一般的に、会議では議事録を作成します。しかし、なかには議事録の作成方法がよくわからない、議事録を書くのは苦手という方も多いのではないでしょうか。
今回は、議事録を作成する目的や具体的な書き方、基本的なフォーマットをご紹介します。議事録を正確に書くためのポイントも解説しますので、議事録作成に役立ててください。
議事録とは会議の記録
議事録とは会議の記録で、決定事項や決定の経緯を記録し、備忘録として保管しておくものです。議事録は、会議終了後に参加者へ議事録を配布または公開することにより、決定事項を再確認できます。また、決定した経緯を記載することで、会議に参加しなかった関係者にも決定事項を共有しやすくなります。
なお、議事録は会議の目的や参加者によっていくつかの種類に分けることが可能です。目的別の議事録の例は下記のとおりです。
取締役会議事録や創立総会議事録には、記載すべき事項が明確に定められています。しかし、通常の社内会議に関しては議事録に記載すべき事項のルールなどはありません。以降で解説する議事録は、社内会議の議事録に関しての内容になります。
議事録を作る目的
議事録を作成するには、議事録の目的を把握しておくことが大切です。なぜ議事録を作成する必要があるのか、主な目的を押さえておきましょう。
決定事項を共有する
会議に参加しなかった関係者に決定事項を伝え、情報共有をすることは議事録作成の大きな目的のひとつです。決定事項だけを伝えると、なぜそういう結論になったのかがわからず、正確に共有できないこともあります。ですから、議事録のような会議の内容を簡潔にまとめた文書が必要なのです。
認識を再確認する
会議終了後、話し合った内容について参加者の認識が正しいかを再確認することも議事録作成の大切な目的と言えます。会議の内容について参加者ごとに認識が異なっていると、取り組むべきタスクなどに問題が発生しかねません。認識の齟齬によるトラブルを防ぐためにも、議事録を作成する必要があります。
発言者を明確にする
会議内での発言者を明確にし、責任の所在を明らかにすることも議事録を作成する目的です。誰が発言したことで決定に至ったのか、担当者は誰なのかが曖昧では、決定事項が意味をなさなくなってしまいます。
タスクを確認する
チームで担当するタスクを確認することも、議事録の目的です。決定に至った背景や具体的なアクションを議事録に記載しておくことにより、どのようなタスクが必要になるのかを共有できます。
備忘録にする
議事録は、会議で話し合った内容や決定事項の備忘録にもなります。いつ何が決定したのか、経緯も含めて記録しておくことにより、後日さかのぼってエビデンスとして確認できるからです。また、以降の会議で重複した議題を取り上げてしまうミスも防げます。
議事録のフォーマットと書き方
社内会議の議事録に特定の書き方はありませんが、基本的なフォーマットを知っておくといいでしょう。議事録として必要な事項と、押さえておくべきポイントについて解説します。
必須事項
次の 7 点は、議事録に必ず記載すべき事項と言えます。
上記の項目は、会議内容の記録として必要となることから、基本的には必ず記載しましょう。7 項目を記載したフォーマットを用意しておくと、漏れのない議事録を作成しやすくなるはずです。
5W2H を明確にする
議事録の記載事項は「5W2H」を明確にすることが大切です。Why（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どうやって）、How much（いくら）を明記し、曖昧な点を残さないようにしましょう。
敬語を省く
議事録は簡潔に記載することが重要なので、敬語を省いて記載します。例えば「〇〇に決定いたします」ではなく、「〇〇に決定する」と記載することで、より簡潔にまとまるからです。
会議の流れに沿って書く
議事録は「記録」であることから、実際の会議の流れに沿って書くのが基本です。議題の順序を入れ替えたり、異なる議題をひとつにまとめたりすると混乱を招く原因となります。事前にアジェンダを作成した場合には、アジェンダと照合しながら話の流れがつかめるよう配慮しましょう。
議題や項目は「〜の件」で終わるのが一般的
議事録に記載する議題や議題内の各項目は「〜の件」で結ぶのが一般的です。例えば「来期重点目標の件」「顧客管理システム改修の件」と記載しましょう。議題・項目ともに簡潔にまとめ、何についての話し合いかがひと目でわかるようにすることが大切です。
素早く提出
