Viessmann setzt den digitalen Wandel mit Hilfe von Slack nachhaltig um

Seit 104 Jahren steht der Familienkonzern Viessmann für Innovationen sowie hochwertige Produktlösungen in der Heizungs- und Kühltechnik. Im Jahr 2015 hat sich der heutige Co-CEO Max Viessmann der umfassenden Digitalisierung des Unternehmens angenommen und sie zum wichtigsten strategischen Projekt der kommenden Jahre erklärt. Als „Pionier des Wandels“ hat das Traditionsunternehmen damit früh erkannt, dass eine transparente interne Kommunikation und kollaboratives Arbeiten essentielle Elemente einer zielführenden Digitalisierung sein müssen – insbesondere wenn es darum geht, die über 12.000 Familienmitglieder in über 70 Ländern miteinander zu vernetzen.

In unserer Interview-Serie Pioniere des Wandels hat Frank Thelen mit Max Viessmann, Co-CEO von Viessmann, darüber gesprochen, wie es dem Familienunternehmen erfolgreich gelingt, eine Kultur des ständigen Wandels zu leben. Im Anschluss haben wir von Alex Pöllmann, Head of Workplace Technology bei Viessmann, Genaueres darüber erfahren, wie es dem Unternehmen gelungen ist, den Weg für den Arbeitsplatz der Zukunft zu ebnen und wie Slack insbesondere den Entwicklerteams des Unternehmens ihre tägliche Arbeit erleichtert.

“Anywhere, anytime, at any device, securely” – Wie Viessmann mit Slack den Arbeitsplatz transformiert

Bevor Max Viessmann die digitale Transformation des Traditionsunternehmens beschleunigt hat, ging es dem Unternehmen wie vielen anderen: Sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit wurde durch zahlreiche Hürden ausgebremst. Die interne Kommunikation war stark reglementiert. Es gab keine Plattformen, auf denen die Mitglieder eines Projekt-Teams gemeinsam an einem Dokument arbeiten konnten, sodass sie stattdessen Vorlagen in ewigen E-Mail-Schleifen hin- und herschicken mussten – Streuverluste inklusive. Zudem war auch der Zugang zu den verschiedenen unternehmensinternen Systemen komplex – ohne VPN und Smartcard ging oft kaum etwas.

Zu Beginn des Transformationsprozesses bei Viessmann hatten Fokusgruppen dann sehr genau definiert wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und einzelne Units eigentlich arbeiten wollen. „Es gab von Anfang an den Bedarf nach Kommunikation und Kollaboration, die in unserer damalige IT-Infrastruktur nicht möglich waren”, erinnert sich Pöllmann. „Uns ging es um Fragen wie: Wie sieht der Arbeitsplatz in der Zukunft aus? Was benötigen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um effizient arbeiten zu können? Welche Tools können das leisten und wie erläutern wir sie den Nutzerinnen und Nutzern?”

Max Viessmann ließ kurzerhand das Restaurant für externe Gäste und die Führungsebene, welches sich oberhalb der Mitarbeiterkantine in einem Glaskubus befand, in den Arbeitsbereich für die Digital Transformation Unit umwandeln, um frühzeitig ein Zeichen zu setzen und die Bedeutung von Transparenz und Digitalisierung sichtbar zu machen.

„Die Digital Transformation Unit, die an der Digitalisierungsstrategie gearbeitet hat, hatte einfach zu dem Zeitpunkt keine Plattform, auf der sie Dokumente und Informationen austauschen konnten”, so Pöllmann. Deshalb entschlossen sich diese Units Slack einzusetzen. Mit Slack war das alles viel einfacher.”

Tools im Überblick : Der Roll-Out von Slack war – alleine schon wegen der intuitiven Bedienung – denkbar einfach. Zwar mussten sich einige der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erst daran gewöhnen, dank der verschiedenen Channels von überall an wichtige Dokumente und Absprachen heranzukommen, doch die Umstellung ist dem Unternehmen insgesamt sehr schnell gelungen. Denn der Umstieg auf Slack hat dank der einfachen Integration anderer bereits installierter Lösungen, die Kommunikation zwischen den Projekt-Teams sofort verbessert. Darüber hinaus können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seitdem leichter mit externen Partnern, Agenturen und Dienstleistern zusammenarbeiten, da durch die Plattform-Ökonomie die Hürde für den Einstieg sehr niedrig ist. Sie können so Channels zu einzelnen Projekten aufsetzen, in denen externe Partner über Slack Connect in die gesamte Kommunikation eingebunden sind – ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Abschluss von gemeinsamen Projekten.

