会議を開催する際に「アジェンダ」を作成するケースがあります。なかにはアジェンダを準備するルールになっている企業や部署もあるでしょう。一方で、アジェンダが必要な理由や、作成する意図やメリットがよくわからないと感じていた方がいるかもしれません。
今回は、アジェンダを作成するメリットや基本的な構成、作成時のポイントについてわかりやすく解説します。アジェンダに対する理解を深め、スムーズな会議の開催・進行に役立ててください。
アジェンダとは会議の議題のこと
アジェンダはラテン語に由来し、計画や行動指針という意味をあらわします。ビジネスシーンにおいては、会議の議題や議事日程をまとめた文書を指すのが一般的です。アジェンダを準備することにより、参加者は会議の内容を事前に把握しやすくなります。話し合いの質を高め、会議を円滑に進行することがアジェンダを作成する主な目的ととらえてください。
誰がアジェンダを作るべきか
アジェンダには会議の全体像を記載するため、全体を見渡せる立場の人が作成する必要があります。ですから、アジェンダの作成は、会議を招集した人か会議当日にファシリテーターの役割を果たす人が担当するのが望ましいでしょう。会議を招集した人かファシリテーターが担当することで、特定の議題に偏ったり、自身の関心事が中心の議題になったりしなくなります。
アジェンダとレジュメの違い
アジェンダとよく混同される言葉に「レジュメ」があります。レジュメとは、発言者の意見や伝達事項の要点を列挙した「要約・概要」のことです。特定の発言者が、自身の発表内容をわかりやすく伝えるために用意するのがレジュメと言えます。アジェンダは会議全体の議題や議事日程を記載した文書のため、両者は作成する目的が異なるのです。
アジェンダとサマリーとの違い
レジュメだけでなく「サマリー」という言葉もよく使われます。サマリーは「要約」という意味をあらわす言葉で、報告書などの冒頭部分に、文書全体の要点をまとめて簡潔に記載したものです。すでに結論が出ていることについて、経緯を含めて端的に伝えるのがサマリーととらえてください。アジェンダはこれから開催する会議の議題や議事日程を示すための文書であることから、サマリーとは本質的に異なります。
アジェンダのメリット
アジェンダを準備することによって、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットを確認しておきましょう。
目的や議題を共有して議論できる
会議を開催する目的や議題をアジェンダに記載し参加者へ事前に配布しておくことで、会議の概要を共有できるメリットがあります。概要を共有すれば、議論を進めやすくなりまし、会議のテーマとは関係のない議論が始まるのを防げることができるでしょう。これがアジェンダを準備する大きなメリットのひとつです。
資料の事前準備ができる
アジェンダを事前に共有しておくことで、参加者は各議題について話し合うために必要な資料把握し、準備できることがメリットです。資料があれば議題を深掘りしやすいので、より有益な会議となるでしょう。
適切な結論や合意を得やすい
会議の目的が参加者に共有されることで、適切な結論や合意を得やすくなります。これは、本来の趣旨とは異なる方向へと議論が進むのを回避し、目指すべきゴールを達成しやすくなるためです。
時間を意識して効率的に議論ができる
アジェンダを作成するメリットとして、会議当日の議題数と会議全体の流れを示しておくことにより、参加者全員が時間を意識して効率的に議論を進められる点が挙げられます。これは、議題ごとにかけられる時間と議題数が明確になるためです。
会議後の行動・方向性がわかる
会議終了後に期待される行動や方向性をアジェンダに併記しておくことで、より密度の高い議論をしやすくなるメリットがあります。会議後に各参加者が取り組むべきことが明らかになっているため、会議の効果もあらわれやすくなるはずです。
アジェンダの基本構成
アジェンダには決まった書き方はないものの、会議の概要を伝えるための情報を漏れなく記載する必要があります。アジェンダの基本構成は以下のとおりです。
配布資料に関しては、具体的な資料名や枚数も記載しておくと親切です。資料の配布漏れを防止できるほか、どのような資料がどれだけ配布されるのかを参加者が把握できます。
アジェンダ作成のポイント
会議のスムーズな進行に役立つアジェンダをどのように作ればよいかを解説します。アジェンダを形式的な文書にとどまることなく、参加者に有効活用される文書にするためにも、次のポイントを押さえておくことが大切です。
