A día de hoy todavía quedan dudas acerca de cómo liderar equipos de trabajo en remoto, pero hay una cuestión ineludible en el correcto desempeño del personal que opera a distancia: la eficiencia a la hora de comunicarse y compartir archivos. Para ello, es indispensable tener claras las soluciones a implantar, cómo integrarlas y cuáles son sus beneficios.
¿Cuántas herramientas podrías enumerar a bote pronto en este sentido? Seguro que te vienen, al menos, tres o cuatro a la cabeza; ahora bien, ¿son todas igual de eficientes? ¿Conviene utilizar únicamente una de ellas o es recomendable combinarlas entre sí? ¿Es posible compartir archivos de forma unificada en un entorno profesional? A continuación, clarificamos todas estas cuestiones y algunas más.
Factores para la gestión de archivos en el trabajo en equipo
Antes de hablar de cómo se elige la herramienta correcta para compartir archivos en un negocio, necesitas comprender cuáles son los factores que hacen de un software la solución que tu empresa necesita a estos efectos. Y es que hay algunos aspectos que a estas alturas se suponen innegociables cuando hablamos de la gestión documental colaborativa:
Organización
Si hay un aspecto clave a la hora de compartir archivos es la organización de los mismos. Es decir, por pequeño que sea un negocio, la implementación de una herramienta que permita compartir documentos a nivel interno debe conllevar la posibilidad de clasificarlos y ordenarlos; de lo contrario el cambio de sistema podría ser caótico y, por tanto, ineficiente y contraproducente.
Disponibilidad
Otra de las características fundamentales en la gestión de archivos reside en la permanente disponibilidad de los mismos. La posibilidad de que un usuario necesite acceder a un documento y no pueda hacerlo no debería existir bajo ningún concepto, por lo que es una cuestión básica a la hora de escoger las herramientas y operativas de trabajo adecuadas en este sentido.
Eficiencia
Lo que busca cualquier organización con la implementación de tecnologías de todo tipo es mejorar su eficiencia, lo que supone incrementar la producción manteniendo -o incluso reduciendo- los recursos empleados para lograrlo. Por tanto, cuando se aplica una solución para compartir archivos es imprescindible que funcione de forma eficiente.
Comunicación
En algunas ocasiones las necesidades en torno a un documento únicamente pasan por su descarga o la posibilidad de trabajar simultáneamente con él, pero en muchos casos la comunicación paralela entre usuarios es estrictamente necesaria para darle sentido a la interacción con el archivo. Así pues, cabe esperar que cualquier aplicación facilite las conversaciones de forma interna, sin necesidad de recurrir a otra plataforma para ello.
Visibilidad
Si antes hablábamos de disponibilidad, que implica la posibilidad de acceder a un documento en cualquier momento y desde cualquier lugar, no podemos dejar a un lado la visibilidad del mismo. Es decir, al compartir archivos no sólo necesitamos que estén, sino que permitan la interacción y el trabajo de forma ágil y por parte de cualquier usuario que requiera hacerlo.
Control de acceso
Eso sí, no podemos olvidar las exigencias de seguridad en este sentido. Tan importante es que los empleados de una organización puedan acceder a un documento cuando lo necesiten, como controlar el acceso de cada información para que tan sólo los usuarios autorizados puedan trabajar con ella. De este modo, las identificaciones y contraseñas pasan a ser algo exigible en herramientas de estas características.
Experiencia de usuario
Por otra parte, del mismo modo que identificábamos la eficiencia de la aplicación como una necesidad básica a la hora de compartir archivos, la operatividad de los usuarios no es menos importante, y esto es algo que depende en gran medida de la usabilidad o experiencia de usuario que ofrezca la herramienta. En este sentido, conviene escoger una interfaz sencilla, fácilmente comprensible y, sobre todo, muy intuitiva.
Seguridad
Por último, y volviendo al tema de la seguridad, no sólo debemos tener en cuenta el control de accesos a la hora de implementar una solución para la gestión de archivos. Existen muchas otras medidas necesarias para evitar pérdidas o robos de información confidencial, y para ello es recomendable poner el foco tanto en las posibilidades accidentales como en las voluntarias.
Las mejores herramientas para compartir archivos
Para poder identificar cuáles son las mejores soluciones del mercado a la hora de compartir archivos, es esencial tener en cuenta el cumplimiento de todos los factores anteriores. Si bien hay muchas que podrían superarlos con facilidad, hay cuatro que destacan por encima del resto debido a sus características, y son las siguientes:
Onedrive
Onedrive es la solución que propone Microsoft a la hora de trabajar en la nube. Una herramienta indicada para equipos que utilicen Windows como sistema operativo y que permite compartir archivos de forma sencilla mediante envíos directos o transferencia de enlaces, lo que hace de ella una herramienta eficiente para operativas sencillas en la gestión conjunta de documentos.
Dropbox
Dropbox es un clásico en la gestión de archivos en la nube. Se caracteriza principalmente por la seguridad que ofrece y por la experiencia de usuario, ya que el software queda integrado como una herramienta más del sistema en el que se almacenan los documentos que son accesibles para cualquier usuario con el que se haya compartido cada carpeta en cuestión.
