Team building aziendali: cosa sono, mezzi, doveri, direttive

Secondo il Ministero del lavoro e delle Politiche sociali, il tasso di incidenza delle denunce di infortunio per ogni 100mila occupati è in diminuzione rispetto al 2019, l’anno corretto per un confronto perché precede la pandemia, passando da 1394 a 1250 (-10,3%). Il team building aziendale e altre leggi per la prevenzione dei rischi sul lavoro stanno gradualmente riducendo il numero di infortuni e, sebbene sia necessario lavorare ancora, sembra che siamo sulla strada giusta.

Nonostante ciò, molte sono le aziende che, quando devono lavorare e collaborare con altre imprese, non prestano sufficiente attenzione alle misure preventive che devono essere adottate. I lavoratori e le aziende vedono questi procedimenti come un impedimento, pieno di scartoffie e documentazione, piuttosto che come uno strumento che permette di determinare un ambiente di lavoro sicuro per tutte le parti. Questo ragionamento a volte ha delle conseguenze negative.

Se si è interessati a sapere cos’è il team building aziendale, quali sono gli obblighi di legge e come gestirlo in modo efficace, ecco maggiori dettagli.

Che cos’è il team building aziendale?

Il team building aziendale contiene un insieme di procedure e strategie per la prevenzione dei rischi sul lavoro messe in pratica quando due o più aziende condividono lo stesso spazio lavorativo. Il suo scopo è ridurre al minimo i pericoli e gli incidenti che possono derivare dall’interazione di attività svolte da aziende diverse.

Poiché ogni azienda può avere protocolli e procedure di sicurezza propri, il team building aziendale assicura che tutte le imprese interessate aderiscano a un sistema di sicurezza unificato. Ciò consente di identificare, valutare e monitorare in modo efficace i potenziali rischi sul lavoro.

Questa disciplina deve essere applicata negli ambienti di lavoro in cui è presente almeno un’azienda titolare, che mette a disposizione lo spazio lavorativo, e un’azienda concorrente (o professionisti che lavorano per la concorrenza), che svolge determinate mansioni o servizi nel luogo di lavoro dell’azienda titolare. Entrambe le aziende devono collaborare per garantire il rispetto di tutte le misure in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Quali sono i mezzi per il team building aziendale?

Nei mezzi per il team building aziendale sono inclusi tutti gli strumenti, le procedure e le strategie che vengono utilizzati per facilitare la realizzazione e la gestione del team building aziendale. Sono compresi tutti i mezzi che favoriscono la prevenzione dei rischi sul lavoro nel centro dell’azienda titolare, come ad esempio:

• Condivisione delle informazioni: una comunicazione aperta e trasparente è essenziale per un team building efficace. Ciò include lo scambio di politiche in materia di sicurezza, procedimenti, risultati delle valutazioni dei rischi e qualsiasi altra informazione pertinente. Sono inoltre compresi altri strumenti di comunicazione che facilitano la condivisione delle informazioni.
• Riunioni: riunioni periodiche tra tutte le parti coinvolte consentono di discutere e risolvere eventuali problemi o sfide che possono sorgere in relazione a sicurezza e salute sul lavoro. Inoltre, queste riunioni sono utili anche per rivedere e aggiornare i procedimenti del team building aziendale, qualora necessario.
• Formazione: un altro strumento essenziale del team building aziendale è la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Sia l’azienda titolare che quella concorrente devono offrire una formazione adeguata ai propri dipendenti sui rischi e sulle misure preventive associate alla loro attività congiunta. Questa formazione deve essere specifica e adattata a ciascun luogo di lavoro.
• Misure congiunte legate alla prevenzione dei rischi professionali: oltre alle singole misure di ciascuna azienda, è necessario adottare misure congiunte legate alla prevenzione dei rischi sul lavoro. Queste possono includere la messa in pratica di protocolli di sicurezza comuni, l’uso di dispositivi di protezione individuali o collettivi o la realizzazione di valutazioni congiunte dei rischi professionali.
• Risorse preventive: si tratta di professionisti dedicati a garantire la corretta applicazione delle misure in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Il loro ruolo è quello di supervisionare le attività lavorative e di garantire il rispetto dei protocolli di sicurezza stabiliti.
• Nomina di coordinatori: in alcuni casi, può essere necessaria la nomina di coordinatori della sicurezza per supervisionare e facilitare l’attuazione del team building aziendale. Questi professionisti dovrebbero avere una formazione adeguata in materia di prevenzione dei rischi sul lavoro ed essere in grado di coordinare in modo efficace le attività di tutte le aziende coinvolte.

