Optimiere dein Meeting-Follow-Up

Ob du zu Hause, im Büro oder asynchron teilnimmst: Meetings können den Workflow von Teams dramatisch verändern – wenn alles richtig gemacht wird.

Doch auch das effektivste Meeting kann durch eine gute Meeting-Nachbereitung noch besser gemacht werden. Ein Meeting-Follow-Up oder ein Besprechungsprotokoll zur Nachbereitung von Meetings ist ein schriftlicher Datensatz von allem, was während eines Meetings besprochen und erreicht wurde. Du weißt nicht so recht, wie du es verfassen kannst? Dann bist du hier genau richtig.

Warum brauchst du ein Besprechungsprotokoll zur Nachbereitung von Meetings?

Eine Studie von Gartner hat herausgefunden, dass Menschen, die digital arbeiten, im Schnitt etwa acht Stunden pro Woche in Meetings verbringen – das ist ein ganzer Arbeitstag.

In unserer Meeting-lastigen Unternehmenswelt kann es schon mal vorkommen, dass dir eigentlich wichtige Diskussionspunkte entgehen. Übervolle Terminkalender und wichtige persönliche Verpflichtungen führen gelegentlich dazu, dass du ein Meeting mal früher verlassen musst oder gar nicht teilnehmen kannst. Ein Besprechungsprotokoll und Follow-Up zur Nachbereitung eines Meetings hilft, die Zielsetzung zu verdeutlichen und Verantwortlichkeiten herzustellen. Außerdem entsteht durch das Meeting-Protokoll ein digitaler Datensatz für Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten.

Wenn jemand an einem Meeting nicht teilnehmen konnte (oder auch zwischendurch mal abgeschaltet hat), kann ein Meeting-Protokoll das gesamte Team auf denselben Stand bringen, indem Notizen dokumentiert, Aktionselemente aufgelistet, Stakeholder:innen definiert und zukünftige Meetings terminiert werden. Die Meeting-Nachbereitung ermöglicht es dir darüber hinaus, Feedback zum Meeting selbst einzuholen.

Wenn die Meeting-Nachbereitung dagegen ausbleibt, kann es zu Missverständnissen, Kommunikationsfehlern und verpassten Fristen durch das Team kommen. Damit so etwas gar nicht erst entsteht, zeigen wir hier, wie eine gute Nachricht zur Nachbereitung erstellt wird.

Was gehört in ein Meeting-Protokoll?

Die Kommunikation in Unternehmen war jahrelang auf E-Mails fixiert, doch die Zeiten haben sich geändert. Jetzt stehen Mitarbeitenden intelligente Produktivitätsplattformen wie Slack zur Verfügung, und asynchrone Kommunikation ist einfacher als je zuvor.

Natürlich kannst du mit Slack noch viel mehr tun als nur deinen Kolleg:innen eine Nachricht schreiben. Funktionen wie Slack Connect schlagen Brücken zu Personen außerhalb deines Unternehmens, und mit Add-ons wie Elevate kannst du Opportunitys über Salesforce nachverfolgen und verwalten. Bei der Meeting-Nachbereitung wollen wir es aber einfach halten.

Verfasse zum Meeting eine Notiz per Direktnachricht oder in einem Slack Channel. Wenn dein Team sich in einem Slack Huddle trifft, kannst du dein Besprechungsprotokoll sogar in einer Direktnachricht oder einem Channel bereitstellen, die bzw. der mit dem Huddle verknüpft ist. Oder du zeichnest eine Video- und Sprachnachricht auf, die Teammitglieder ansehen können, wenn es ihnen am besten passt.

Folgendes sollte deine Nachricht enthalten:

Ein Dankschreiben nach dem Meeting

Ein Wort der Anerkennung macht viel aus: Eine Studie der American Psychological Association hat ergeben, dass mehr als 90 % der Mitarbeitenden, die sich bei der Arbeit wertgeschätzt fühlen, zu Bestleistungen motiviert werden.

Eine stichpunktartige Übersicht über das Gespräch

Forschungen haben gezeigt, dass das Führen eines Protokolls als Merkmal eines „guten“ Meetings bewertet wird. Deine Meeting-Übersicht sollte nur ein paar Highlights umfassen. Es gibt heutzutage diverse KI-gestützte Notiz-Tools, die nach dem Meeting zuverlässige Meeting-Zusammenfassungen erstellen. Du kannst dein Lieblings-Tool in Slack integrieren.

Aktionselemente

Achte darauf, dass du im Meeting-Besprechungsprotokoll Aktionselemente und zugewiesene Stakeholder:innen sowie Fristen in deine Übersicht aufnimmst. Wenn du diese Details nach dem Meeting dokumentierst, weist du Verantwortlichkeiten zu und trägst dazu bei, dass Projekte termingerecht erledigt werden. Als Slack-Benutzer:in kannst du bestimmte Personen in deinem Meeting-Follow-Up per @-Erwähnung hervorheben.

Bitte um Feedback nach dem Meeting

Erfasse und implementiere Feedback von Teilnehmenden, damit die Zeit deines Teams in Meetings auch wirklich optimal genutzt wird. Besprechungsprotokolle und Meeting-Follow-Ups sind die perfekte Gelegenheit, Gedanken und Vorschläge zu sammeln. Bei Slack nutzen wir Umfragen, um Feedback nach Meetings mit allen einzuholen.