議事録は、会議終了後できるだけ早く共有する必要があります。時間が経つほど出席者の記憶は薄れてしまうため、会議が終了してから 1 時間以内に提出するのが理想です。見栄えが良くなるよう体裁に凝るよりも、スピード感を意識して作成することが大切です。
ミスがあれば素早く訂正
議事録の記載内容に誤りがあった場合には、素早く訂正しましょう。上長によるチェックのほか、会議出席者から指摘を受けるケースもあるはずです。誤った内容のまま議事録が共有されるのを防ぐためにも、スピーディに訂正版を作成してください。
議事録を正確に書くポイント
議事録を正確に記載するには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。以下のポイントを押さえて、誤りのない議事録を作成してください。
議事録がわかりにくい原因は？
作成方法によって、議事録はわかりやすいものにも、わかりにくいものにもなります。では、議事録がわかりにくくなってしまうのはなぜでしょうか。主な原因は次の 4 点です。
要点を押さえていない
発言者の意図や背景を理解せず、そのまま発言を記載すると要点がぼやけてしまいがちです。例えば「取引先は 30 社」という発言をそのまま記載した場合、現状の取引先の件数なのか、今後目標とする取引先の件数なのかがわかりません。不明点があれば発言者に意図を確認し、発言を正しく理解したうえで記載することが大切です。
項目ごとに話がまとめられていない
項目ごとに話がまとめられていないと、内容が伝わりにくくなります。議題ごとに見出しをつけるだけでなく、議題のなかであっても話のまとまり単位で小見出しをつけましょう。また、補足説明や追加事項については別記するなど、項目のまとまりを意識してください。
意見と決定事項が混在している
会議内で挙がった意見と決定事項を混在していると、わかりにくい議事録になりがちです。例えば「今期中にあと 25 件は厳しいと思うので、目標は 20 件でどうでしょうか？」といった意見があり、目標とする契約件数が 20 件に決定したとします。この場合、決定事項である「目標件数は 20 件」のみ記載し、話し合いの過程で挙がった意見や感想については省いたほうが適切です。
5W2H に沿っていない
5W2H のうち重要な要素に抜け漏れがあると、会議の内容が正確に伝わらないおそれがあります。特に担当者名・期日・金額に関する記述は漏れなく記載することが大切です。曖昧な表現にも注意してください。例えば「来期の目標はやや高く設定することに決定した」では、具体的にどれだけ目標を高く設定するのかがわかりません。数字を聞き逃さないように注意し、曖昧な点を残さないようにする必要があります。
議事録作成に Slack を活用する方法
議事録の共有にビジネスチャットとしても人気の「Slack」を活用することで、スムーズに情報共有を図ることができます。議事録の共有に Slack を活用する例を見ていきましょう。
議事録やミーティングアジェンダを掲載する専用チャンネルを利用する
議事録やアジェンダをアップロードする専用チャンネルを設定しておけば、必要なときにいつでも確認できます。会議で使用した資料などもまとめて掲載していくことで、情報を整理しつつ共有化を図ることも可能です。会議に関する文書や資料を探す手間を削減できることから、業務効率化や生産性向上にも寄与するでしょう。
議事録を canvas に集約し、社内のナレッジとして蓄積する
議事録を canvas で作成することにより、多彩な書式を手軽に活用できます。図表の挿入に対応しているほか、画像ファイルもアップロードできるので、視覚的にも伝わりやすい議事録を作成できるでしょう。また、canvas に蓄積された情報は検索できるため、必要な情報を素早く見つけるうえでも効果的です。議事録を canvas に集約することで、社内のナレッジとして活用してみてはいかがでしょうか。
ポイントやフォーマットを参考にわかりやすい議事録を作成しよう
会議の議事録は情報共有に活用されるほか、会議の記録として保管される重要な文書です。議事録の目的を理解し、必要な情報を漏れなく記載する必要があります。今回紹介した議事録作成のポイントやフォーマットを参考に、ぜひわかりやすい議事録を作成してください。整然とまとめられた議事録を作成できれば、同僚や上司の信頼獲得にもつながるはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。