ビジネスシーンにおいては、多種多様なデータを利活用しています。必要なときに必要なデータをスムーズに取り出せるようにしておくための仕組みが「データベース」です。
今回は、データベースの基本的な仕組みや効率良く利用するためのデータベース管理システムについて解説します。身近なツールを簡易的なデータベースとして活用する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
データベースとは蓄積されたデータを活用しやすくする仕組みのこと
データベースとは、あらかじめ決められた形式でデータを構造化し、蓄積されたデータを抽出・編集・共有しやすくする仕組みのことです。
専門知識を持つエンジニアが管理・運用する大規模なデータベースのほか、Excel などの表計算ソフトを活用して簡易的に作成された顧客台帳や商品マスタなども、データベースの一種といえます。
データベースの種類
データベースはデータを構造化する形式や操作方法によって、いくつかの種類に分けられます。代表的な 4 種類のデータベースを押さえておきましょう。
階層型
階層型データベースとは、データの親子関係にもとづいてデータを蓄積していくタイプのデータベースです。家系図や組織図のようなデータ構造をイメージするとわかりやすいのではないでしょうか。
階層型データベースに蓄積されるデータには、親子関係の大元となる「ルート」が登録されています。どのデータがどの階層に属しているのかが明確化されていることから、データをたどりやすく検索結果をスピーディに得られる点が特徴です。
ネットワーク型
ネットワーク型データベースとは、データ同士の関連性を重視してデータを蓄積していくタイプのデータベースです。あるデータが別のデータと、どのように関わっているのかが定義されているため、データの重複を防ぐことができます。
階層型データベースでは特定のルートからのみ情報にたどり着けるのに対して、ネットワーク型データベースの場合は関連する情報を横断的に検索することが可能です。ただし、情報の親子関係が複雑になるため、階層型データベースと比べて管理の難度が上がります。
リレーショナル型
リレーショナル型データベースとは、表（テーブル）形式でデータを蓄積していくタイプのデータベースです。複数のテーブルを参照して求めるデータを抽出できるため、1 つのデータに関連するデータを素早く取り出すことができます。
リレーショナル型は現在主流となっているデータベースの方式ですが、データベースの管理・運用にはプログラミングの知識が必要です。複雑なデータを管理したい場合には、リレーショナル型が適しているでしょう。
NoSQL
NoSQL は、リレーショナル型に近い仕組みのデータベースを、プログラミング不要で管理・運用できるタイプのデータベースです。SQL とは、データベースの構築・運用に用いられるプログラミング言語を表します。
リレーショナル型と比べてデータベースの構造が簡素であるため、単純な構造のデータを管理することに適しています。プログラミングの知識がなくても管理・運用できる一方で、複雑な構造を持つデータは扱いにくい点がデメリットです。
データベースを構築するメリット
データベースを構築して運用することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。データベースの主なメリットとして、下記の 3 点が挙げられます。
大量のデータを情報として蓄積できる
データベースには、大量のデータを蓄積することができます。あらゆるデータをデータベースに集約することによって、必要な情報はすべてデータベースで一元管理できるのです。
人間が記憶できる情報量には限度があります。しかし、データベースに情報を蓄積しておけば、データ量が膨大になったとしても、必要なタイミングが訪れるまでデータを保存しておくことが可能です。大量のデータを整理して蓄積できることは、データベースを構築するメリットといえるでしょう。
データを探しやすくなる
大量のデータを決められたルールに従って蓄積し、いつでも取り出せる状態にできるのもデータベースのメリットです。情報を参照したいときに必要なデータを素早く抽出できるため、情報を探すための時間を短縮できます。
データベースを活用すれば、特定の条件にもとづいてデータを抽出することも可能です。データを分析したい場合などに、必要なデータのみ絞り込んで取り出すこともできます。データの検索性が向上することは、データベースを構築するメリットのひとつといえるでしょう。
データの共有がしやすくなる
一元化されたデータを複数名で共有しやすくなることも、データベースを構築する大きなメリットです。データの管理を担当者ごとに行っている場合、担当者間で情報の重複や食い違いが発生しかねません。データ管理の効率が低下するだけでなく、認識のずれが生じるおそれもあります。
どの担当者も同じデータベースを参照することによって、常に最新のデータを共有することが可能です。データを正確に、効率良く共有するうえで、データベースは重要な役割を果たしているといえるでしょう。
データベースを構築するにはデータベース管理システムの利用が便利
前述の通り、データベースは表計算ソフトなどを使って簡易的に構築することも可能です。しかし、複雑な構造のデータや大量の情報を管理するとなると、処理できる範囲に限界が訪れることが想定されます。データベースを構築する際には、データベース管理システムを利用するのが得策です。
データベース管理システムとは、データベースの管理・運用を効率良く行うための仕組みのことです。データベースはあくまでも「データを蓄積すること」に特化して設計されています。人間にとって操作しやすく、データを扱いやすい形で管理するための仕組みを付加したものがデータベース管理システムと捉えることができるでしょう。
データベース管理システムを導入するメリット
