Flexibilität am Arbeitsplatz: Wohin entwickelt sich modernes Arbeiten?

Schon vor der Corona-Pandemie war das Streben der Millennials nach einer guten Work-Life-Balance ein heißes Thema. Diverse Gallup-Umfragen zeigen, dass Millennials bereits in dem Ruf standen, die am wenigsten engagierte Arbeitnehmergruppe mit der höchsten Fluktuation und der geringsten allgemeinen Zufriedenheit zu sein. Es wurde angenommen, die beste Lösung dafür wäre größere Flexibilität am Arbeitsplatz, aber viele Unternehmen zögerten bei der Umstellung auf flexible Arbeitsoptionen.

Dann brach die Pandemie über uns herein, und die globale Belegschaft ist quasi von einem Tag auf den anderen ins Home-Office gezogen. Das ist gut zwei Jahre her, und Flexibilität am Arbeitsplatz ist inzwischen praktisch die Norm. Laut einer Mercer-Umfrage arbeiten mehr als 75 % der Beschäftigten in den USA im Home-Office, und nahezu die Hälfte der Unternehmen bietet flexiblere Schichten an. Arbeitgeber gehen davon aus, in Zukunft ein hybrides Modell anzubieten, in dem 25 % der Belegschaft oder mehr langfristig im Home-Office arbeiten.

Es geht also nicht mehr darum, was Millennials wollen. Flexibles Arbeiten bleibt uns dauerhaft erhalten. Was aber können wir für 2023 und darüber hinaus erwarten?

Wie Flexibilität am Arbeitsplatz aussieht

Flexibles Arbeiten teilt sich in drei Kategorien auf: Beschäftigte können bestimmen, wo, wann und wie sie arbeiten.

• Wo sie arbeiten: In den ersten Tagen der Pandemie haben so gut wie alle, die es konnten, von zu Hause aus gearbeitet. Nun, da die Beschränkungen aufgehoben wurden und Unternehmen auf nachhaltigere, langfristige Modelle umstellen, können viele praktisch von überall aus arbeiten. Coworking-Spaces, Cafés und Hotelzimmer sind nur ein paar der Optionen. Manche Arbeitgeber beabsichtigen, Beschäftigte zu verpflichten, eine gewisse Zeit vor Ort zu verbringen, etwa drei Tage in der Woche oder während der Stoßzeiten. Die übrige Zeit aber kann es gut vorkommen, dass Kolleg:innen nicht einmal in derselben Zeitzone sind wie das Büro.
• Wann sie arbeiten: Gleitzeit wird unter Umständen unabhängig von flexiblen Arbeitsorten angeboten, sodass standortbasierte Mitarbeitende selbst entscheiden können, wann sie zur Arbeit kommen. Sie ist aber auch eine Hauptkomponente von Remote-Arbeit. Wer im Home-Office arbeitet, ist präsenter für die eigene Familie oder persönliche Aufgaben. Das verbessert die Work-Life-Balance. Vielleicht passt eine Person die Arbeitszeit so an, dass sie den Kindern bei den Hausaufgaben helfen oder ältere Familienmitglieder zu Arztterminen begleiten kann. Mit Gleitzeit können Beschäftigte auch sich selbst in den Vordergrund stellen. Sie können dann arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und sich bei Bedarf Zeit für sich selbst nehmen.
• Wie sie arbeiten: Heutzutage wird intelligenter gearbeitet statt härter. Laut einer PwC-Umfrage aus dem Jahr 2021 finden 71 % der Beschäftigten in den USA, dass die Umstellung auf Remote-Arbeit ein Erfolg war. Größtenteils haben sie elektronische Tools gut angenommen, die Remote- und Hybridarbeit ermöglichen, von Videokonferenz-Software über das Teilen von Dokumenten bis hin zu Plattformen für die Zusammenarbeit wie Slack. Sie jonglieren diverse Verantwortlichkeiten und machen Dinge möglich. Als Gegenleistung wünschen sie sich von den Arbeitgebern Support, nicht Mikromanagement. Und dass auf ihre Intelligenz vertraut wird, wenn sie selbst entscheiden, wie sie ihre Arbeit erledigen.

Bei einem Arbeitsplatz mit einem erfolgreichen flexiblen Modell fühlen sich Beschäftigte unabhängig von ihrem Standort zugehörig. Sie spüren Vertrauen und Wertschätzung. Unterm Strich zählen die Resultate, nicht die Stunden, die Mitarbeitende am Schreibtisch verbringen und Arbeitgeber vertrauen ihnen.

Wohin bewegt sich die Flexibilität am Arbeitsplatz in Zukunft?