Google Drive
Google Drive es similar a Dropbox y, aunque cuenta con una aplicación móvil y de escritorio, a nivel de trabajo suele utilizarse de forma habitual a través del navegador. La seguridad y los accesos también son de alto nivel en este caso, además de tratarse de una herramienta que permite elevar los niveles de organización y eficiencia entre sus usuarios.
Seismic
Seismic es, tal vez, la aplicación más desconocida a estos efectos en España, si bien cada vez se está extendiendo más por su fácil gestión de documentos, destacando sobre todo en un ámbito diferente al resto: la gestión de archivos entre empresas y sus clientes, muy recurrente en el marco de los negocios B2B, donde el trasvase de información es constante.
Cómo implementar adecuadamente las herramientas de gestión de archivos
Como puedes imaginar, el auge de la gestión de documentos en la nube, que permite compartir archivos a otro nivel, tanto a nivel personal como profesional, ha generado la proliferación de herramientas bajo este propósito. Acabamos de mencionar algunas de las mejores; ahora bien, ¿cómo puedes escoger la más adecuada para tu negocio entre tanta oferta?
Análisis de situación
Como siempre que se trata de aplicar cualquier tipo de cambio en una organización, por pequeño que sea, resulta imprescindible prestar atención a cuál es la situación actual, cuáles son las necesidades en torno a la gestión de archivos -en este caso- y qué mejoras se esperan al respecto. Es el mejor punto de partida para escoger la herramienta o las herramientas adecuadas.
Determinación de objetivos
A partir del paso anterior, deben quedar determinados una serie de objetivos lo más concretos posibles, que nos permitan conocer en detalle el propósito exacto de la inversión en una nueva herramienta. Y es que en el mercado existen infinidad de soluciones de gran calidad, pero seguro que no todas ellas se alinean con los objetivos de tu negocio.
Búsqueda y selección de herramientas
Una vez están claros los objetivos, es el momento, ahora sí, de buscar la aplicación que mejor encaja con ellos y con la empresa, de modo que ofrezca los resultados esperados a la hora de compartir archivos entre usuarios y equipos. Los ejemplos anteriores son alternativas seguras y de alta eficiencia, aunque esto no quiere decir que se trate de las más adecuadas para ti.
Capacitación de equipos
¿Ya has escogido la herramienta adecuada para la gestión de archivos a nivel interno en tu empresa? Genial, ahora es conveniente asegurarte de que tus equipos de trabajo están preparados para trabajar con ella o, en caso contrario, capacitarlos para que puedan hacerlo. Las aplicaciones suelen ser altamente intuitivas en este ámbito, por lo que en esta ocasión no te llevará demasiado tiempo.
Integración paulatina de las aplicaciones
Una cuestión fundamental que en ocasiones se olvida a la hora de implementar una nueva herramienta en entornos profesionales es la adaptación. Los equipos de trabajo se adaptarán mucho mejor al cambio si éste se da de forma paulatina y, no sólo eso, la gestión de archivos será más eficiente si se van trasladando poco a poco a su nuevo destino.
Monitorización de los resultados
Por último, como sucede cuando se integra cualquier software en un negocio -aunque debería mantenerse de forma permanente-, es conveniente hacer un seguimiento de los resultados que está dando. De este modo es posible comprobar si realmente ha sido una elección adecuada y se ha incrementado la eficiencia a la hora de compartir archivos.
Beneficios de compartir archivos en la nube
Ahora que se entienden los aspectos fundamentales a la hora de compartir archivos, qué herramientas son las más recurrentes del mercado a estos efectos y cómo implementar la más adecuada para tu negocio, es un buen momento para entender qué beneficios puede aportar esta inversión a una empresa:
- Maximización de la eficiencia operativa a la hora de reunir equipos en torno a archivos de gran tamaño, ya que no es necesario el envío.
- Posibilidad de desarrollar gran parte del trabajo en la misma plataforma, ya que cuenta con varias herramientas de trabajo, lo que supone un ahorro de tiempo considerable.
- Aumento de la seguridad, que depende principalmente de los proveedores del servicio, cada vez más evolucionados en este sentido.
- Mejora de la comunicación interna en la organización , que se ve reducida a los canales estrictamente necesarios para la gestión de archivos.
- Accesibilidad desde cualquier lugar o dispositivo y en cualquier momento, lo que facilita el teletrabajo.
- Unificación y simplificación de la gestión de tareas a la hora de compartir archivos en una sola plataforma.
Slack hace más eficiente la gestión de archivos
Como ves, compartir archivos es algo imprescindible para cualquier empresa medianamente digitalizada en la actualidad. No obstante, ni siquiera el hecho de escoger las herramientas adecuadas garantiza una gestión exitosa a este respecto: es fundamental reducir los tiempos en el manejo de las mismas, en el tránsito de una a otra y en las interacciones de los profesionales.
Slack es una solución que permite unificar cualquiera de las herramientas mencionadas en un sólo lugar, facilitando la gestión de archivos y la comunicación entre los equipos. De este modo, cualquier cambio aplicado a un archivo compartido será notificado a todos los miembros que trabajan con él, reduciendo las pérdidas de tiempo en la búsqueda y las interacciones.