Dein Leitfaden für Online-Meetings

An einem modernen Arbeitsplatz ist es genauso wahrscheinlich, dass du mit Kolleg:innen in einem anderen Teil des Landes (oder einem anderen Teil der Welt) zusammenarbeitest wie mit Kolleg:innen in einem anderen Teil des Büros. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie Remote-Meetings funktionieren und wie du sie für dich nutzen kannst.

Videokonferenzen können ein normaler Teil der täglichen Teamarbeit sein, aber eine möglichst effiziente Durchführung kann sich als schwierig erweisen: Welches ist das beste Tool für virtuelle Meetings? Und wie stellst du sicher, dass du alles Wichtige besprichst, bevor alle auflegen oder die Verbindung trennen? Sehen wir uns im Folgenden alles an, was du über die effektive Durchführung von Remote-Meetings mit verteilten Projekt-Teams wissen musst.

Wähle die richtigen Online-Meeting-Tools für dein Remote-Team-Meeting

Es gibt eine Vielfalt an Technologien, mit denen du die Durchführung eines Videokonferenzen einfacher, schneller und kooperativer gestalten kannst. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welches dieser Instrumente für dein Projekt-Team das richtige ist.

Bei der Wahl von Remote-Meeting-Tools solltest du dir folgende Fragen stellen:

Was ist die wichtigste Funktion, die ich für ein erfolgreiches Remote-Team-Meeting benötige?

Musst du in der Lage sein, die Reaktionen aller Teilnehmer zu sehen, wenn du neue Produktideen vorstellst? Probiere es mit einer Videokonferenz-Software. Sollen alle zusammen an einer Pressemeldung arbeiten können? Dann solltest du wahrscheinlich so etwas wie Google Docs nutzen. Sollen alle eine Präsentation oder Demo in Echtzeit sehen können? Dann ist eine Software zum Teilen des Bildschirms ein Muss.

Welche Instrumente für dich die richtigen sind, hängt ganz von deinen Beürfnissen ab. Und obwohl jedes Projekt-Team anders ist, profitieren alle von einem Online-Meeting-Tool, das zumindest über Video- und Audio-Funktionen verfügt. Zur Schaffung einer gemeinschaftlichen Atmosphäre während eines virtuellen Meetings wird beides benötigt.

Wie viele Personen müssen an deinem Remote-Meeting teilnehmen?

Die effektivsten Instrumente für einen digitalen Chat mit zwei Personen sind nicht notwendigerweise dieselben wie für eine Versammlung mit 20 Remote-Mitarbeitenden in verschiedenen Zeitzonen. Vergewissere dich, dass die gewählte Online-Meeting-Software eine große Zahl von Teilnehmenden störungsfrei verwalten kann.

Wie lassen sich Videokonferenzen durch den Einsatz von Technologie effizienter gestalten?

Im besten Fall sollten Technologien am Arbeitsplatz dafür genutzt werden, Prozesse zu optimieren und Informationen für Projekt-Teams und Teammitglieder besser abrufbar zu machen. Außerdem sollten sich die Teilnehmenden auf das Wichtige konzentrieren können. Wenn du also potenzielle Remote-Meeting-Tools bewertest, solltest du prüfen, ob sie nützliche Zusatzfunktionen, wie z. B. Bildschirmfreigabe oder Aufzeichnungsoptionen haben. So kannst du das Versammlung anschließend mit den Teilnehmenden teilen, sodass sie während des Meetings nicht mit ihren eigenen Notizen beschäftigst sind und abgelenkt werden.