 

Mit Slack sind die Entwicklerteams bei Viessmann effizienter aufgestellt

In der Softwareentwicklung hat sich bei Viessmann der Einsatz von Slack als besonders hilfreich erwiesen. Da die Entwicklerteams bei Viessmann bereits vor der Integration von Slack auf agile Arbeitsmethoden gesetzt haben, konnte Slack in diesem Bereich seine Stärken voll ausspielen. „Slack erlaubt es uns, eine sehr tiefe Integration der Prozesse abzubilden”, erklärt Pöllmann. So verbindet Slack etwa in Echtzeit die dezentralen Entwicklerteams in verschiedenen deutschen Städten und Polen. Das Resultat ist eine um ein Vielfaches gesteigerte Transparenz, die auch positive Auswirkungen auf die Innovationsfähigkeit und die Qualität der entwickelten Produkte hat.

Im Alltag kann man sich das folgendermaßen vorstellen: Die Entwicklerteams setzen beispielsweise Slack Channels wie den #all-efficiency-hack Channel ein, um Ideen auszutauschen und neue Produkte zu entwickeln. Durch die Integration von ihren alltäglich genutzten Programmen wie CI/CD, Jenkins und Jira in Slack haben sie nun alles an einem zentralen Ort und können nicht nur schnell und unkompliziert Fragen beantworten, sondern auch das Incident Management und die Bereitstellung von Code beschleunigen. Sie können nun die Fortschritte in Slack zeitgleich sehen, kommentieren und sogar ad hoc Videokonferenzen starten.

Die Synchronisation von auftretenden Problemen und die schnelle Bearbeitung von kurzfristigen Thematiken durch die Entwicklerinnen und Entwickler hat seit der Kommunikation via Slack eine starke positive Veränderung im Vergleich zu der Zeit vor dem Slack Roll-Out mit sich gebracht. Nachdem die Entwicklerteams zuvor für die Zusammenarbeit vor allem Workshops, Meetings und E-Mail im Einsatz hatten, sehen sie die Nutzung von Slack – vor allem bei zeitkritischen Abstimmungen – als effizienter an. Ihre Reaktionszeit verringert sich und sie haben zudem mehr Zeit, weitere Ideen zu entwickeln und sind wortwörtlich immer alle auf dem aktuellsten Stand der Entwicklung. Selbst neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zu einem späteren Zeitpunkt zur Problembehebung hinzugefügt werden, können sich so in Rekordzeit einarbeiten. Darüber hinaus entsteht auf persönlicher Ebene ein Zusammengehörigkeitsgefühl, das die Motivation jedes Projektmitglieds nachhaltig steigert. „Alle sehen jederzeit, was passiert und alle Units können so an einem Strang ziehen”, so Alex Pöllmann. Keine Information oder Änderung geht verloren.

Die folgenden drei Punkte begeistern die Entwicklerteams von Viessmann besonders an Slack:

1. Die Transparenz erhöht sich und die Entwicklerinnen und Entwickler erhalten schneller wertvolles Feedback.
2. Die Innovationsfähigkeit erhöht sich. Mit Channels wie #all-knowledge oder #all-efficiency-hack lassen sich Ideen austauschen und das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken.
3. Die Qualität erhöht sich. Nicht nur die Effizienz der Zusammenarbeit steigt, sondern auch die Qualität der Zusammenarbeit und der Produkte

Quick Wins für den Wandel: Was wir von den Pionieren des Wandels lernen können

Viessmann hat den grundlegenden internen Wandel frühzeitig gewagt und damit gewonnen. Das Familienunternehmen hat dabei gezeigt, wie wichtig es ist, mit der Hilfe vom digitalen Wandel Schritt zu halten. Dem Unternehmen ist es dank seiner Wandlungsfähigkeit erfolgreich gelungen, schneller und effektiver zusammenzuarbeiten, die eigene Produktivität zu steigern und durch eine offene Kultur und transparente Kommunikation das Zusammengehörigkeitsgefühl seiner Familienmitglieder zu stärken.

Die wichtigsten Erkenntnisse auf dem Weg zum Erfolg hat Co-CEO Max Viessmann mit uns geteilt:

• Das Ziel von Veränderungen definieren und mutig sein: Max Viessmann ist davon überzeugt, dass man Veränderungen nur dann erfolgreich umsetzen kann, wenn man ein klares Ziel definiert, den nötigen Mut für Neues aufbringt und es gelingt, dass auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Sinn von Veränderungen verstehen.
• Veränderungen fortwährend kommunizieren und das Zusammengehörigkeitsgefühl fördern: Die Kommunikation bei Viessmann ist so angelegt, dass sie regelmäßig, schnell und transparent geschieht. Das stärkt den Teamspirit und unterstützt eine effektive Projektarbeit. Dabei ist es dem Unternehmen wichtig, dass Führungskräfte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigen, eigene Entscheidungen zu treffen.
• Die richtigen Tools und Prozesse für die Zusammenarbeit nutzen: Wichtig sind Plattformen und Werkzeuge, auf die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit von überall zugreifen können. Lieber in Channels kommunizieren, als mit E-Mails. So bleiben alle auf dem neuesten Stand und ein schnelles Feedback ist jederzeit möglich.