Als CPO Slack verwenden: Wie Slack dir helfen kann, eine Produktorganisation zu führen

Anmerkung der Redaktion: 
Wie du vielleicht schon gehört hast, ist Slack jetzt ein Teil von Salesforce! Das bedeutet, dass einige der nachstehenden Informationen veraltet sind, aber wir wollten sie aus Gründen des historischen Kontextes und aus anderen guten Gründen beibehalten. Weitere Details zur Übernahme von Slack durch Salesforce findest du in der offiziellen Ankündigung. 

 

Das ist der dritte Teil einer fortlaufenden Reihe mit dem Titel Channeling Change. In diesem Thread erklärt Tamar Yehoshua, Chief Product Officer von Slack, wie sie Slack bei der Leitung der Produktorganisation des Unternehmens einsetzt. Sieh dir frühere Beiträge unseres CFO, Allen Shim, und unseres Head of Internal Communications, Amanda Atkins, an.

Im vergangenen März, kurz nach meinem einjährigen Jubiläum bei Slack, habe ich darüber geschrieben, wie wir Slack bei Slack nutzen. Seitdem hat dieser Beitrag zu vielen Unterhaltungen geführt, und ich war überrascht (und erfreut!) zu hören, wie nützlich er war. Da immer mehr Unternehmen ihre Arbeitsabläufe auf Slack verlagern, um die Remote-Arbeit besser bewältigen zu können, wollte ich einige der spezifischen Techniken vorstellen, die ich bei Slack einsetze, um den Zugang zu Informationen in der gesamten Produktorganisation zu verbessern, die Anzahl der Besprechungen zu reduzieren und die Kundinnen und Kunden während unseres Produktentwicklungsprozesses einzubinden.

Vereint durch eine klare Vision – von überall aus

In der heutigen Zeit hängt es von den Führungskräften ab, ob sie eine wirksame Kommunikation vorleben, und die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, die Visionen in den Arbeitsalltag zu übertragen.

Insbesondere bei verteilten Projekt-Teams ist eine klare und kontinuierliche Kommunikation erforderlich, um sicherzustellen, dass sich alle an denselben Prioritäten orientieren und über die aktuellen Geschehnisse informiert sind. Anstelle von isolierten E-Mail-Postfächern verwenden wir bei Slack Channels, um Informationen zugänglich zu machen, damit alle das finden können, was sie brauchen, wenn sie es brauchen, und damit sie miteinander vernetzt und produktiv bleiben können.

Dies umfasst die Kommunikation im Projekt-Team, unternehmensweite Ankündigungen, Updates zu neuen Initiativen und alle Arten der Zusammenarbeit. Channels sind wie ein abrufbares Archiv für Daten und Wissen. Bei Slack beispielsweise richten wir nach der Festlegung unserer Ziele auf Unternehmensebene für jedes Ziel einen eigenen offenen Channel ein, in dem regelmäßig Updates zum aktuellen Stand gepostet werden. Zusammen mit allen anderen kann ich mich schnell über unsere neuesten Kennzahlen auf dem Laufenden halten oder in einem Thread eine schnelle weiterführende Frage stellen.

Wichtige Nachrichten teilen

Jede Führungskraft weiß, dass die Entwicklung einer Strategie nur ein Teil der Aufgabe ist. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Kernbotschaften zu verdeutlichen und sicherzustellen, dass sie im gesamten Unternehmen angenommen werden. Indem ich offene Slack-Channels für Ankündigungen verwende, kann ich wichtige Nachrichten mit meiner Organisation teilen, und jeder der leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann dann meine wichtigsten Punkte aufgreifen und sie in den eigenen Projekt-Team-Channels weitergeben. Dadurch wird im gesamten Unternehmen eine einheitliche Botschaft darüber vermittelt, was für uns und unsere Kundinnen und Kunden gerade wichtig ist, und warum.

