Prise de décision agile : l’importance du collaboratif

Aujourd’hui, l’agilité n’est plus un choix, elle est devenue une nécessité. Alliée d’une transformation digitale réussie, mais aussi d’une résilience inévitable en pleine crise sanitaire, l’agilité permet en effet d’adapter une posture constructive sur le long terme. “L’agilité s’impose de plus en plus comme un moyen stratégique pour répondre aux enjeux d’amélioration du time-to-market et de la digitalisation.” Pour une entreprise, la mise en place de l’agilité améliore la productivité du travail, ce qui favorise la réduction des coûts.

 

Laïla Benraiss-Noailles et Dhiba Lhajji, Maîtres de conférences à l’Université de Bordeaux, soulignent que « les méthodes « agiles » sont particulièrement adaptées au monde du digital où la rapidité d’exécution, en temps réel, et l’adaptation au changement sont des facteurs compétitifs clés. »

 

Mais qu’est-ce que l’agilité, et, au-delà de son aspect incontournable, quels sont ses autres bénéfices ? Et comment Slack, en tant qu’outil agile, peut-il la favoriser ?

L’agilité : une méthode, une attitude, un mode de travail 

 

Roger N. Nagel est le premier à avoir utilisé le mot « agile », dans ses deux ouvrages de 1991 et 1992 : 21st Century Manufacturing Enterprise Strategy Report et La théorie de l’entreprise agile. Les principes qu’il rassemble sous ce terme d’agilité sont des principes d’organisation en entreprise qui sont eux-mêmes antérieurs aux années 1970 et même, voire 1960. 

 

Et en 2001, plusieurs développeurs en informatique ont résumé dans un Agile Manifesto ce que sont les méthodes agiles, leur vocation, leurs principes communs. L’agilité n’est pas tant un terme qui illustre une capacité à réussir qu’une vraie aptitude à être réactif voire résilient. L’agilité place en effet au cœur de son fonctionnement et de ses méthodes la capacité de remise en question et de réajustement.

 

Selon Lee Dyer & Richard Allen Shafer , « L’agilité est définie comme la capacité d’une organisation à mettre en œuvre des ajustements rapides et efficaces dans un environnement dynamique sans pour autant procéder à des changements intenses et déstabilisants ». 

 

Épouser le changement pour mieux anticiper l’avenir

 

Selon Jérôme Barrand, auteur de l’ouvrage Le manager agile, agir autrement pour la survie des entreprises, l’agilité est la capacité d’une organisation à faire face à des conditions de marché changeantes et à un environnement cahoteux (complexe, incertain, interdépendant, turbulent). Pour l’entreprise, cela consiste à « ne plus manager l’incertitude engendrée par les changements mais à l’épouser, l’englober et s’organiser pour elle » selon Nijssen et Paauwe .

Une démarche qui semble plus que nécessaire aujourd’hui, avec une transformation en profondeur du monde du travail, l’adoption de nouveaux modèles, de nombreuses incertitudes et bouleversements et la nécessité pour les entreprises de se réinventer constamment, non seulement pour répondre à leurs clients mais également pour survivre et se démarquer.

 

Un fonctionnement autocorrectif, prêt à se repenser constamment

La principale caractéristique de l’agilité est qu’elle repose à la fois sur l’acceptation de la prise de risque, et la faculté à rectifier et à s’adapter, qui sont autant des jalons de projet que des partis pris méthodologiques. Dans les méthodes agiles, on travaille par séquences, avec des objectifs sur chacune des séquences de travail. Ces cycles de travail courts sont comme des mini projets qui permettent, lorsqu’ils sont achevés, de réfléchir à l’amélioration du cycle suivant.

Il est aujourd’hui nécessaire pour les entreprises d’appliquer ces méthodes agiles aussi bien pour satisfaire leurs clients que pour anticiper l’avenir, écouter leurs marchés, et être capable de rebondir.

 

Les méthodes agiles suivent ainsi un processus circulaire, qui s’améliore en équipe à chaque renouvellement de cycle. C’est une « co-construction du changement au fur et à mesure qu’il se dessine » selon Céline Bareil, Professeure titulaire, CETO, Pôle Santé, HEC Montréal. Les itérations permettent d’éliminer petit à petit les risques et d’agir vite.