 

Lege das Fundament für erfolgreiche Videokonferenzen

Wenn du mit einem physisch anwesenden Projekt-Team zusammenarbeitest, gibt es im Laufe des Tages zahlreiche Möglichkeiten, sich zu begegnen, zu plaudern und die zwischenmenschlichen Beziehungen zu pflegen. Solche informellen Gespräche und Begegnungen sind sehr wichtig für das soziale Gefüge der Gruppe, was sich auf die Meetings überträgt, sodass sich die Teilnehmenden motivierter und vielleicht auch wohler damit fühlen, ihre Meinung zu äußern oder kritisches Feedback zuschreiben. Eine Studie hat herausgefunden, dass Mitarbeitende, die eine lustige oder peinliche Geschichte über sich mit ihrem Projekt-Team geteilt haben, 26 % mehr Ideen in Brainstorming-Sitzungen hatten als Mitarbeitende, die das nicht taten.
Remote-Teammitglieder haben dagegen nicht unbedingt solche Gelegenheiten, weshalb Führungskräfte diese proaktiv schaffen sollten. Wenn sich die meisten Teammitglieder vorher nie gesprochen oder getroffen haben, wird es ihnen wahrscheinlich schwerer fallen, vor den anderen Ideen zu teilen oder zu debattieren. Bevor du also Videokonferenzen zu einem festen Bestandteil deines Team-Workflows machst, ist es wichtig, dass sich alle in der Kommunikation mit den anderen wohlfühlen.

Wie geht das am besten? Richte online eine „virtuelle Kaffeküche“ ein, einen gemeinschaftlichen Ort, an dem sich die Teammitglieder außerhalb von strukturierten Versammlungen kennenlernen und vernetzen können. Wenn verteilte Projekt-Teams online einen gemeinsamen Raum zur Begegnung haben, hat dies folgende Vorteile:

• Sie fühlen sich bei der Kommunikation über digitale Kanäle mit Personen, die sie persönlich noch nicht getroffen haben, wohl.
• Sie lernen andere Mitglieder des Projekt-Teams und ihre Kompetenzen kennen.
• Sie fühlen sich trotz Remote-Work wie ein gleichwertiger und fester Bestandteil des Projekt-Teams.
• Sie erkennen im Vorfeld von Meetings potenzielle Probleme, wenn es um Kommunikationsstile oder verschiedene Standpunkte geht.

Eine virtuelle Kaffeeküche kann ein besonderer Ort sein (wie ein Slack-Channel) oder gemeinsame Traditionen (wie tägliche Video-Check-ins oder eine wöchentliche digitale Happy Hour). Solange dieser Ort dein Projekt-Team zusammenbringt und dafür sorgt, dass sich die Mitglieder vor den Versammlungen miteinander vertraut machen, wird er dazu beitragen, die Grundlage für erfolgreiche Videokonferenzen zu schaffen.

Organisiere Remote-Meetings trotz Terminkollisionen

„Mit [Remote-Meetings] können alle in ihrem eigenen Umfeld bleiben, also dort, wo sie gebraucht werden“, sagt Bryant Galindo, Mitgründer und CEO von CollabsHQ, einem Coaching und Beratungsunternehmen, das sich auf Organisationsstrategie und die Skalierung einer digitalen Arbeitskultur für Remote-Start-ups spezialisiert hat. Aber herauszufinden, wie du jedes Mitglied dorthin bekommst, wo du es benötigst, kann ein Kampf sein, besonders wenn du mit einem Remote-Team zusammenarbeitest, das über mehrere Zeitzonen verteilt ist.

Damit du alle Teilnehmenden zeitplanmäßig zusammenzubringen kannst, solltest du nach Zeitfenstern suchen, die für alle Zeitzonen passen. (Wenn du beispielsweise Teammitglieder in London, New York und Los Angeles hast, wäre 9 Uhr morgens nach Los-Angeles-Zeit ideal., denn das wäre dann 12 Uhr in New York und 16 Uhr in London). Es gibt zahlreiche Tools, die dir bei der Auswahl des richtigen Zeitfensters für dein verteiltes Team behilflich sind.

