Che cos’è un tabellone Kanban online e come funziona?

Kanban è senza dubbio uno dei metodi di gestione dei progetti più utilizzati al mondo. Secondo il rapporto State of Kanban 2022, organizzazioni di tutte le dimensioni utilizzano Kanban nei loro progetti e l’87% dei suoi fruitori ritiene che sia molto più efficace di altre metodologie.

A seguito dell’ampia accettazione odierna nel mondo degli affari, la stragrande maggioranza delle aziende utilizza gli strumenti Kanban online, che consentono di creare tabelloni e condividere facilmente i compiti in team. Tra i tanti esistenti, Jira, Trello, Asana o Kanbanize sono tra i più utilizzati.

In questo articolo approfondiremo il concetto di tabelloni Kanban online, imparando come utilizzarli per migliorare la gestione dei progetti e aumentare la produttività dei team. Inoltre, daremo un’occhiata agli strumenti Kanban web più consigliati

Cos’è Kanban e come funziona?

Kanban è un metodo o una tecnica di gestione dei progetti che consente di rappresentare visivamente i compiti da svolgere utilizzando schede Kanban. Questo agile metodo si è sviluppato nell’industria manifatturiera giapponese e viene tradotto in italiano come “insegne personalizzate” (kan=segno e ban=tabelloni).

Le schede Kanban sono organizzate su un tabellone molto visivo diviso in colonne, che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro, da quelle in sospeso a quelle completate. I progetti sono suddivisi in piccoli compiti che vengono assegnati ai membri del team, i quali hanno la responsabilità di svolgerli, portando a una modifica dello stato e, quindi, un cambio di colonna.

Questo processo migliora la visibilità e il controllo dei compiti, consentendo ai team di identificare i colli di bottiglia, migliorare l’efficienza e ottenere un flusso di lavoro continuo. Inoltre, i tabelloni Kanban favoriscono la comunicazione e la collaborazione all’interno del team, in quanto tutti i membri possono vedere lo stato attuale del progetto e sapere a quali compiti si sta lavorando.

Kanban promuove anche la qualità e l’efficienza grazie al concetto di WIP (Work in Progress), che limita la quantità di lavoro in corso per evitarne il sovraccarico e mantenere un flusso di compiti costante. Limitando il numero di compiti che possono essere svolti contemporaneamente, si riducono al minimo i tempi di inattività e si aumenta l’efficienza del team.

Il concetto JIT (Just in Time) di Kanban aiuta anche a ottimizzare le risorse e a ridurre gli sprechi, consentendo di completare i compiti solo quando sono necessari. Questa soluzione migliora l’efficienza e riduce il periodo di comporto in ogni fase del progetto.

Che cos’è un tabellone Kanban online?

Attualmente sono molte le aziende di diversi settori che utilizzano questo metodo agile per far fronte ai loro progetti, soprattutto nell’ambito dello sviluppo di software, della produzione, della logistica o del marketing. Per questo motivo, da diversi anni a questa parte e tenendo conto della situazione attuale, si è diffuso l’uso di strumenti che consentono la gestione di tabelloni Kanban online in sostituzione dei tradizionali tabelloni fisici.

Gli strumenti Kanban online forniscono uno spazio digitale condiviso che permette di visualizzare e gestire il flusso di lavoro basato su schede Kanban. I compiti vengono convertiti in schede che vengono assegnate ai membri del team, i quali le spostano tra le colonne man mano che vengono completate. Questi strumenti offrono anche funzionalità per la collaborazione in tempo reale, scadenze, monitoraggio dei progressi e analisi della produttività.

Inoltre, i tabelloni Kanban web possono essere integrati con altri strumenti digitali, facilitando l’automazione dei processi e migliorando l’efficienza complessiva. Ogni scheda può contenere informazioni dettagliate sul compito, come descrizioni, allegati, commenti e tag, consentendo un monitoraggio e una comunicazione più efficaci.

Come creare un tabellone Kanban online?