 

Une dynamique de travail collaboratif qui favorise l’intelligence collective 

« Les trois postures de l’agilité sont l’anticipation, la coopération et l’innovation ». Selon Jérôme Barrand. « L’agilité, c’est la capacité de mouvement pertinent individuel et collectif. Cela comporte une forte dimension systémique. Chacun doit être conscient qu’il évolue dans un système, et donc qu’il partage quelque chose avec l’ensemble du système ».

 

Communiquer et entretenir la cohésion d’équipe 

 

L’agilité nécessite une grande cohésion d’équipe et une vraie implication de chacun, sans barrière hiérarchique. Tous les protagonistes doivent en effet être à même de pouvoir intervenir dans l’avancement d’un projet. 

 

A chaque étape lancée, cette cohésion d’équipe nécessite que chacun réalise ses missions en fonction de ce qui a été préalablement décidé à l’issue de l’étape précédente. Cette prise en compte est essentielle pour que l’information circule bien. 

 

C’est d’autant plus important quand les équipes sont dispersées géographiquement, en télétravail ou encore, composées de plusieurs intervenants ou entreprises différentes, qui doivent collaborer ensemble. 

 

Ce fonctionnement peut engager aussi un client dans le déroulé d’un projet : déjà au centre du fonctionnement agile, il en devient protagoniste à part entière. On dépasse alors les aspects contractuels et cette implication réciproque favorise un travail collaboratif, dont les résultats s’apprécient au fur et à mesure. 

 

Avec l’implication de tous, une collaboration reposant sur la confiance et une communication régulière, ces projets en mode collaboratif permettent de gagner en réactivité dans la prise de décision. 

 

Encadré : Pourquoi la fonctionnalité Slack Connect est la meilleure alliée des projets agiles inter-entreprises?  « Slack Connect est une excellente fonctionnalité. Elle facilite énormément les choses lorsque l’on souhaite travailler avec un partenaire commercial externe » Slack Connect aide à collaborer plus rapidement avec des partenaires, fournisseurs … Slack Connect permet en effet d’échanger dans Slack, mais avec des interlocuteurs externes à son entreprise. L’outil permet d’envoyer des messages à 20 entreprises différentes.  Avoir une plus grande réactivité aux besoins des clients : Slack Connect permet 60% de diminution du temps de réponse à ses clients. Se coordonner plus facilement avec ses partenaires L’outil permet de de travailler en équipe élargie, de coordonner les différents métiers en sortant de l’entreprise (par exemple, avec des freelances, des intervenants extérieurs…), ce qui permet une plus grande agilité, et la résolution rapide des problèmes. 40 % de réduction du temps nécessaire pour résoudre les problèmes 50 % de diminution du délai de réponse des partenaires

 

La prise de décision agile : transformer les contraintes en opportunités ! 

Mettre en pratique des méthodes agiles pour gérer ses projets permet de transformer les contraintes en opportunités. « L’agilité est donc la traduction d’un changement de paradigme où l’incertitude et le changement ne sont plus des contraintes exogènes auxquelles l’organisme tente de réagir mais des opportunités issues de la synergie entre environnement extérieur et capacités internes » selon David Alis, Professeur, Université de Rennes 1, IGR-IAE de Rennes, CREM CNRS et Pascale Gentil, Directrice des ressources humaines, animatrice au sein du réseau GERME (Groupes d’Entraînement et de Réflexion au Management des Entreprises).

D’une manière générale, la prise de décision agile au sein des entreprises permet de mieux comprendre son environnement et de s’adapter aux changements futurs.

 

 

Et l’innovation ? 

 

La prise de décision agile repose aussi sur une attention permanente au changement, ce qui permet de rebondir et de réagir plus vite. Et si la vocation première de l’agilité n’est pas l’innovation, elle la favorise naturellement puisqu’elle insuffle du renouveau et de la créativité. 

 

La prise de décision agile est ainsi essentielle à la stratégie de l’entreprise, pour que celle-ci conserve sa capacité à anticiper, à rebondir, à innover, à être en veille permanente et à s’adapter.

 

Slack, la plateforme collaborative qui concrétise l’agilité 

 

Slack est né pour favoriser les échanges spontanés entre personnes d’une même équipe. Depuis toujours, la vocation de cet outil collaboratif est de simplifier les conversations et les modalités de travail. Il favorise l’agilité, la communication spontanée, pour échanger de manière simple et efficace dans le cadre d’un travail collaboratif.

 

Slack est intrinsèquement agile. L’outil collaboratif a notamment su se remettre en question au fur et à mesure, en simplifiant grandement son interface pour correspondre aux besoins de ses utilisateurs.

