Lorsque des milliers de kilomètres vous séparent, la cohésion et la collaboration entre collègues deviennent un véritable défi. Adrienne Jones et Remy Champion, salariés chez Okta, peuvent en témoigner mieux que quiconque.
Mme Jones, directrice de la prospection mondiale pour Okta, et Mme Champion, directrice de campagne, travaillent main dans la main avec des entreprises venues des quatre coins du monde. L’objectif : les connecter à des solutions de gestion des identités et d'accès, afin de sécuriser leurs applications et appareils. Et pourtant, la première travaille au siège social de l’entreprise, à San Francisco, tandis que la deuxième est en télétravail, chez elle à Haiku (Hawaï)… Soit à plus de 3 000 km de la ville californienne.
« C’est évident qu'avec le télétravail, j'ai raté plusieurs occasions de tisser des liens », admet Mme Champion.
Nous avons récemment demandé aux deux femmes des conseils sur les activités de cohésion des équipes à distance que les dirigeants peuvent mettre en place afin de développer l'implication et la collaboration au travail. Et ce, peu importe l’endroit où se trouvent les collaborateurs.
« Bien connaître son équipe, c’est la clé pour se rapprocher et instaurer naturellement un climat de confiance. »
Activités de cohésion des équipes à distance : améliorer la collaboration et la confiance
Voici quelques bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves pour que votre équipe en télétravail se sente impliquée.
1. Se réunir pour la pause-café en ligne
Pour les salariés en télétravail, impossible de papoter autour de la machine à café. Mais pourquoi ne pas se réunir dans un espace virtuel ? Développez une culture d'entreprise qui encourage les collaborateurs à se recontrer, mais aussi à discuter en ligne selon leurs envies.
« Bien connaître son équipe, c’est la clé pour se rapprocher et instaurer naturellement un climat de confiance. », explique Adrienne Jones. En effet, selon Mme Champion, les relations interpersonnelles et la confiance améliorent la collaboration d’équipe, et par conséquent les résultats.
Essayer ces activités de cohésion des équipes à distance
Lorsque les membres de l’équipe se découvrent des intérêts communs, organisez des événements en lien avec ce qui leur plaît, et auxquels ils peuvent participer à distance. Par exemple : un club de lecture, des projections hebdomadaires d’une émission de télévision populaire ou d’une série de films thématiques sélectionnés avec soin, par le biais d’applications de diffusion simultanée comme Kast.
S'il y a des joueurs invétérés dans votre équipe, pourquoi ne pas essayer des soirées de jeux en ligne ? Mais souvenez-vous : évitez d’exclure les collaborateurs qui ne possèdent pas les mêmes consoles ou équipements.
2. Encourager la communication en face à face grâce aux visioconférences
Les visioconférences pour des réunions individuelles (en complément des réunions d’équipe) sont un bon moyen de réduire la distance entre les collaborateurs en télétravail et ceux qui sont au bureau. Pour rester en contact, nos deux interlocutrices ont choisi Zoom.
Même si les canaux de communication en ligne consacrée aux conversations quotidiennes sont essentiels, des points de contact occasionnels par vidéo ou téléphone sont également précieux pour les équipes en télétravail. Comme l’explique Adrienne Jones, « Nous vivons dans un monde numérique. Une incompréhension par e-mail ou par message est très vite arrivée. Décrocher son téléphone reste la meilleure solution. Il suffit de se parler. »
Essayer ces activités de cohésion des équipes à distance
Demandez à vos dirigeants de s’engager à participer à des sessions quotidiennes de « demandez-moi n’importe quoi » (DMNQ). Celles-ci peuvent être avoir lieu par visioconférence pour les collaborateurs à distance. Organisez-les tous les trimestres, ou même chaque mois. Les participants pourront ainsi partager leurs commentaires et avis avant de les oublier ou de les mettre de côté.
Néanmoins, pensez à changer les horaires régulièrement : adaptez-vous aux collaborateurs qui se trouvent sur des fuseaux horaires différents.
« Lorsque l’on travaille à distance, la communication n’est jamais acquise. Je garde toujours cette idée en tête. Je crois que ça m’a permis d’être plus transparente dans mon travail et dans l’ensemble de mes projets. »
3. Proposer aux volontaires des missions en dehors du bureau
« Okta for Good », programme philanthropique proposé par la société, a permis à Mme Champion de profiter chaque année de trois jours de congés rémunérés pour faire du bénévolat. Selon une étude réalisée en 2018 par la Society for Human Resource Management (association américaine des professionnels de la gestion des ressources humaines), près d’une entreprise et d’un organisme à but non lucratif sur quatre aux États-Unis propose ce type de congés rémunérés à ces salariés.
