Die Informationsflut bewältigen: Effizientes Arbeiten in einer datenreichen Welt

Die Arbeitskräfte von heute befinden sich inmitten einer Epidemie der Informationsflut. Wie schlimm ist es? Sheena Iyengar, Professorin an der Columbia Business School und Expertin für Auswahlverfahren, schätzt, dass durchschnittliche Wissensarbeitende jeden Tag – bewusst oder unbewusst – Informationen im Umfang von 174 Zeitungen verarbeiten müssen.

„In der heutigen Welt haben wir mehr Auswahlmöglichkeiten und Informationen als wir uns je hätten träumen lassen“, sagt Iyengar. Dies trifft vor allem auf den Arbeitsplatz zu, an dem die Flut täglicher Anfragen sogar die konzentriertesten Mitarbeitenden ablenken kann.

„Der Preis für die Auswahl und Informationsflut am Arbeitsplatz ist, dass die Leute abgelenkt werden, aufgrund von Multitasking mehr Fehler machen und weniger gut im kreativen Problemlösen sind“, meint sie. Dadurch leisten Mitarbeitende weniger und strategische Prioritäten bleiben hinter kleinen, die Aufmerksamkeit raubenden Aufgaben zurück.

 

Wie kannst du also effizient die Anforderungen an deine Aufmerksamkeit und Zeit meistern? Aufbauend auf ihrem bekannten TED-Talk über die Auswahl spricht Iyengar über fünf Strategien, um die Informationsflut am Arbeitsplatz zu bewältigen.

1. Sei pingelig bei der Auswahl

Laut Iyengar fragen sich Wissensarbeitende, die ihre Zeit gut verwalten, regelmäßig: „Ist das meine Zeit wert oder kann ich das delegieren?“

Mit so vielen E-Mails, die beantwortet werden müssen, Meetings, an denen teilgenommen werden muss, Projekten, an denen mitgearbeitet werden muss und Aufgaben, die erledigt werden sollen, müssen Wissensarbeitende ihre eigene Zeit und Aufmerksamkeit gut verwalten. Wenn sie in dieser Hinsicht nicht genau hinschauen, sind sie wahrscheinlich weniger proaktiv, wenn ihre Aufmerksamkeit am meisten gefragt ist. „Anstatt tatsächlich auf ihre Prioritäten zu achten, löschen sie nur noch Brände. Sie reagieren eher auf das, was auf sie jede Minute und täglich zukommt“, sagt Iyengar.

Wenn du wählerisch bist, kannst du dich weniger wichtigen Dinge entledigen und Aufgaben delegieren oder outsourcen, die nicht zu deinen Stärken und Interessen passen. Indem du diese Punkte von deiner To-do-Liste nimmst, kannst du denjenigen Aktivitäten mehr Zeit und Denkvermögen widmen, die einen Mehrwert bringen.

2. Identifiziere drei bis fünf Prioritäten

Das menschliche Gehirn kann sich an etwa sieben Dinge – das ist nur eine Schätzung – auf einmal erinnern, laut Iyengar. Und wenn du immerzu auf deine To-do-Liste schauen musst, ist das ein Problem. Sie empfiehlt, deine Prioritäten auf die wichtigsten drei bis fünf Dinge zu beschränken, die dir am meisten bedeuten, da sogar sieben zu viel sein können.

Sobald du deine Liste zusammengestellt hast, empfiehlt Iyengar, einen Schritt weiter zu gehen und darüber nachzudenken, was du zum Fertigstellen jeder dieser Aufgaben benötigst. Um eine Informationsflut zu vermeiden, schlägt sie vor, dass du dir drei Fragen stellst:

•     Welches Problem versuche ich zu lösen?
•     Wie kann ich dieses Problem aufgliedern?
•     Welche Informationen benötige ich, um die beste Lösung zu finden?

Indem du sehr genau überlegst, was du suchst und wieso, kannst du proaktiv auf Informationen zugehen, statt nur auf alles Verfügbare zu reagieren.

3. Verstehe die Bedeutung

Nicht alle Aufgaben und Entscheidungen sind gleich. Zum Beispiel ist die Wahl, was ich zum Frühstück esse, weniger Zeit und Nachforschungen wert als die Entscheidung, ob ich ein neues Jobangebot annehmen soll.

