Qué es una herramienta de productividad y qué ventajas te ofrece

Según un estudio de la agencia de datos EpData, la media de teletrabajadores en la Unión Europea aumentó en más de un 12% a raíz de la pandemia. Esto ha supuesto que las organizaciones se hayan visto obligadas a adoptar alguna herramienta colaborativa para facilitar la comunicación entre los equipos de trabajo. ¿El resultado? Ya no hay vuelta atrás: estas tecnologías difícilmente van a desaparecer del ámbito profesional.

Teniendo esto en cuenta, no es posible entender este avance sin poner en valor la figura de la herramienta de productividad. Conocer en qué consiste y cuáles son las prestaciones y las ventajas que pueden ofrecer las aplicaciones de este tipo, además de estudiar la conveniencia de aplicarla a cualquier negocio, puede marcar la diferencia entre la evolución o el estancamiento de cualquier organización.

¿Qué es exactamente una herramienta de productividad?

Cuando hablamos de una herramienta de productividad, nos referimos a un software diseñado para optimizar el trabajo en equipo. El objetivo principal en estas aplicaciones es garantizar la eficiencia en la organización y la gestión de proyectos, posibilitar el desarrollo simultáneo de tareas y facilitar sistemas de comunicación fluidos. Ahora bien, ¿qué aspectos debe cumplir este tipo de tecnologías?

Elementos fundamentales en una herramienta de productividad

Si bien es cierto que cada herramienta de productividad tiene sus propias características y ofrece soluciones particulares, por lo general, todas ellas cuentan con utilidades comunes para dar respuesta al usuario.

De este modo, elementos como los calendarios compartidos, las herramientas comunicativas ―ya sea en chat o videoconferencia―, la posibilidad de compartir archivos, la planificación y los mapas conceptuales para guiar al equipo son aspectos básicos en el desarrollo de una herramienta de productividad.

Por qué las herramientas de productividad son imprescindibles para trabajar en remoto

Como decimos, el trabajo en remoto es ya una realidad imparable que se está implantando en la mayoría de sectores. Esto sería imposible sin la figura de la herramienta de productividad, que conecta a los empleados para el desarrollo de proyectos conjuntos. No obstante, también se está aplicando en trabajos presenciales, ya que facilita la comunicación y el seguimiento de los procesos.

Ventajas que encontrarás en una herramienta de productividad

Más allá de la definición del concepto y los elementos comunes que podemos encontrar en este tipo de software, la verdadera relevancia de una herramienta de productividad reside en los beneficios que puede ofrecer a una organización. Ya sabemos que se trata de soluciones enfocadas a trabajo en equipo, pero, ¿cuáles son realmente las ventajas de su implantación en una empresa?

Crea flujos de trabajo eficientes automatizando procesos

Una de las claves de la eficiencia está en la automatización de todo tipo de tareas ―principalmente las repetitivas― que una tecnología pueda desarrollar más rápido que el humano. Por ejemplo, la posibilidad de recurrir a servicios en la nube o de hacer reuniones por videoconferencia permite eliminar necesidades de desplazamiento y problemas de agenda que entorpecen los procesos.

Flexibiliza tus equipos

La flexibilidad es una de las ventajas más valoradas por los empleados y el teletrabajo ha incrementado notablemente las posibilidades a este respecto. Sin embargo, sin la implementación de herramientas de productividad se antoja imposible la conexión fluida entre el equipo y el desarrollo eficiente de procesos conjuntos, ya que las distancias a este respecto serían insalvables.

Mantén la seguridad de tus datos

Uno de los principales argumentos de las organizaciones a la hora de contratar una herramienta colaborativa es la seguridad de los datos. Si tenemos en cuenta la posibilidad de otorgar y controlar el acceso a la información y a las propias herramientas, además de restringirlo cuando sea necesario, resulta perfectamente comprensible la apuesta por este tipo de soluciones.