Tipps für ein wirkungsvolles Meeting-Debriefing

Du weißt jetzt, was zu einer guten Meeting-Nachbereitung gehört, aber wie setzt du dies nun um?

Kläre Zuständigkeiten

Zuallererst: Es muss klar sein, wer für das Besprechungsprotokoll nach dem Meeting verantwortlich ist. Wenn du z. B. eine:n Protokollant:in festgelegt hast, sollte diese Person auch das Meeting-Protokoll versenden.

Bereite das Meeting schnell nach

Sende deine Nachrichten unmittelbar nach dem Meeting, am besten innerhalb eines Tages.

Wähle die richtige Plattform

Ermittle, wo dein Besprechungsprotokoll zur Nachbereitung von Meetings die Zielgruppe am besten erreicht: In einer E-Mail? In einem Channel? Einer Direktnachricht an mehrere Personen? Bei Slack empfehlen wir immer das Teilen in einem Channel, damit Teilnehmende das Gespräch nach dem Meeting fortführen können.

Kenne die Zielgruppe

Wer muss über ein bestimmtes Meeting Bescheid wissen und wer nicht? Achte darauf, dass alle, die im Informationsfluss zum Meeting bleiben müssen, Zugriff auf dein Meeting-Protokoll haben. Außerdem solltest du es vermeiden, mitgliederreiche Channels mit der Meeting-Nachbereitung zu belästigen, die nur für eine Handvoll Personen von Interesse sind.

Starte nach dem Meeting einen Dialog

Das Gespräch deines Teams kann auch nach dem Ende des Meetings weitergehen. Falls deine Teammitglieder vereinbart haben, bestimmte Details asynchron auszuarbeiten, kannst du solche Unterhaltungen in deinem Besprechungsprotokoll oder Meeting- Follow-Up initiieren. Darüber hinaus kannst du dein Team auch darum bitten, Ideen oder Bedenken zu teilen, die Mitgliedern vielleicht erst nach dem Meeting in den Sinn kommen.

In Slack kannst du Nachrichten zu einem Thread machen, damit Unterhaltungen organisiert bleiben.

Beispiele für Meeting-Protokolle

Suche dir eine gute Vorlage für die Meeting-Nachbereitung, damit dein Meeting-Protokolle konsistent und vollständig bleiben. Wir haben dir unten für den Start ein paar Beispielvorlagen für Meeting- Follow-Ups aufgelistet.

Unabhängig davon, welche Vorlage du auswählst: Sorge dafür, dass sie an deine Organisation, dein Team, dein Produkt, deine Mission und deine Zielgruppe angepasst wird.

Vorlage für Teammitglieder

@channel Danke für eure Zeit [heute/Meeting-Datum]. Durch eure Aufmerksamkeit und Beiträge haben wir viel geschafft!

Hier ist eine Zusammenfassung unseres Gesprächs:

• [Die wichtigsten Diskussionspunkte zusammenfassen]
• [Aufzählungspunkte sind super!]

Ich erstelle für diese Nachricht einen Thread mit einem Link zu unserem Meeting-Protokoll und einer Liste der vereinbarten Aktionselemente mit Stakeholder:innen und Fristen für jeden Posten.

Am [nächstes Meeting-Datum] möchte ich wieder mit euch zusammenkommen, um die Fortschritte zu begutachten und [nächstes Meeting-Thema] zu besprechen. Die Einladung dazu schicke ich in Kürze raus.

Bis dahin könnt ihr gern Fragen, Ideen oder Feedback zu diesem Thread hinzufügen.

Nochmal danke!

Vorlage für Kund:innen

Hallo @[Kunden-Slack-ID]! Ich möchte hiermit unsere Unterhaltung über [Ihr Unternehmen/Produkt] nachbereiten.

Vielen Dank, dass wir uns [heute/Meeting-Datum] unterhalten konnten. Ich freue mich, dass wir Zeit hatten, über [Ihr Unternehmen/Produkt] zu sprechen.

Ich verbinde diese Nachricht mit einem Thread und einer Zusammenfassung des Gesprächs von [heute/Meeting-Datum] sowie den gewünschten Informationen. Nach meinen Recherchen zu Ihrer Organisation bin ich zuversichtlich, dass wir einen Mehrwert bieten können. [Ihr Unternehmen] hat auf diesem Gebiet erwiesenermaßen erfolgreich gearbeitet und für Verbesserungen gesorgt.

Gern können wir in einem weiteren Anruf zusätzliche Details und eine potenzielle Partnerschaft besprechen. Passt Ihnen [Meeting-Datum und -Uhrzeit]?

Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit. Ich stehe jederzeit für Nachfragen zur Verfügung.

Wähle das richtige Tool zur Nachbereitung von Meetings aus

So wie ein gutes Meeting fördert auch eine effektive Nachbereitung die Kommunikation, versorgt die Teilnehmenden mit den aktuellen Informationen und verfolgt die Fortschritte. Die Meeting-Nachbereitung erzeugt Vertrauen zwischen deinen Teammitgliedern und den Kund:innen, stellt Verantwortlichkeiten her und bietet Unterstützung – und all dies sind Zutaten für stabile Arbeitsbeziehungen.

Die Plattform von Slack wurde dafür entwickelt, solche Beziehungen zu unterstützen. Nimm Kontakt mit unserem Vertriebsteam auf, um zu erfahren, wie wir dir bei besserer Zusammenarbeit helfen können.