Hier ist ein Beispiel für einen Beitrag, den ich zum Start der Quartalsplanung im Channel #mitteilen-pde (PDE = Produkt, Design, Entwicklung) gesendet habe:

Diese Art von Nachricht bietet:

• Hinweise darauf, welche Schwerpunktbereiche und Maßnahmen die wichtigsten Faktoren für unsere Strategie im kommenden Quartal sein werden
• Eine Grundlage für meine Projekt-Teams, auf der sie bei ihren Planungssitzungen aufbauen können
• Eine Gelegenheit für unsere Partnerinnen und Partner im gesamten Unternehmen, einschließlich Vertrieb und Marketing, zu verstehen, wo wir Schwerpunkte setzen und warum
• Einen Bezugsrahmen, den alle zur Überprüfung der eigenen Arbeit nutzen können

Wenn ich einen Beitrag in einem Ankündigungs-Channel schreibe, weiß ich, dass meine Nachricht wahrscheinlich gesehen wird – nicht nur, weil wir den Channel entsprechend benannt haben, sondern auch, weil wir die Berechtigungen für Beiträge eingeschränkt haben, damit es keine Ablenkungen gibt. Wir könnten noch einen Schritt weiter gehen und die Mitgliedschaft in Ankündigungs-Channels verbindlich vorschreiben, aber wir haben das nicht für nötig befunden.

Wir können außerdem die Reichweite meiner Nachrichten mit der Nachrichtenaktivitätsfunktion von Slack messen. Dies hilft mir bei der Planung weiterer Maßnahmen und Folgemitteilungen. Hier ist ein Beispiel:

Wie du siehst, sind mein Projekt-Team und ich in der Lage, die Ansichten, Reaktionen und das Teilen über einen längeren Zeitraum zu analysieren, und sogar die Reichweite meiner Botschaft außerhalb der Produktorganisation in Form von Ansichten verschiedener Abteilungen zu erfassen.

Zugehörige Inhalte: Entwickle deine Kommunikationsstrategie in Slack.

Auch auf kleine Details achten

Sobald wir unsere Ziele festgelegt haben, nutzen wir Slack, um Fortschritte im Hinblick auf unsere Ziele zu verfolgen und die Einhaltung von Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Optimierung zu gewährleisten. Um den Status zu verfolgen, nutzen wir unseren offenen Channel #montag-meeting. Der Ablauf beginnt mit einer kurzen gemeinsamen Besprechung am Montagmorgen. Auch wenn nur ein paar Führungskräfte an der Sitzung teilnehmen, werden die besprochenen Materialien und die Sitzungsnotizen in den Channel gestellt, so dass alle Mitglieder der Organisation sie sehen und kommentieren können. Diese Transparenz ist wichtig, um alle Beteiligten innerhalb und außerhalb der Produktorganisation auf dem Laufenden zu halten.

Außerdem hilft sie uns dabei, schneller zu arbeiten. Wir posten Blockierungen, Maßnahmen und Folgemaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät und dass Probleme erkannt und gelöst werden – ohne auf das nächste Meeting am Montag zu warten.

Auch die Kundinnen und Kunden profitieren davon. Im montäglichen Meeting tauschen wir uns über die Lieferpläne für unsere neuen Funktionen aus und besprechen, wie die Kundinnen und Kunden auf die neuesten Einführungen reagieren. Die Projekt-Teams sorgen dafür, dass der Channel während der Einführungen auf dem neuesten Stand bleibt. Diese Art von Transparenz in einem offenen Channel hilft uns, mögliche Probleme schnell und einfach zu lösen. Indem wir ständig aufmerksam sind, können wir besser auf die Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden eingehen.

Mehr Effizienz durch Automatisierung

Um den Überblick über bevorstehende Produktneuerscheinungen zu behalten, haben wir mit Workflow-Builder einen benutzerdefinierten Workflow erstellt. Der Workflow wird von Produktmanagerinnen und -managern im Channel #freigabe-marketing-produkt ausgelöst, die dann aufgefordert werden, einen Überblick über das neue Produkt, wichtige Materialien für die Einführung sowie Bilder oder GIF-Dateien der neuen Funktion hochzuladen. Diese Informationen werden zusammengefasst und jeden Montag in einen „Pflichtlektüre“-Channel übertragen. Der automatisierte wöchentliche Beitrag zeigt, was diese Woche, nächste Woche und in den nächsten 30 Tagen ausgeliefert wird. Außerdem enthält jeder Artikel Links zu wichtigen Ressourcen für unsere funktionsübergreifenden Projekt-Teams.

Alle im Unternehmen – insbesondere unser globales Vertriebsteam – können den Zeitpunkt und die Verfügbarkeit jeder neuen Funktion sowie die in der neuen Version enthaltenen Informationen nachvollziehen. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie wir Workflows und die Integration der Slack-Plattform nutzen, um Routinearbeiten zu beschleunigen und zu erleichtern.