Abre las puertas de tu negocio al talento y la innovación

La tecnología ha supuesto un cambio de paradigma en los modelos de trabajo, que han pasado de situarse de forma centralizada a flexibilizar la ubicación geográfica de los empleados. Esto multiplica las posibilidades de las organizaciones a la hora de encontrar talento, ya que cualquier persona puede formar parte de la empresa sin necesidad de desplazarse a sus instalaciones.

Desarrolla el aprendizaje constante entre los empleados

La aplicación de nuevas herramientas y tecnologías conlleva una necesidad de formación constante por parte de los usuarios. En este sentido, los equipos que trabajan con este tipo de software aprenden por partida doble: por un lado, adquiriendo nuevas habilidades para el manejo de cada herramienta de productividady, por otro, intercambiando conocimientos a través de las mismas.

Reduce los tiempos de espera gracias a la inmediatez

La comunicación ha sido, probablemente, uno de los escollos más importantes para alcanzar la eficiencia en el desarrollo de toda clase de procesos. Ahora, con la implementación de una herramienta de productividada, las demoras en las respuestas se ven reducidas a la mínima expresión como consecuencia de la inmediatez en las interacciones.

Revisa el desempeño del grupo de trabajo

El monitoreo de los proyectos es otra de las ventajas que puedes encontrar en una herramienta de productividad. En estos entornos, cualquier movimiento queda registrado, lo que permite la detección de aspectos a mejorar y la identificación de las habilidades de cada empleado para ponerlas al servicio del equipo.

Mejora tus relaciones con el cliente

La implicación del cliente en un proyecto siempre es positiva para los procesos, y esto es algo que una herramienta de productividad puede facilitar. Al fin y al cabo, la comunicación sigue siendo la clave cuando la conversación se da entre el equipo de trabajo y el cliente para el cual se está desarrollando el proyecto.

Ejemplos para ilustrar el concepto de herramienta de productividad

Es muy posible que ya estés utilizando alguna herramienta de productividad o similar y prácticamente des por hechas todas estas ventajas que acabamos de mencionar. Para entender el significativo peso de estos software con respecto al desarrollo de procesos en la actualidad, basta con poner algunos ejemplos de las principales tecnologías que responden a estas características:

• Google Calendar: una herramienta diseñada con el objetivo de programar eventos en fechas concretas. Desde videollamadas hasta la entrega de encargos, pasando por un uso en el plano personal.
• Google Drive: el servicio de almacenamiento en la nube que permite, al mismo tiempo, compartir y editar archivos de todo tipo y de forma conjunta por parte de los miembros autorizados.
• Asana: se trata de una herramienta diseñada para la planificación y la gestión de proyectos de forma eficiente.
• Trello: similar a la anterior, ofrece un panel totalmente visual a través del cual se muestra el momento exacto del estado de un proyecto, a quién corresponde cada tarea y cuáles son las fechas de finalización.
• Dropbox: otro espacio de almacenamiento en la nube que permite compartir y editar documentos desde diferentes roles en el equipo.
• Skype: una de las herramientas más habituales para la realización de videoconferencias, lo que permite el desarrollo de reuniones, independientemente de la ubicación de los miembros del equipo.

Slack, la herramienta de productividad para integrar equipos

Como has podido ver, la comunicación entre los miembros de un grupo de trabajo es el centro de cualquier herramienta de productividad. Sin embargo, conviene destacar que, cuando hablamos de comunicar, no nos referimos a mantener un diálogo plano, sino a la posibilidad de compartir archivos en todo tipo de formatos. Slack facilita el desarrollo de proyectos en equipo a través de esta funcionalidad.

Al mismo tiempo, la integración de los servicios externos, entre muchos otros, permite reunir en Slack multitud de software especialmente diseñados para el trabajo en equipo.

Slack es la herramienta de productividad con la que puedes mantener a tu equipo conectado e incrementar la eficiencia de tus proyectos. Pasa menos tiempo de pestaña en pestaña y ten lo que necesites cuando lo necesites.