collaborateurs à temps plein et quatre à temps partiel, Stockpress a commencé à utiliser Slack après qu’un client l’a ajouté à son espace de travail. « Je ne sais pas comment nous avons pu nous passer de Slack », déclare Jessica Storry, qui est également PDG de Stockpress. « Nous étions vraiment bien moins rapides et efficaces. ».
Le siège de Stockpress se situe à Boston, mais l’entreprise plébiscite le télétravail en encourageant ses équipes à travailler dans Slack, où qu’elles se trouvent. Elle a délaissé le côté formel et peu pratique des e-mails au profit de Slack Connect, qui libère les communications des boîtes de réception cloisonnées et les intègre dans les canaux Slack. Cela leur permet de collaborer en toute sécurité non seulement avec des clients externes, mais aussi avec des partenaires et des travailleurs indépendants.
« La rapidité avec laquelle on fait les choses est remarquable », déclare Ian Parkes, directeur financier chez Stockpress. La transparence que l’outil offre à sa petite équipe lui permet de gagner du temps et d’accroître sa productivité au quotidien. « Nous avons une visibilité totale sur la situation sans avoir besoin d’organiser une réunion ou d’obtenir une explication de la part de quelqu’un », déclare Jessica Storry. « Cela n’était pas possible avec les e-mails. »
Slack fait partie intégrante de notre collaboration avec les clients, les partenaires et les indépendants. Sans cette plateforme, je ne sais pas comment nous gérerions notre entreprise.
Coordonner facilement des partenariats à évolution rapide
Stockpress utilise Slack Connect avec tous ses clients les plus importants. « Lorsqu’ils ont besoin de moi, je peux répondre beaucoup plus rapidement que si j’avais manqué un e-mail », indique Jessica Storry. Outre les clients, l’entreprise utilise cette fonctionnalité pour travailler avec des partenaires de développement externes et des indépendants. « Tout le monde est dans Slack avec nous : c’est notre principale source de communication. »
En fait, un nouveau partenariat de Stockpress avec Webflow a été presque entièrement orchestré dans Slack Connect. « Du projet initial et du développement du produit jusqu’au lancement, 99 % de notre communication s’est faite sur Slack », déclare Ian Parkes. « Slack Connect a réuni les partenariats, les équipes commerciales, de développement, des ventes et du marketing de chaque entreprise pour accélérer le lancement. Nous n’aurions jamais pu travailler aussi rapidement autrement. C’était instantané. »
Par exemple, à un moment donné, Webflow a demandé la création d’une promo, et en quelques secondes, l’équipe marketing était dans le canal Slack en train de se connecter avec le service commercial pour que cela se mette en place. « C’était vraiment plus facile de coordonner tous les éléments et les personnes dans Slack », indique Jessica Storry. Le contexte fourni par Slack permet également à chaque nouvel intervenant de se joindre à l’équipe et de s’intégrer rapidement. « J’apprécie de pouvoir me référer à Slack dans le feu de l’action, de faire les choses plus rapidement et de l’utiliser comme un index. »
L’une des raisons qui nous a convaincus de choisir un forfait payant est que nous voulions pouvoir retrouver nos anciens messages, ce qui est très utile compte tenu de la richesse de notre historique.
Une meilleure façon de télétravailler
Pour optimiser les opérations et rester compétitif avec des ressources limitées, Stockpress puise dans les nombreuses intégrations de Slack, comme Intercom, qui envoie des alertes directement dans Slack dès que quelqu’un a besoin d’aide, et Asana, qui organise les tâches et assure la coordination des objectifs du projet. Bien sûr, l’entreprise est également en train de créer sa propre application dans Slack, qui permet de rester facilement à jour sur les nouveaux fichiers, les commentaires, les annotations, et plus encore.
« J’aime aussi utiliser l’intégration Google Agenda pour que mes coéquipiers, clients et partenaires sachent que je suis en réunion lorsque je ne réponds pas », déclare Jessica Storry. L’application Google Agenda définira automatiquement votre statut Slack sur En réunion ou Absent(e) en fonction de votre calendrier, aidant ainsi vos collègues à savoir quand ils peuvent s’attendre à une réponse de votre part.
Largement constitué d’équipes à distance, avec des clients, des indépendants et des partenaires répartis dans le monde entier, Stockpress s’appuie sur Slack pour non seulement collaborer, mais aussi renforcer la cohésion et la transparence quels que soient les fuseaux horaires. « Les appels d’équipe sont l’une de mes fonctionnalités préférées », indique Jessica Storry. « J’apprécie le fait que mes coéquipiers puissent voir quand nous participons à un appel d’équipe. Si nous ne répondons pas, ils savent pourquoi. » À l’instar de l’application Google Agenda, les appels d’équipe mettent automatiquement à jour votre statut Slack pour que tout le monde soit au courant.
Le monde des petites entreprises, en perpétuelle évolution, peut représenter un défi, mais Stockpress utilise Slack pour développer sa croissance depuis n’importe où. L’équipe peut accélérer les communications, gérer les flux de travail et cultiver les relations avec ses clients, tout en profitant de la flexibilité et de la liberté de diriger son entreprise.