La maggior parte degli strumenti Kanban online funziona in modo molto simile e, inoltre, di solito fornisce le sue funzionalità principali gratuitamente. D’altra parte, possono anche essere offerte funzionalità aggiuntive e personalizzazioni tramite abbonamento, che sono destinate soprattutto alle aziende e ai team di grandi dimensioni.

Pertanto, per creare un tabellone Kanban online è sufficiente selezionare uno dei tanti strumenti disponibili (sotto sono elencati i più popolari). Dopo aver effettuato la registrazione, sarà possibile progettare il proprio tabellone e iniziare ad aggiungere le colonne che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro. Il tutto con pochi clic e da qualsiasi dispositivo.

A questo punto, basterà semplicemente iniziare a generare le schede che rappresentano ciascuno dei compiti in sospeso, aggiungendo tutte le informazioni e la documentazione necessari in ciascuna di esse. Allo stesso tempo, è possibile condividere il tabellone con altre persone coinvolte nel progetto. In seguito, si dovrà solo trascinare le schede nelle colonne disponibili. Affinché questo metodo sia il più efficace possibile, è necessario effettuare un’analisi per:

1. Flusso di lavoro: sapere qual è il flusso di lavoro e conoscere gli stati attraverso i quali passano di solito i compiti da eseguire. Questo permetterà di determinare quali colonne devono far parte del tabellone. In genere si tratta di: compiti da svolgere (To Do), compiti in svolgimento (Doing) e compiti svolti (Done).
2. Tipi di compiti: identificare il tipo di compiti svolti, per definire il contenuto delle schede. Ogni scheda di colore diverso può rappresentare un tipo di compito, un progetto o anche un obiettivo.
3. Stati: quando si distribuiscono i compiti, è necessario identificare il loro stato, ordinarli in ordine di priorità, stabilire delle scadenze o limitare il numero di compiti che possono essere presenti in ogni colonna, soprattutto nella colonna “in svolgimento”.
4. Comunicazione: tutti i membri del team devono sapere come funziona il tabellone Kanban online selezionato o come devono essere spostate le schede man mano che i compiti vengono completati.
5. Monitoraggio e miglioramento: utilizzando il tabellone Kanban web, è possibile analizzare il flusso di lavoro per identificare potenziali colli di bottiglia e ottimizzare il processo.

Come scegliere lo strumento Kanban online più adatto

Tra tante opzioni, a volte è difficile scegliere lo strumento Kanban online più adatto al proprio team o progetto. Per questo motivo, al momento di prendere una decisione, è necessario prendere in considerazione i seguenti fattori:

• Esigenze e obiettivi: il primo passo è identificare le esigenze e gli obiettivi del progetto, in modo da poter selezionare o scartare gli strumenti che non soddisfano questi criteri.
• Facilità di utilizzo: lo strumento deve essere intuitivo e facile da imparare per tutto il team. È inoltre importante che offra una buona esperienza utente e che il design sia attraente e funzionale.
• Personalizzazione: deve potersi adattare alle esigenze e ai processi del team o del progetto, consentendo la personalizzazione di tabelloni, schede ed elenchi.
  Collaborazione: naturalmente, lo strumento deve consentire la collaborazione in tempo reale, permettendo ai membri del team di lavorare insieme sugli stessi compiti, condividere informazioni, fare commenti e assegnare compiti ad altri membri del team.
• Integrazione con altri strumenti: se si lavora con altri strumenti, è forse ottimale che il software Kanban web scelto offra la possibilità di integrarsi con essi. In questo modo sarà molto più facile gestire e automatizzare il flusso di lavoro.
  Funzioni avanzate: alcuni progetti possono richiedere strumenti con funzionalità più specifiche, come la gestione delle risorse, il monitoraggio delle tempistiche o le analisi avanzate.
• Multipiattaforma: è necessario assicurarsi che lo strumento consenta un accesso rapido e semplice per tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione o dal loro dispositivo.
• Prezzo: anche se è allettante il fatto che sia gratuito, potrebbero essere necessarie funzionalità aggiuntive, ora o in futuro, che sono incluse solo nei piani Premium. Pertanto, è necessario tenere presente il proprio budget e valutare se l’investimento vale la pena nel lungo periodo.