• EveryTimeZone verfügt über einen praktischen Schieberegler, mit dem du dir die Uhrzeit in den verschiedenen Zeitzonen anzeigen lassen kannst.
• Mit dem World Clock Meeting Planner von timeanddate.com kannst du die verschiedenen Standorte deiner Teammitglieder eingeben, um dir eine Tabelle mit Vorschlägen für geeignete Meeting-Zeiten erstellen zu lassen.
• Bei Worldtimebuddy kannst du deinen Standort und die Standorte deiner Teammitglieder hinzufügen, woraufhin eine Tabelle mit den Uhrzeiten an den jeweiligen Standorten erstellt wird.

Nach Möglichkeit sollten Videokonferenzen immer weit im Voraus geplant werden. Je länger die Vorlaufzeit, desto unwahrscheinlicher sind Terminkonflikte. Im Fall von kurzfristig angesetzten Versammlungen solltest du jedoch darauf achten, dass das Projekt-Team überlappende freie Zeitblöcke hat. Auf diese Weise kannst du bei Bedarf alle Mitglieder in einem (digitalen) Raum versammeln, auch wenn sie tausende von Kilometern voneinander getrennt sind.

Stelle eine Agenda auf und vereinbare Remote-Meeting-Richtlinien

Wenn du willst, dass dein geplantes Remote-Meeting effizient und erfolgreich verläuft, solltest du deine Agenda planen.

„Bei den besten Remote-Meetings gibt es eine Sitzungsagenda, die vorher [festgelegt] wird, damit die Teilnehmenden wissen, worüber sie sprechen werden“, sagt Galindo. „Wenn es sie nicht gibt, dann verbringst du 15 bis 20 Minuten nur damit, herauszufinden, was du eigentlich besprechen willst.“

Für jedes Videokonferenz sollte es also eine klar strukturierte Agenda teilen, die folgende Punkte umfasst:

• Wichtige Themen
• Meeting-Struktur (z. B. wann und wie lange jedes Thema besprochen werden soll)
• Teilnehmende Teammitglieder/Projekt-Teams
• Was die einzelnen Teammitglieder/Projekt-Teams zum Meeting mitbringen sollen
• Relevante Dokumente, Dateien oder Recherchen

Genauso wichtig wie die Meeting-Agenda sind die Meeting-Richtlinien: die Regeln und Erwartungen in Bezug auf die erwarteten Beiträge des Projekt-Teams zum Remote-Meeting.

„Du solltest dafür sorgen, dass alle Beteiligten mit klaren Erwartungen [in das Online-Meeting] kommen und wissen, was [die einzelnen Teilnehmenden] beitragen werden und wie der digitale Ort gemanagt wird“, sagt Galindo.

Dürfen beispielsweise alle frei sprechen oder ruft die Teamleitung die Teilnehmenden auf, wenn sie an der Reihe sind? Sollen alle ihre Kamera die ganze Zeit eingeschaltet haben oder nur vortragende Person? Sollen alle Handys stummgeschaltet sein, wenn andere sprechen?

Eiine klare Meeting-Agenda und Richtlinien (die mindestens 24 Stunden vorher an das Projekt-Team geschickt werden) tragen dazu bei, dass vor der Videokonferenz alle auf dem gleichen Stand sind.

Beachte die Etikette für Videokonferenz

Für verschiedene Versammlungen gibt es zwar verschiedene „Regeln“, jedoch sollte von allen eine gewisse Etikette-Praktiken eingehalten werden, um einen reibungslosen Ablauf des Online-Meetings zu gewährleisten.

Betrachte sie als ein Muss der Meeting-Etikette:

• Alle Teilnehmenden während des Remote-Meetings vorstellen und allen die Chance bieten, einen Beitrag zu leisten
• Nicht auf dein Telefon starren, wenn andere etwas vortragen
• Andere Leute beim Reden nicht unterbrechen (und nicht versuchen, sie zu übertönen)
• Vor der Videokonferenz die gesamte Technik testen (z. B. Kamera/Video, WLAN und Bildschirmfreigabe)
• Agenda lesen und vorbereitet zum Online-Meeting kommen
• Während des Remote-Meetings nicht an anderen Aufgaben arbeiten (z. B. E-Mails prüfen)
• Alle Benachrichtigungen deaktivieren und sicherstellen, dass eigene Mobiltelefon stummgeschaltet ist
• Sicherstellen, dass sich alle Teammitglieder in einem ruhigen Raum ohne unnötige Ablenkungen befinden

Im Zweifel sollten die Teilnehmenden einfach die Grundregeln des höflichen Umgangs beachten. Menschen möchten in einem Online-Meeting – genau wie in jeder anderen Lebenssituation – gehört, gesehen und respektiert werden.