« Nous favorisons également l’organisation de nos propres événements bénévoles », ajoute la directrice de campagne. « Ça me permet de rester connectée au groupe Okta for Good, mais aussi aux autres collaborateurs à distance qui participent à ces activités. »
Essayer ces activités de cohésion des équipes à distance
Offrez à vos salariés l'occasion de participer à des initiatives de l’entreprise : collecte de fonds pour les associations caritatives, bénévolat auprès d’associations locales… N’hésitez pas à ajouter un peu de compétition ! Créez des équipes de volontaires et offrez des prix pour récompenser les événements les plus innovants ou les plus engagés.
4. Offrir des opportunités d’apprentissage entre collègues
Mme Champion, qui ne travaille pas au siège social d’Okta, organise ainsi des réunions quotidiennes en ligne avec chaque membre de son équipe. Elle alterne entre réunions en tête-à-tête et réunions d’équipe. En outre, elle encourage chacun à lui faire part des projets sur lesquels il travaille. Elle explique également que les idées et les opinions de chacun sont valorisées à travers ses efforts pour mettre en avant le bien-être psychologique. L’objectif : offrir un espace sécurisé pour débattre et être en désaccord.
« Lorsque l’on travaille à distance, la communication n’est jamais acquise », explique la directrice de campagne. « Je garde toujours cette idée en tête. Je crois que ça m’a permis d’être plus transparente dans mon travail et dans l’ensemble de mes projets. »
Essayer ces activités de cohésion des équipes à distance
Demandez à vos collègues d’organiser des déjeuners de travail mensuels à distance chacun leur tour. C’est l'occasion pour eux de mettre en valeur leur expérience, de partager leurs avis sur les défis auxquels ils ont été confrontés, mais aussi d'en apprendre davantage au contact de leurs collègues.
Sollicitez une idée de session auprès de chaque membre de l’équipe et établissez un calendrier en fonction.
5. Budgétiser des rencontres en personne
Les activités de cohésion des équipes à distance ont des limites : essayez de réunir de temps à autre l’ensemble de l’équipe, dans la mesure du possible. Pour Adrienne Jones, inviter des collaborateurs en télétravail à des événements importants ou à des activités proposées par des grandes entreprises est une solution.
« Je veille à ce que mes collaborateurs en télétravail se rendent au siège social au moins une fois par trimestre et assistent à tous les événements clés. Ils peuvent ainsi échanger avec des équipes en dehors de la nôtre », explique la directrice de la prospection mondiale. « Rendez les choses amusantes ! Organisez des activités dont le but est de faire rire vos équipes : rien de mieux pour nouer des liens. Par exemple, nous avons fait des séances photo, du karaoké et de la boxe. »
En tant que salariée à distance, Mme Champion apprécie ce temps précieux passé auprès de ses collègues. En effet, de simples interactions en face à face deviennent de véritables occasions de créer des liens au sein d’une équipe en télétravail.
« Mon responsable s’efforce souvent de programmer des activités communes lorsque nous sommes tous au bureau ou lorsque nous participons à des événements de lancement de l’entreprise ou à des conférences », précise Remy Champion. « Mon équipe est très soudée et cherche des occasions pour se retrouver. »
Essayer ces activités de cohésion des équipes à distance
Lorsque les membres de l’équipe en télétravail sont au siège, privilégiez des activités en dehors du bureau : restaurants entre collègues ou sorties, à vous de choisir ! Profitez également de la présence de votre équipe de télétravailleurs pour organiser une session de cohésion d'équipe en tête à tête. Privilégiez des activités qui optimiseront le temps passé ensemble au même endroit.
Employés en télétravail : un bon indicateur de la culture d'entreprise
Il y a une des règle générale à garder à l'esprit au moment de concevoir des activités de cohésion des équipes à distance. Si l’activité est bénéfique à votre équipe en télétravail (les personnes les plus à même de se désinvestir de leur travail), alors elle sera propice à la culture de votre entreprise dans son ensemble. Une cohésion d’équipe efficace, c’est la clé pour offrir aux collaborateurs des relations saines et dynamiques, indispensables pour qu'ils donnent le meilleur d’eux-mêmes et s'épanouissent au travail.
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