Zugehörige Inhalte: Erfahre mehr über die Slack-Plattform und darüber, wie du den Workflow-Builder nutzen kannst, um die Ausführung und Bereitstellung zu verbessern.

Bleibe mit Slack Connect ganz nah an deinen Kundinnen und Kunden

Um ein großartiges Produkt zu entwickeln, muss man seine Kundinnen und Kunden verstehen. Wir bei Slack arbeiten mit unseren Kundinnen und Kunden bei jedem Schritt der Produktentwicklung zusammen. Ich treffe mich häufig mit Kundinnen und Kunden, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen, und bin bei vielen unserer Geschäftspartner präsent.

Und es ist ganz einfach für mich, Informationen über alle Kundinnen und Kunden von Slack zu finden. Für jeden Kunden-Account bei Slack haben wir einen Slack-Channel, der in Salesforce integriert ist. Ich gebe einfach „/accounts“ und den Kundennamen ein, um sofort die wichtigsten Informationen und einen direkten Link zu Salesforce zu erhalten, wo ich weitere Informationen abrufen kann. Das ist einer der Slash-Befehle, die ich am häufigsten verwende, und er spart mir viel Zeit, wenn ich vor einem Meeting oder einer vorbereitenden Sitzung schnell eine Information brauche. So etwas Simples wie zu wissen, über welche Kundinnen und Kunden ich öffentlich sprechen darf und über welche nicht, ist sehr nützlich, wenn ich mit der Presse oder auf virtuellen Konferenzen spreche.

Für viele unserer Accounts nutzen wir Slack Connect – die sichere Kommunikationsumgebung, mit der du alle Unterhaltungen mit deinen externen Partnerinnen und Partnern, Kundinnen und Kunden, Verkäuferinnen und Verkäufern und anderen in Slack verlagern kannst – um direkt mit unseren Kundinnen und Kunden in einem Channel zu arbeiten, der von unseren Organisationen gemeinsam genutzt wird. Anstatt die verschiedenen Ebenen der Kundenorganisation zu durchlaufen, um eine einfache Nachricht zu übermitteln – was bei einer E-Mail-Kette Tage dauern könnte –, kann ich den geteilten Channel zur Kommunikation nutzen.

Wir verwenden Slack Connect auch, um Kundenfeedback zu Funktionen zu sammeln, bei denen wir noch in der Entwicklung stecken. Wir verfügen über ein ganzes Netzwerk von Slack-Botschafterinnen und -Botschaftern, in dem wir frühe Prototypen oder Vorabversionen kommender Funktionen miteinander teilen. Dies ist eine der effektivsten Methoden, die ich kenne, um mit Kundinnen und Kunden eng und interaktiv zusammenzuarbeiten. Und wir haben Slack Connect genutzt, um Slack Connect mit unseren Kundinnen und Kunden weiterzuentwickeln!

Zugehörige Inhalte: Wenn du Slack Connect-Channels mit deinen Kundinnen und Kunden auf diese Weise einrichten möchtest und dabei Hilfe benötigst, wende dich bitte an unseren Concierge für die Kundenerfahrung.

Stärke deine Projekt-Teams

Der moderne Arbeitsplatz verändert sich vor unseren Augen. Wir müssen dafür sorgen, dass unsere Projekt-Teams motiviert und flexibel sind und sich gleichzeitig auf Innovationen konzentrieren. Ich möchte, dass alle Mitglieder meines Projekt-Teams die gleichen Ziele verfolgen und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Informationen transparent sind, damit sie stets den optimalen Lösungsweg für eine Herausforderung finden können.

Slack ist zu meinem wichtigsten Tool geworden, um die Organisation von Produkten zu optimieren. Ich nutze es, um unnötige Meetings zu vermeiden, um innerhalb und zwischen Projekt-Teams zu kommunizieren, um Informationen allgemein zugänglich zu machen und um unsere Kundinnen und Kunden in den Produktentwicklungsprozess einzubinden. Um das Optimum aus Slack herauszuholen, nutze ich die Möglichkeiten von Slack-Channels, Slack Connect, benutzerdefinierten Workflows und Integrationen mit externen Tools. Da ich vor meinem Einstieg bei Slack ausschließlich mit E-Mails gearbeitet habe, empfinde ich dies als eine einschneidende und bereichernde Erfahrung, und ich kann mir nicht vorstellen, wieder auf ein vorheriges System umzusteigen.