 

Motiviere Remote-Teammitglieder bei Online-Meetings erfolgreich

Alle genannten Punkte – von der Planung der Agenda bis zum Üben angemessener Verhaltensweisen – sind wichtig für die erfolgreiche Durchführung eines virtuellen Meetings. Das nützt jedoch alles nichts, wenn dein Projekt-Team zum Zeitpunkt des eigentlichen Videokonferenzen nicht motiviert ist.

Hier sind daher unsere besten Tipps, wie du ein ganzes Projekt-Team in einem Remote-Meeting von Anfang bis Ende bei der Stange halten kannst:

Plane Zeit für ein lockeres Gespräch ein

Ein paar Minuten freundlicher Interaktion vor dem Einstieg in eine Videokonferenz können die erforderliche Beziehungsebene für eine erfolgreiche Besprechung herstellen und dafür sorgen, dass das Projekt-Team viel engagierter ist, wenn das Gespräch auf das Geschäftliche kommt.

„In virtuellen Umgebungen gibt es diese persönliche [Interaktion nicht], also muss man doppelt so hart arbeiten, um das Vertrauen und die Beziehungsebene herzustellen“, sagt Galindo. „Daher finde ich, dass diese Ebene in einer virtuellen Umgebung ganz bewusst hergestellt werden muss.“

Nimm dir zu Beginn des emote-Meetings ein paar Minuten Zeit, mit allen zu sprechen, Informationen auszutauschen oder einfach einen kleinen Small Talk über das Geschehen im Büro zu führen. Das wird nicht nur die Motivation erhöhen, sondern kann auch die Teamkultur stärken und deine Beziehung zum Projekt-Team vertiefen.

Sorge dafür, dass sich alle Teilnehmenden am Onine-Meeting vorstellen

Bei einer großen Anzahl von Meeting-Teilnehmenden kann es schwer sein, die Übersicht über die vielen Namen zu behalten. Wenn sich zu Beginn alle vorstellen (insbesondere vor einem Redebeitrag oder Vortrag), ist das eine gute Gelegenheit für die Teilnehmenden sich einen Überblick über die verschiedenen Teammitglieder und ihren Beitrag zum Online-Meeting zu verschaffen.

Gib allen eine Aufgabe

Warst du schon einmal bei einer Versammlung und hattest keine Ahnung, warum du teilnimmst?

Wenn die einzelnen Teilnehmenden keine klare Aufgabe haben, ist das der schnellste Weg, die Motivation des Projekt-Teams zu senken. Stelle vor der Versammlung sicher, dass alle Teammitglieder eine Aufgabe haben. Beispielsweise kann ein Teammitglied alle Fragen aufschreiben, die bei einem Brainstorming aufkommen, ein anderes hält die wichtigsten Diskussionspunkte fest und ein drittes ist für die Abfolge der Folien während der Präsentation zuständig.

Die besten Aufgaben zur Motivation von Mitarbeitenden im Home Office bei Videokonferenzen sind …

• Interaktiv. Die Aufgabe sollte jede Person dazu veranlassen, in Echtzeit einen Beitrag zu leisten und in Videokonferenz und anderen Teammitgliedern zu interagieren.
• Einfach. Wenn die Aufgabe zu komplex ist, verbringt dein Projekt-Team möglicherweise mehr Zeit damit, herauszufinden, was zu tun ist, als mit dem eigentlichen Remote-Meeting.
• Häufig. Idealerweise muss die Aufgabe von den Teammitgliedern während des gesamten Videokonferenzen ausgeführt werden, sodass sie von Anfang bis Ende motiviert sind, statt sich nach einer einmaligen Aktion zurückzulehnen.