Migliori strumenti Kanban online

La popolarità del metodo Kanban, unita alla trasformazione digitale delle aziende e all’aumento del lavoro da remoto, ha portato alla nascita di innumerevoli servizi che consentono di progettare il proprio tabellone Kanban online. Di seguito sono elencati alcuni dei più popolari e le loro principali caratteristiche.

• Trello: con un’interfaccia semplice e intuitiva, Trello è uno degli strumenti Kanban online più popolari e anche gratuito nel suo piano base, che a sua volta è molto completo. Permette di creare tabelloni personalizzabili, elenchi e schede, facilitando la collaborazione tra team e la gestione dei progetti. Inoltre, offre diverse funzionalità come l’assegnazione di compiti, la possibilità di scrivere commenti, di inserire allegati e date di scadenza e altro ancora.
• Jira: progettato appositamente per i team di sviluppo software, Jira offre potenti funzionalità per la gestione agile dei progetti. Oltre alla versione Kanban, consente anche l’implementazione di Scrum e l’integrazione nativa con Confluence e Bitbucket.
• Asana: con Asana è possibile creare e gestire tabelloni Kanban, assegnare compiti, impostare date di scadenza e priorità e comunicare con il team. Consente inoltre di visualizzare i progetti in formato di elenco, timeline e calendario, oltre a molte altre funzionalità per l’automazione del flusso di lavoro rivolte a team medio-grandi.
• KanbanFlow: questo strumento gratuito si presenta come la grande alternativa a Trello. Permette di gestire i progetti utilizzando tabelloni Kanban personalizzabili. Inoltre, include un timer Pomodoro integrato per una migliore gestione del tempo, che registra ogni singola interazione in modo che i processi possano essere ulteriormente ottimizzati in un secondo momento.
• Monday: Monday.com è una piattaforma di gestione dei progetti che consente di organizzare e monitorare tutto il lavoro da un’unica postazione. Offre tabelloni Kanban, oltre a visualizzazioni di elenchi, timeline, grafici e mappe. Ciò che lo rende così attraente è il fatto che consenta di automatizzare i flussi di lavoro in modo molto semplice.
• Notion: Notion è uno strumento di produttività all-in-one che consente la creazione di note, database, wiki e tabelloni Kanban. Permette la collaborazione in tempo reale e l’integrazione con altri strumenti. Attualmente, grazie all’integrazione dell’intelligenza artificiale basata su ChatGPT, è uno degli strumenti di gestione dei progetti più potenti sul mercato.
• Kanbanize: rivolto alle aziende, Kanbanize offre funzionalità avanzate per la gestione di progetti e processi. Consente la creazione di flussi di lavoro complessi, la gestione di più team e progetti e fornisce potenti soluzioni di analisi. Inoltre, aiuta le aziende a ottenere una maggiore trasparenza.

Strumenti Kanban online + Slack: la perfetta combinazione

Per aumentare l’efficienza dei team che utilizzano metodi agili come Kanban, Slack offre l’integrazione con un’ampia gamma di strumenti Kanban online, come Jira, Monday.com, Asana, Trello o Kanbanize (tra gli altri). Ciò consente di unificare la gestione dei progetti e la comunicazione interna tra i team in una sola postazione.

I team possono ricevere aggiornamenti in tempo reale sui progetti direttamente nei canali Slack, riducendo la necessità di passare continuamente da un’applicazione all’altra e facilitando la comunicazione e la collaborazione del team. È inoltre possibile aggiungere e condividere schede, creare tabelloni, modificare le date di scadenza e molto altro ancora.

In breve, Slack mira a ottimizzare il flusso di lavoro dei team che utilizzano il metodo Kanban, diventando un centro di produttività. Lavorare in team, ovunque e in qualsiasi momento, e comunicare in modo sincrono o asincrono non è mai stato così facile.