Zu wissen, wo eine Entscheidung oder eine Wahl in der Bedeutungshierarchie steht, hilf dir, zu bestimmen, wieviel Zeit du investieren solltest. Manchmal musst du vielleicht „nur das Beste auswählen“, sagt Iyengar, und andere Male ist die passende Handlung, „einfach innezuhalten, weil dies gut genug für diese Entscheidung ist“.

Indem du herausfindest, welche Entscheidungen es wert sind, viel Zeit und Recherche in sie zu investieren, und welche nicht, machst du dich frei für das Treffen effizienter Entscheidungen, wenn es darauf ankommt.

4. Lege ein Zeitlimit für das Sammeln von Informationen fest

Ohne Parameter für die Zeit festzulegen, können Wissensarbeitende in einen Strudel aus Informationsflut und Auswahlmöglichkeiten hineingezogen werden. Wie Iyengar anmerkt, kann die Fülle von Informationen süchtig machen und verlockend sein.

Um nicht produktive Teufelskreise zu vermeiden, empfiehlt Iyengar, ein Zeitlimit für das Sammeln von Informationen zu setzen. „Die Tage, an denen du einfach gesagt hast, ich recherchiere jetzt mal und schaue, wie weit mich das bringt, sind vorbei“, sagt sie, „denn zwei Stunden werden schnell um sein, und du wirst merken, dass du nichts geschafft hast.“

Wie du deine geplante Zeit nutzt, kann unterschiedlich sein. Was wichtig ist, ist, dabei eine Strategie zu verfolgen. „Einige von uns könnten entscheiden, dass es wichtiger ist, eine oder zwei Stunden mit der Recherche vieler unterschiedlichster Dinge zu verbringen“, meint sie. „Für andere wiederum kann es eine Zeit sein, in der sie sich konzentrieren und nur zu dem einen Thema während der geplanten Zeit recherchieren.“

5. Plane verwandte Aufgaben zusammen ein

Sobald du deine obersten Prioritäten und die benötigten Informationen identifiziert hast, ist laut Iyengar der Schlüssel zur Verbesserung der Produktivität die Arbeit an verwandten Aufgaben in regelmäßigen Abständen. Indem du ähnliche Aufgaben nah beieinander in 30-minütigen Blocks planst, steckst du weniger wahrscheinlich in einem geistigen Labyrinth fest oder wirst von der Informationsflut überwältigt, stellt sie fest.

Wenn du dich andererseits zwischen nicht zusammenhängenden Aufgaben bewegst, wird eine kognitive Last aufgebaut, die der Produktivität schaden kann. Iyengar versteht, dass manchmal das Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben unvermeidlich ist. Allerdings kann das Anerkennen des gedanklichen Aufwands der Übergänge hilfreich sein. „Wenn du eine neue Aufgabe anfängst, zum Beispiel eine neue App erkundest oder eine neue Datei auf eine neue Art und Weise hochlädst, bedenke, dass du eine Anlaufzeit benötigen wirst. So vermeidest du Frust“, meint sie. „Denn sobald Leute frustriert sind, verlieren sie tatsächlich einen Haufen Energie wegen ihrer Frustration.“

Die Macht der Wahl

Während die Informationsflut tägliche Entscheidungen schwierig gestalten kann, stellt Iyengar unsere Fähigkeit, auszuwählen, als ein wirksames Tool dar. Dadurch, dass sie uns beim Bestimmen, was nützlich und relevant ist, hilft, macht uns die Auswahl frei für Erfindungsreichtum und Kreativität. „Wir können die Wahl nutzen, um die bedeutendsten Kombinationen in unserem Leben zusammenzustellen“, sagt sie. „Ich glaube, erst dann erkennen wir die echte Kraft der Wahl.“

„Der wahre Wert der Wahl ist es nicht, vor einem Verkaufsautomaten zu stehen und eine Auswahl zu treffen“, sagt sie. Es ist vielmehr „schau, ich habe folgendes Problem. Wie kann ich eine Lösung finden und diese so umsetzen, dass tatsächlich etwas erreicht wird?“