Jedem Teammitglied eine Aufgabe zu geben, erlaubt ihm eine aktive Rolle in der Videokonferenz einzunehmen und sich als Teil des Geschehens zu fühlen. Wenn Menschen zum passiven Zuhören gezwungen werden, ist das hingegen langweilig und ermüdend, wie wir alle aus eigener Erfahrung wissen.

Beziehe Introvertierte in Remote-Meetings ein

Es ist wichtig, bei Remote-Meetings alle zu motivieren, auch Teammitglieder, die nicht besonders lautstark oder redselig sind.

„Es ist nicht nur die Aufgabe von Moderator:innen, alle zu motivieren, sondern auch einen sicheren Raum für Personen zu schaffen, die sich nicht so gerne äußern“, sagt Galindo.

Wenn es Menschen im Meeting gibt, die sich nicht so gerne äußern, solltest du das Online-Meeting so strukturieren, dass alle die gleiche Chance haben, gehört zu werden, also als eine Art Diskussion im Rundlaufverfahren, bei der alle Teilnehmenden fünf Minuten Zeit bekommen, eine Erkenntnis oder Erfahrung zu teilen, die sie im Zusammenhang mit dem Thema des Videokonferenzen hatten.

Wenn dir auffällt, dass ein Teammitglied versucht, etwas beizutragen, jedoch von extrovertierteren Teammitgliedern unterbrochen wird, schreite ein und gib diesem Mitglied Zeit, sich zu äußern (und sorge dafür, dass der Rest des Projekt-Teams zuhört). Einige Teammitglieder sind möglicherweise immer noch zu zurückhaltend, um sich während eines Videokonferenzen zu Wort zu melden. Nimm dir die Zeit, ein Vier-Augen-Gespräch zu planen und das betreffenden Mitglied zu fragen, wie du Remote-Meetings inklusiver gestalten kannst. Noch besser wäre es, online einenGemeinschaftsraum oder ein Dokument einzurichten, wo die Teammitglieder ihre Gedanken, Einsichten und Vorschläge für die nächste Versammlung vorab teilen können.

Introvertierte verdienen es sicherlich genauso, an Videokonferenzen beteiligt zu werden, wie alle anderen. Es liegt an den Moderator:innen, sie mit einzubeziehen.

Bereite Videokonferenzen nach

Für ein effektives Remote-Meeting muss allen Teilnehmenden ein klares Ziel zugewiesen werden. Die wichtigsten Punkte, die alle kennen sollten, sind:

• Angestrebte Ergebnisse und nächste Schritte
• Wer ist für die Nachbereitung der einzelnen Punkte oder Aufgaben zuständig?
• Bis wann müssen die Ergebnisse vorliegen?
• Wann ist das nächste Meeting oder dein nächster Check-in?

Wenn du die Versammlung moderierst, solltest du nicht vergessen, dass ein wichtiger Teil der Nachbereitung des Online-Meetings darin besteht, von den Teilnehmenden Feedback über den Verlauf des Meetings einzuholen. Das kann über ein formloses Einzelgespräch oder eine einfache und anonyme Feedback-Umfrage erfolgen. Das Feedback der Teilnehmenden kann dir zahlreiche Ideen liefern, wie du zukünftige Videokonferenzen für alle Beteiligten noch inklusiver und effizienter gestalten kannst.

Führe Remote-Meetings mit verteilten Projekt-Teams professionell durch

Die Anforderungen an die erfolgreiche Durchführung eines Videokonferenzen können sich überwältigend anfühlen. Wenn du dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgst, spielt es keine Rolle, ob dein Team aus zwei oder zehn Mitgliedern besteht und ob die Mitglieder fünf oder 5000 Kilometer entfernt sind – du hast alles, was du für die sichere Durchführung eines produktiven Remote-Meetings benötigst.