Quando è obbligatorio il team building aziendale?

Il Regio Decreto 171/2004 del 30 gennaio 2004, che dà attuazione all’articolo 24 della Legge 31/1995 dell’8 novembre sulla prevenzione dei rischi sul lavoro, regola il team building aziendale in Spagna.

Secondo tale decreto, il team building aziendale è obbligatorio ogni volta che due o più aziende condividono lo stesso spazio lavorativo e le loro attività possono influire sulla sicurezza e sulla salute dei lavoratori. Quando si svolgono attività in cui sono coinvolte aziende, appaltatori e subappaltatori, il team building aziendale sarà sempre obbligatorio, indipendentemente dall’attività svolta o dalla durata della stessa.

In aggiunta a quanto appena detto, gli obblighi cambiano in base alla parte interessata. Da parte sua, l’azienda titolare deve: 

• Garantire l’attuazione delle misure per il coordinamento necessarie
• Informare sui rischi esistenti sul luogo di lavoro
• Fornire istruzioni pertinenti
• Stabilire una comunicazione attiva sulle misure in materia di salute e sicurezza esistenti
• Supervisionare le attività delle aziende concorrenti
• Intervenire in caso di mancato rispetto delle norme sulla sicurezza

D’altra parte, le aziende concorrenti devono:

• Rispettare le misure in materia di sicurezza stabilite dall’azienda titolare
• Comunicare i rischi connessi alla propria attività
• Segnalare qualsiasi cambiamento, incidente o emergenza che possa verificarsi durante lo svolgimento della loro attività nel centro titolare

Chi deve guidare il team building aziendale?

L’azienda incaricata di pianificare e gestire il team building aziendale è quella proprietaria o titolare del luogo di lavoro. In particolare, uno o più lavoratori designati dall’azienda titolare fungeranno da coordinatori, in conformità con le disposizioni dell’articolo 12 del Regio Decreto 39/1997 del 17 gennaio e dell’articolo 30 della LPRL.

Di norma, il coordinatore sarà una persona con formazione ed esperienza nella prevenzione dei rischi sul lavoro. Sarà responsabile di facilitare la comunicazione tra le diverse aziende, di supervisionare la messa in pratica delle misure in materia di sicurezza e di garantire il rispetto delle normative e dei protocolli di sicurezza stabiliti.

Inoltre, l’azienda titolare deve garantire che i coordinatori abbiano accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Sono incluse informazioni sui rischi sul lavoro specifici di ogni attività, sui protocolli di sicurezza esistenti e su qualsiasi cambiamento o incidente che possa influire sulla salute e sulla sicurezza sul lavoro.

Linee guida per un efficace team building aziendale

Sebbene la normativa chiarisca tutti gli aspetti che devono essere soddisfatti nel team building aziendale, a volte non è così semplice metterli in pratica. Ecco le principali aree su cui focalizzare l’attenzione per un team building efficace:

• Individuazione e valutazione dei rischi: sia l’azienda titolare che quella concorrente devono dedicare tutti i loro sforzi e le loro conoscenze all’identificazione dei possibili rischi che possono insorgere durante l’attività congiunta e al modo in cui ciò influirà sui rischi che già abitualmente esistono.
• Comunicazione chiara ed efficace: stabilire mezzi di comunicazione chiari ed efficaci è probabilmente uno dei punti più importanti del team building aziendale. Una comunicazione scarsa o mancante è spesso una delle fonti più frequenti di incidenti e infortuni sul lavoro. È quindi essenziale stabilire canali di comunicazione adeguati per condividere le informazioni sui rischi sul lavoro e sulle misure di prevenzione adottate.
• Conformità normativa: tutte le aziende coinvolte devono rispettare le normative vigenti in materia di prevenzione dei rischi professionali. Al di là delle possibili sanzioni che possono derivare dagli inadempimenti, è importante ricordare che lo scopo di queste normative è quello di garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori.
• Designazione delle responsabilità: sia l’azienda titolare che quella concorrente devono avere ben chiare le proprie responsabilità nell’ambito del team building aziendale. È inclusa la designazione di specifici responsabili, come i coordinatori, che avranno il compito di garantire il rispetto delle misure stabilite relative al team building.
• Pianificazione e procedimenti per un lavoro sicuro: è necessario stabilire procedimenti chiari e sicuri per tutte le attività da svolgere. Questo comporta la definizione dei passaggi da compiere, dei dispositivi di protezione necessari, delle misure di emergenza e qualsiasi altra considerazione pertinente a garantire la sicurezza dei lavoratori.
• Formazione: sia i coordinatori che i lavoratori devono ricevere una formazione adeguata in materia di prevenzione dei rischi sul lavoro. Tale formazione deve riguardare sia i rischi specifici di ciascuna attività sia le misure in materia di prevenzione e protezione da adottare durante l’attività congiunta.
• Documentazione e monitoraggio: il team building aziendale deve essere adeguatamente documentato ed è essenziale un monitoraggio costante delle misure messe in pratica. È inclusa la registrazione di tutte le comunicazioni, delle valutazioni dei rischi effettuate, delle misure preventive adottate o di eventuali incidenti verificatisi.
• Valutazione e miglioramento continui: non solo è importante sviluppare un team building aziendale, ma è anche fondamentale effettuare valutazioni periodiche dell’efficacia delle misure messe in pratica e apportare modifiche, quando necessario. Questo processo garantisce un focus proattivo e un miglioramento continuo nella gestione della sicurezza e della salute sul lavoro.

Comunicazione e scambio di informazioni come base per un team building efficace

Nel corso dell’articolo abbiamo visto la grande importanza del team building aziendale nella promozione di una cultura focalizzata sulla sicurezza sul lavoro e sulla prevenzione degli incidenti sul luogo di lavoro. Uno dei fattori chiave affinché il team building sia veramente efficace è la presenza di mezzi che consentano una comunicazione fluida e uno scambio costante di informazioni tra tutte le parti coinvolte.

Sotto questo aspetto, Slack è uno degli strumenti migliori sul mercato quando si tratta di progettare flussi di comunicazione efficaci. Le possibilità offerte da questa piattaforma sono ampie e consentono la creazione di canali di comunicazione specifici per ogni progetto, l’integrazione con altri strumenti di lavoro e la possibilità di condividere in modo sicuro e veloce ogni tipo di documento e informazione rilevante.

La creazione di flussi di lavoro automatizzati può anche contribuire a snellire i processi e a garantire che tutte le parti siano consapevoli dei procedimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Inoltre, è possibile progettare avvisi e notifiche personalizzati che segnalino cambiamenti, incidenti o qualsiasi altra situazione che richieda un’attenzione immediata. In alternativa si possono effettuare videochiamate all’interno della stessa piattaforma per monitorare e coordinare in modo rapido ed efficace, indipendentemente dalla posizione dei partecipanti.

In breve, si tratta di una piattaforma di comunicazione interna completa, ora potenziata dall’intelligenza artificiale, che può essere di grande aiuto nell’implementazione efficace del team building aziendale. Con Slack, le aziende possono garantire che la comunicazione e il team building tra tutte le parti coinvolte in un progetto siano costanti, efficienti e veloci.