議事録を作りやすいアジェンダにする
会議終了後、議事録を作成する際にはアジェンダを利用すれば、議事録をまとめやすくなるでしょう。どのような流れで話し合いを進めれば会議全体がスムーズに進行するのか、議題の順番を整理し、重要事項から順に記載することで、議事録を作りやすいアジェンダになります。
議事進行を意識して作成する
アジェンダは議事進行のシナリオに相当する役割も果たします。単に議題を設定するだけでなく、それぞれの議題についてどのような議論の経緯をたどり、どういった結論に至るのか、仮説を立てたうえで作成することが大切です。議事進行を意識してアジェンダを作成することで、議論がスムーズに進むでしょう。
議題を絞り込む
アジェンダを作成する際には、議題をできるだけ絞り込み、重要度の高い議題を優先して記載する必要があります。議題を多く設定しすぎると 1 つの議題について議論するための時間を十分に確保できなくなりがちです。当日の参加予定者を踏まえ、会議の場で取り上げるべき議題か、個別に打ち合わせなどを実施すればよいのかを判断する必要があります。
ゴールを明確にする
議題ごとのゴールを明確にすることも大切なポイントです。例えば、情報共有が達成できればよいのか、意見を求めたいのか、決裁者の承認を取り付けたいのかによって、議論の進め方は大きく変わります。会議当日のゴールをアジェンダに記載し、参加者にゴールを意識してもらうことが大切です。
スケジュール設定に余裕を持たせる
アジェンダには議題ごとの重要度や意見交換に要する時間などを考慮し、所要時間の目安を記載することが重要です。その際、各議題のスケジュールは余裕を持って設定し、想定よりも時間がかかる議題があったとしてもリカバリーできるようにしておくことをおすすめします。
参考資料の準備をする
完成したアジェンダを元に、会議当日までに必要な参考資料の準備を進めます。各参加者に資料の準備を依頼するケースもあるはずです。会議の趣旨を伝えたうえで、設定した所要時間内に収まる資料の分量を用意してもらう必要があります。記載内容について伝えておくと、認識のずれを防ぐことができるでしょう。
画面共有やプロジェクター投影用のアジェンダも用意する
会議によっては、ビデオ会議での画面共有や会議室でのプロジェクター投影が必要になる場合があります。文字が小さすぎて見えなかったり、色分けが見づらかったりするような不具合が生じないよう、画面共有やプロジェクター投影を想定したアジェンダも用意しましょう。コミュニティスペースや他社の会議室で開催される会議のように、設置されている機材の詳細が不明の場合は、配布用と投影用の 2 種類のアジェンダを用意しておくのがおすすめです。
アジェンダに Slack を活用する方法
アジェンダを会議参加者に共有したり、後日資料として閲覧したりするには、ビジネスチャットとしても知られる「Slack」が便利です。アジェンダの運用に Slack を活用する方法を見ていきましょう。
アジェンダを掲載する専用チャンネルを利用する
会議のアジェンダを掲載するための専用チャンネルを設置し、すべてのアジェンダを専用チャンネルにアップロードしていくことで、会議の参加者は必要なときにいつでも閲覧できます。会議ごとにアジェンダの保存先が異なっていたり、毎回メールに添付して送ったりすると、アジェンダを探すだけでも時間を要してしまいます。Slack は文書内の記載事項も含めて検索できるため、会議の名称や開催日時、議題などさまざまな条件で必要な文書を素早く見つけることが可能です。
アジェンダを canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
canvas にアジェンダを集約していくことで、社内のナレッジとして蓄積できます。canvas には文書ファイルだけでなく、画像や動画もアップロードできるため、アジェンダと会議資料を紐づけて保管しておくことも可能です。canvas 内も検索できることから、後日必要な情報を探す際にも素早く見つけることができるでしょう。
会議の進行をサポートする効果的なアジェンダを作成しよう
アジェンダは会議の議題や議事日程を記載した、シナリオのような役割を果たす文書です。アジェンダの意義や目的、基本的な構成を把握したうえで、会議の進行をサポートする効果的なアジェンダを作成しましょう。今回紹介したアジェンダ作りのポイントを、会議開催に向けた準備に活用してください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。