In derselben Studie von Mercer sehen wir, dass Arbeitgeber diverse konkrete Maßnahmen ergreifen (oder demnächst ergreifen möchten), um Flexibilität am Arbeitsplatz im Jahr 2022 und darüber hinaus zu fördern. Natürlich ist jede Arbeitsumgebung anders, aber Folgendes ist vielen Vorhaben gemein:

• Remote-Unternehmenskultur: Entwicklung von Strategien für eine bessere Arbeitskultur für flexible und Remote-Teams
• Feedback von Mitarbeitenden: Aktives Einholen von Feedback von Beschäftigten, um deren Grad an Engagement, Vorlieben und allgemeine Ansichten über das Unternehmen aktuell besser zu verstehen
• Diversität, Gleichheit und Inklusion: Streben nach noch besserer Abstimmung mit den Zielen der Organisation in diesem Bereich
• Fortbildung: Schulungen in neuen Fähigkeiten und Fokusbereichen, sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeitende
• Ausstattung der Mitarbeitenden: Bereitstellung von Tools und Schulungen, damit die entsprechenden Personen effektiver im Home-Office arbeiten können
• Onboarding: Überarbeitung der Onboarding-Methoden für Neueinstellungen, damit neue Remote-Mitarbeitende besser unterstützt werden
• Neukonfiguration: Ändern des Büro-Layouts, sodass es flexibler gestaltet ist
• Technologie: Investitionen in neue Technologielösungen zur besseren Unterstützung von Remote- und Hybrid-Teams

Darüber hinaus fördern Arbeitgeber viele unterschiedliche Optionen für flexibles Arbeiten, darunter:

• Teilweise oder vollständige Remote-Arbeit
• Gleitzeit (Mitarbeitende steuern Zeiten für Arbeitsanfang und -ende)
• Verkürzte oder fluktuierende Arbeitswochen
• Freelance-Optionen

Was müssen Unternehmen tun, um das erfolgreich zu schaffen?

Da kein Unternehmen dem anderen gleicht, solltest du dir zuerst deine operativen Bedürfnisse und flexiblen Optionen ansehen. Danach kannst du festlegen, ob es noch zusätzliche Wege gibt, Flexibilität in deinen Arbeitsplatz zu integrieren. Anschließend solltest du einem vierschrittigen Ablauf folgen.

1. Finde auf der Arbeit basierende Strategien

Jede Abteilung in deiner Organisation hat andere Bedürfnisse. So kann zum Beispiel die Produktentwicklung größtenteils individuell erfolgen, was sich gut für Remote-Arbeit eignet. Designer:innen dagegen müssen regelmäßig zusammenarbeiten, damit das Ganze am Ende mehr ist als die Summe seiner Teile. Folglich solltest du hier vielleicht virtuelle und Gleitzeitarbeit zulassen, jedoch mit Einschränkungen, etwa zweimal wöchentlich ein obligatorisches Meeting zu einer festen Zeit. Triff dich mit den Führungskräften jeder Abteilung und entwickelt gemeinsam Richtlinien, die wirklich sinnvoll sind, anstatt unternehmensübergreifend allgemeine Aussagen zu tätigen.

2. Berücksichtige sowohl die geschäftlichen Anforderungen als auch die Vorlieben der Mitarbeitenden

Flexibilität am Arbeitsplatz erfordert Abwägen. Du solltest die Vorlieben deiner Mitarbeitenden ebenso berücksichtigen wie die Machbarkeit der diversen flexiblen Optionen. Alle Mitarbeitenden sind ein Individuen, und was der einen Person passt, ist vielleicht für die andere völlig daneben. Du kannst die Erfolgsaussichten maximieren, indem du jede Option klar umgrenzt und die Mitarbeitenden entscheiden lässt, was sie im Rahmen der gegebenen Parameter möchten.

3. Erfinde das Büro neu

Wenn du möchtest oder verlangst, dass Mitarbeitende gewisse Zeiten vor Ort im Büro verbringen, sorge dafür, dass sie sich dort willkommen fühlen. Es wäre doch extrem frustrierend, wenn sie zur Arbeit kommen und dann feststellen, dass sie den ganzen Tag in irgendeiner Nische sitzen und an Videokonferenzen teilnehmen müssen. Überlege, wie du auch bei praktiziertem Social Distancing persönliche Zusammenarbeit fördern kannst, und biete vielleicht auch kostenlose Snacks oder Aktivitäten an, die die Zeit im Büro aufwerten.

4. Überarbeite deine Personalrichtlinien

Vom Onboarding über Leistungsbewertungen bis hin zu Programmen für mehr Diversität und Inklusion gestaltet sich die Personalverwaltung in einem flexiblen Büro völlig anders. Setze dich mit der Personalabteilung zusammen und findet gemeinsam Wege, wie solche Programme bei einer Belegschaft, die weit voneinander und vom Büro entfernt tätig ist, reibungsloser funktionieren. Eine Möglichkeit sind die diversen elektronischen Kommunikationstools, mit denen sowohl synchrone (Echtzeit-) als auch asynchrone Methoden implementiert werden können.

So kannst du zum Beispiel Einstellungsgespräche mit Bewerber:innen per Videokonferenz führen und dann die Dokumente und Verträge per E-Mail senden. Dank kreativen Lösungen kann sich deine gesamte Belegschaft zugehöriger fühlen, unabhängig davon, wo sie ist oder wie oft sie persönlich ins Büro kommt.

Flexibles Arbeiten für alle ermöglichen

Flexibles Arbeiten kann für Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen enorme Vorteile bieten und ein engagiertes und loyales Team schmieden, das extrem produktiv ist. Aber jede Arbeitsumgebung ist anders, und du hast es mit einer Vielzahl einzigartiger und unterschiedlicher Menschen zu tun. Der grundlegende Schlüssel zum Erfolg ist der Wille, kreative Richtlinien zu schaffen, die sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitenden wirklich nützen. Bei so vielen beweglichen Komponenten solltest du eine anpassbare Kollaborationsplattform wie Slack in Betracht ziehen, damit alles und alle gut organisiert und vereint bleiben.