Hacia dónde va la flexibilidad laboral

Ya antes de la pandemia de Covid-19, el deseo de los milenials de equilibrar la vida laboral y familiar era un tema candente. Como muestran varias encuestas de Gallup, los milenials ya tenían fama de ser el grupo de trabajadores menos involucrados, con la mayor rotación y el menor bienestar. Se pensaba que la solución más popular sería una mayor flexibilidad laboral, pero muchas empresas fueron reacias a cambiar a opciones de trabajo flexibles.

Entonces, llegó el Covid-19 y las plantillas de todo el mundo empezaron a trabajar a distancia casi de la noche a la mañana. Dos años más tarde, el trabajo flexible se ha convertido en la norma. Según una encuesta de Mercer, más del 75 % de los empleados de Estados Unidos trabajan a distancia, y casi la mitad de las empresas ofrecen turnos más flexibles. Estas esperan ofrecer un modelo híbrido para su trabajo del futuro, con un 25 % de empleados, o más, trabajando a distancia a largo plazo.

Ya no se trata de los deseos de los milenials. La flexibilidad seguirá presente en el trabajo del futuro. Pero ¿qué podemos esperar a partir de 2023?

Cómo es la flexibilidad en el trabajo

La flexibilidad en el trabajo se clasifica en tres categorías básicas: los empleados son los responsables de dónde, cuándo y cómo trabajan.

• Dónde trabajan. Durante los primeros días de la pandemia, casi cualquier persona que podía trabajar desde casa, lo hacía. Ahora, las restricciones se han reducido y las empresas han cambiado a modelos más sostenibles a largo plazo, muchos empleados pueden trabajar desde casi cualquier lugar. Los espacios compartidos, las cafeterías y las habitaciones de hotel son solo algunas de las opciones. Algunas empresas planean exigir que los trabajadores estén en el lugar de trabajo parte del tiempo, como tres días a la semana o durante la temporada alta. Pero el resto del tiempo, puede que no estén ni siquiera en la misma zona horaria que la oficina.
• Cuándo trabajan. El horario flexible se puede ofrecer independientemente de la ubicación, permitiendo a los trabajadores que trabajan de manera presencial decidir cuándo incorporarse. Pero también es una de las claves del trabajo a distancia. Cuando las personas trabajan a distancia, también pueden estar más presentes para sus seres queridos o tareas personales, lo que permite equilibrar la vida laboral y familiar. Quizá quieran cambiar sus horarios de trabajo para ayudar a los niños con los deberes o para acompañar a sus padres a la consulta del médico. El horario flexible también permite a los empleados dedicarse tiempo a sí mismos. Pueden trabajar durante sus horas más productivas y tomarse un descanso cuando lo necesiten.
• Cómo trabajan. Los empleados de hoy en día trabajan de manera más inteligente, en lugar de más duro. De acuerdo con una encuesta de PwC de 2021, el 71 % de los empleados de Estados Unidos dicen que el trabajo a distancia ha sido un éxito. Están adoptando las herramientas electrónicas que hacen posible el trabajo a distancia e híbrido, desde el software de videoconferencias hasta el intercambio de documentos y las plataformas de colaboración como Slack. Tienen varias responsabilidades y consiguen hacer que funcione. Además, quieren que los empresarios les proporcionen ayuda, en lugar de microgestión, y que confíen en ellos para tomar decisiones sobre cómo hacer su trabajo.

En un buen lugar de trabajo, los empleados se sienten involucrados sin importar dónde se encuentren. Sienten que se confía en ellos y se les valora. Los frutos se miden por los resultados, no por la cantidad de horas pasadas en la oficina, y los empresarios confían en sus trabajadores.

¿Hacia dónde va la flexibilidad laboral?