 

Il facilite la prise de précision éclairée pour le bon avancement des projets. Cela permet de réajuster les process plus rapidement, car moins de temps est perdu en communication diverses éparpillées ou autres recherche d’informations. 

Sur Slack, on ouvre généralement un canal par projet. 

C’est le cas de Veepee, qui a vu baisser ses incidents de 67 % grâces aux canaux et automatisations de Slack.

 

 

Ou encore, elle permet de mettre en place rapidement des lancements, comme ce fut le cas chez ManoMano, malgré les imprévus sanitaires. En période de crise, il fallait agir vite et Slack a contribué à donner l’impulsion à des projets qui ont dû été lancés en plein confinement

 

 

En parallèle, plusieurs entreprises ont implémenté Slack très rapidement lors du premier confinement de mars 2020.

Une gouvernance et un management engagés dans le process agile 

 

Plus qu’un concept et au-delà de l’application de méthodes, l’agilité doit s’incarner dans la gouvernance de l’entreprise, avec des objectifs clairs et une répartition définie des missions au sein des équipes et un management à l’écoute de ses équipes. « Impulsée par la direction générale, l’agilité se traduit par une capacité à réviser la stratégie par petites touches et de manière plus régulière, plutôt que de procéder par des plans à long terme. ».

 

Le manager agile : pilier et coach

 « L’entreprise agile développe et respecte ses collaborateurs en s’appuyant sur des « managers leaders ». Ceux-ci interviennent auprès de leurs équipes pour libèrera les talents de chacun et placer les collaborateurs au centre de la création de valeur. Un projet agile bien mené et bien abouti implique à la fois la prise en compte des individualités et du contexte commun.

Dans une équipe agile, on passe d’un schéma pyramidal à un fonctionnement holocratique, où plusieurs expertises sont regroupées pour fonctionner ensemble et faire avancer un projet de façon optimale. Tout le monde partage le même objectif et l’apport de chacun contribue à l’atteindre. Tout s’organise autour de la mission et non en fonction des statuts hiérarchiques.

 

Quant au manager, il endosse davantage une fonction de coach, très impliqué opérationnellement, qui fait grandir les talents tout en étant attentif à la fois aux individualités et la cohésion d’équipe. Il insuffle une culture de travail collaboratif et permet des échanges pertinents. Comme le souligne Jean-Michel Moutot, Professeur à Audencia et titulaire de la chaire ERDF, « le management participatif (…) est devenu une obligation pour libérer la parole à tous les niveaux de l’entreprise et permettre l’agilité ».

 

La satisfaction collaborateur est aussi importante 

En parallèle de la satisfaction client, le manager agile veille à la satisfaction de ses collaborateurs. David Alis et Pascale Gentil expliquent que « les pratiques agiles, fondées sur l’interaction et l’échange social répondent à une double finalité de développement de la performance et du bien-être au travail des collaborateurs ».

Ces managers agiles, tout en ayant confiance en l’autonomie des équipes, maintiennent donc une relation de proximité en termes de communication, qu’il s’agisse d’échanger ou de partager régulièrement de l’information. 

Ce partage d’information a un impact positif sur l’engagement des collaborateurs et donc sur leur performance, ce qui est source de productivité.

Les outils jouent alors un rôle de soutien à ce travail collaboratif. Par exemple, les générateurs de flux de travail de Slack peuvent aider l’avancement plus rapide d’un projet.

Focus – Les générateurs de flux de travail : automatiser pour avancer plus vite ! Le Générateur de flux de travail de Slack est un outil visuel qui permet d’automatiser certaines fonctions de routine en créant des flux de travail personnalisés. Par exemple, le générateur de flux de travail permet aux nouveaux arrivants sur un canal de trouver rapidement et facilement toutes les informations qui leur permettent d’être au même niveau que le reste du groupe projet : ou encore, de créer des rapports d’incidents suivant un modèle précis pour traiter problèmes en temps réel :

 

Avec un monde du travail qui s’articule de plus en plus autour de la digitalisation et complètement remodelé par une crise dont personne ne connaît l’issue, les entreprises sont plus que jamais confrontées à leur capacité de rebond, de résilience et d’adaptation. Les méthodes agiles et collaboratives, soutenues par les bons outils et les bonnes postures managériales, sont mises en lumière par cette crise et peuvent ainsi aider les entreprises à se réinventer au fur et à mesure des bouleversements.