蓄積されたデータを効率的に活用するには、データベース管理システムの導入が有効です。データベース管理システムを導入することで得られるメリットは、主に下記の 3 つがあります。
データベースの運用を効率化できる
データベース管理システムを導入することで、データの整理を自動化できるため、データベースの運用を効率化できます。元々、データベース自体にはデータを整理する機能は付加されていないため、データを保存する際には正確に行わなければなりません。データを抽出する際にも、所定の SQL 構文を入力する必要があります。こうした煩雑な操作を簡素化し、運用を効率化できることがデータベース管理システムを導入するメリットといえるでしょう。
複数人が同時にデータにアクセスできる
複数人が同時にデータにアクセスした場合、データの重複入力が発生するおそれがあります。同一のデータが複数存在することになれば、情報の過不足が生じることは想像に難くありません。
多くのデータベース管理システムには、データの重複を検知し警告を表示する機能が搭載されているため、複数人が同時にアクセスしても人為的なミスが起こりにくくなるのです。
バックアップ機能で重要なデータを保護できる
データベース管理システムには、データの自動バックアップ機能が搭載されているものもあります。膨大な量のデータが失われてしまうことを防ぎ、重要な情報を守るうえでバックアップは重要な機能のひとつです。バックアップ機能を活用できることは、データベース管理システムを導入するメリットといえます。
データベース管理システムの選び方
データベース管理システムにはさまざまな種類があります。自社に合ったデータベース管理システムを選ぶには、次のポイントを押さえておく必要があるでしょう。
システムが目的に合っているか
データベースを活用する目的に応じて、適したシステムを選ぶことが大切です。
例えば、人事管理であれば複数の属性情報を関連付けるのに向いているリレーショナル型、ドキュメント管理が中心であれば管理・運用がシンプルな NoSQL などが適しているでしょう。
セキュリティ対策が万全かどうか
データベースには、自社にとって重要な情報を蓄積していくことになります。情報漏洩やサイバー攻撃への対策が、十分に講じられているシステムかどうかを重視して選ぶ必要があるでしょう。
データの暗号化や多層防御など、セキュリティ対策が万全かどうかは必ずチェックしておくことが大切です。
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使いこなせるツールであるかどうか
データベース管理システムは、多機能であるほど使いやすいとは限りません。高機能なシステムを導入しても、担当者が使いこなせないようでは本末転倒です。自社にとって必要な機能が備わっているだけではなく、基本的な機能が扱いやすいかどうかを十分に確認しておく必要があります。トライアル版が提供されているようなら、実際に使い勝手を確認したうえで導入すると安心です。
かかる費用は適切かどうか
データベース管理システムには、導入コストがかかります。初期コストや維持コストと得られる効果を比較し、費用対効果が見込めるシステムを選ぶことが大切です。
データベースを利用する人数や管理するデータのボリュームなどを考慮したうえで、自社の用途に見合ったシステムを選ぶことが重要です。
Slack をデータベースのように活用する方法
大規模なデータベースを構築するほどではないものの、何らかの方法でデータを管理する必要に迫られるケースもあるでしょう。こうした状況であれば、「Slack」をデータベースのように活用することでデータの管理に役立てることも検討しましょう。具体的に活用できる機能として、下記の機能が挙げられます。
Slack canvas で社内ナレッジを管理・共有する
社内に蓄積されていくナレッジを、Slack 上で管理・共有することができます。ナレッジ専用のチャンネルを設けておくことで、重要な情報をグループ内でいつでも共有可能です。
また、テキストのほか、画像や動画といったコンテンツを埋め込むこともできる Slack canvas を活用する方法もおすすめです。共同編集にも対応しているので、複数名で情報を管理・共有したい場合に活用することができます。
情報をまとめる
Slack canvas では、書式付きのドキュメントを Slack 上で直接作成・編集・共有できます。作成した canvas ドキュメントに社内 Wiki として情報をまとめておくことで、必要な情報をいつでも参照できます。作成した canvas は共同編集にも対応しているので、新たな事項の追加や情報の更新も随時行うことが可能です。
ブックマーク機能で重要なメッセージをまとめる
のちに参照する可能性のある重要なメッセージは、ブックマーク機能を活用してまとめておくことができます。ブックマークしたメッセージをアーカイブしたり、リマインダーを設定したりすることも可能です。期日が設けられている予定を管理する際に有効な機能です。
外部アプリと連携する
Slack は、数多くのアプリと連携させて活用することができます。データベース管理システム「MySQL」とも連携できるため、Slack 上からデータベースとやりとりをすることもできます。外部アプリと連携することで、Slack で管理できるデータの種類や範囲がいっそう広がります。
データベースを活用して正確で効率的なデータの管理を実現しよう
データベースは膨大な量の情報を効率的に、かつ正確に管理していくうえで欠かせない仕組みといえます。表計算ソフトなどを活用して簡易的なデータベースを作成することもできますが、長期的な視点で見るとデータベース管理システムを導入しておくことでデータの安全な管理・運用をしやすくなるでしょう。
今回紹介したポイントを、ぜひデータベースの効果的な活用にお役立てください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。