En el mismo estudio de Mercer, vemos que los empleados están dando (o tienen intención de dar) varios pasos para adoptar la flexibilidad del lugar de trabajo a partir de 2022. Aunque cada lugar de trabajo es diferente, los planes más comunes incluyen:

• Cultura remota: desarrollar estrategias para mejorar la cultura laboral para los equipos flexibles y a distancia
• Comentarios de los empleados: solicitar comentarios de los trabajadores con frecuencia para entender mejor su nivel de motivación, sus preferencias y sus sentimientos generales respecto a la empresa
• Diversidad, igualdad e inclusión (DEI): trabajar para cumplir mejor con los objetivos de DEI de la organización
• Mejorar las aptitudes: formar a los gerentes y los empleados con nuevas aptitudes y áreas en las que centrarse
• Equipar a los empleados: proporcionar las herramientas y la formación necesarias para que la gente pueda trabajar a distancia de manera más eficiente
• Incorporación: reformular los métodos de incorporación de los empleados nuevos para apoyar mejor la contratación a distancia
• Reconfigurar: cambiar la estructura de la oficina para mejorar la flexibilidad
• Tecnología: invertir en nuevas soluciones de tecnología para ayudar mejor a los equipos a distancia e híbridos

Además, los empleados están adoptando muchas opciones de trabajo flexible, como por ejemplo:

• Trabajo a distancia parcial o completo
• Horario flexible (horarios iniciados y finalizados por el propio empleado)
• Semanas laborales reducidas o variables
• Opciones freelance

¿Qué deberían hacer las empresas para conseguir todo esto?

Como cada empresa es diferente, el primer paso es buscar las necesidades funcionales y las opciones flexibles. Luego, se puede determinar si hay otros modos de crear flexibilidad en el lugar de trabajo. A partir de ahí, se debe seguir un proceso de cuatro pasos.

1. Crear estrategias basadas en el trabajo

Dentro de tu organización, cada departamento tiene necesidades diferentes. Por ejemplo, el diseño de productos puede realizarse individualmente en su mayoría, lo que podría adecuarse al trabajo a distancia. Sin embargo, los diseñadores necesitan colaborar habitualmente para asegurarse de que el todo es mayor que la suma de sus partes. Por eso, sería buena idea permitir el trabajo virtual y el horario flexible con algunas excepciones, como pautar reuniones dos veces por semana a una hora determinada. Reúnete con los responsables de cada departamento para desarrollar políticas que tengan sentido antes de emitir informes generales a toda la empresa.

2. Pensar tanto en las necesidades de la empresa como en las preferencias de los trabajadores

La flexibilidad en el lugar de trabajo afecta a varios factores. Deberás pensar tanto en las preferencias de los trabajadores como en los aspectos prácticos de las opciones flexibles. Cada empleado es diferente, y lo que funciona para uno puede ser un inconveniente para otro. Puedes maximizar el éxito poniendo límites a cada opción y dejando que los trabajadores decidan lo que quieren dentro de los parámetros establecidos.

3. Reinventar la oficina

Si planeas invitar o pedir a los trabajadores que vuelvan a la oficina en algún momento, haz que sea un espacio acogedor. Sería muy frustrante para ellos volver al trabajo y pasar el día en un cubículo haciendo videoconferencias. Busca formas para animar a la colaboración en persona mientras permites el distanciamiento social, y plantéate ofrecer aperitivos o actividades gratis que mejoren la experiencia en la oficina.

4. Revisa la política de personal

Desde la incorporación hasta las evaluaciones del rendimiento, pasando por los programas de diversidad e inclusión, la gestión de personal es diferente en una oficina flexible. Reúnete con el departamento de RR. HH. para buscar formas de hacer que estos programas funcionen mejor para una plantilla que se encuentre alejada entre sí y de la oficina. Plantéate la posibilidad de implementar varias herramientas de comunicación electrónica, tanto síncronas (en tiempo real) como asíncronas.

Por ejemplo, podrías entrevistar a los candidatos mediante videoconferencia y luego enviarles los documentos de contratación por correo electrónico. Las soluciones creativas pueden ayudar a todos tus empleados a sentirse más involucrados, sin importar dónde estén o cada cuánto tiempo vayan a la oficina.

Hacer que los lugares de trabajo funcionen para todos

La flexibilidad en el trabajo puede tener grandes ventajas tanto para los empresarios como para los trabajadores, y ayuda a crear un equipo comprometido y leal que sea muy productivo. Pero cada lugar de trabajo es diferente y cada empleado es único. La clave del éxito es la voluntad de diseñar políticas creativas que funcionen de verdad tanto para la empresa como para sus trabajadores. Con tantas posibilidades, puedes plantearte utilizar una plataforma de colaboración personalizable como Slack para reunir y mantener la organización de tu equipo y sus recursos.