Celonis hat in Deutschland Start-up-Geschichte geschrieben: 2011 gründeten Martin Klenk, Alexander Rinke und Bastian Nominacher noch als Studenten das Unternehmen für Process Mining. Damit haben sie ins Schwarze getroffen. Heute wird die Firma mit Sitz in München auf 13 Milliarden Dollar geschätzt und gilt als das am höchsten bewertete deutsche Start-up in Privatbesitz. Mehr als 5.000 Implementierungen der Celonis-Plattform für Prozessintelligenz, die Process Mining und KI nutzt, hat das Unternehmen bis heute durchgeführt.
Slack ist bei Celonis die zentrale Kollaborationsplattform, jede Zusammenarbeit und vor allem das Wissensmanagement der über 3.000 Benutzer:innen findet dort statt. Neben dem Austausch von Wissen, Dateien und Code-Bausteinen profitieren die „Celonauten“, wie die Mitarbeitenden intern heißen, von den Integrationen in Slack. „Gerade für unsere Entwicklungsabteilung, sind diese Integrationen extrem wichtig – und funktionieren gnadenlos gut”, sagt Patrick Jago, Head of Global IT bei Celonis. Slack ist im Unternehmen tief verwurzelt.
Umso wichtiger war es, die Migration auf Enterprise Grid möglichst perfekt und reibungslos zu gestalten. Der Wechsel selbst resultierte aus dem Erfolg von Celonis: Ein rasantes Wachstum, sowohl organisch als auch durch Zukäufe, prägte die vergangenen Jahre des Unternehmens. Eine Mammutaufgabe für die IT, in der Patrick Jago seit 2019 als weltweiter IT-Chef für die internen Systeme tätig ist.
Mit jedem neuen Teammitglied und Unternehmen wuchs auch die Zahl der Slack-Accounts – so brachten die zugekauften Firmen eigene Slack-Landschaften mit, parallel stellte das Unternehmen zeitweise mehr als hundert Menschen monatlich ein. Mehr Skalierbarkeit, Sicherheit und Governance standen für Celonis bei der Entscheidung für Enterprise Grid im Fokus – ein Muss als große Tech-Firma, die DevOps-getrieben und mit stark verteilten Teams arbeitet.
Mit der Migration eröffnete sich die Möglichkeit, Personen kontrolliert in Slack zu integrieren, das Wachstum der Workspaces im Blick zu behalten und die Security-Einstellungen granular auf User-Ebene festzulegen. Weitere Funktionen in Sachen Compliance und Security waren für den Datenschutz sowohl nach innen als auch nach außen entscheidend. „Wir als IT-Abteilung tragen eine Verantwortung gegenüber unserer Belegschaft: Wenn ein Teammitglied ausscheidet, muss ich auch in der Lage sein, ein zentrales Offboarding durchzuführen, da die Person das Recht auf die eigenen Daten hat.“ Zudem stellte Celonis mit dem Wechsel auf Enterprise Grid den Schutz der geschäftskritischen Daten sicher.
„Wir wollten sofort mit Slack Professional Services arbeiten – sie wissen genau, was bei einer Migration zu tun ist, weil das ihr tägliches Geschäft ist.“
Systeme möglichst bruchlos migrieren
Ein Systemwechsel dieses Umfangs bedarf einer genauen Planung, gerade, wenn die Technologie geschäftskritisch ist – wie Slack bei Celonis. Denn klar ist: Wenn verschiedene Instanzen konsolidiert werden, können Konflikte entstehen. Mit potenziell weitreichenden Folgen, denn hier geht es nicht nur um die Zufriedenheit der Benutzer:innen, sondern auch darum, auf einen reibungslosen Ablauf aller Geschäftsprozesse vertrauen zu können.
Die IT-Abteilung von Celonis will jede Art von Brüchen und Reibungen im Ablauf unterbinden. Das bedeutet auch den uneingeschränkten Zugang zum kollektiven Wissen des Unternehmens: „Weil Slack als Knowledge-Tool so wichtig ist für uns, war es für uns klar, hier auf Professional Services zu setzen“, sagt Jago.
Er selbst ist seit 1997 im IT-Umfeld tätig, kennt die Fallstricke bei Migrationen gut und weiß, dass die IT-Welt von heute so vielschichtig und komplex ist wie nie zuvor. Die Migration von Slack gab er deshalb auch ohne Zögern in die Hände derer, die sich besonders gut mit der Plattform auskennen: „Wir wollten sofort mit Slack Professional Services arbeiten – sie wissen genau, was bei einer Migration zu tun ist, weil das ihr tägliches Geschäft ist“, erklärt Jago.
Erfahrung, Plattform und Enablement: Schlüsselkomponenten für den Erfolg mit Slack Professional Services.
Planung ab der ersten Sekunde
Was den Ablauf der Migration betrifft, startete das Team von Slack mit Datenanalysen, einem genauen Überblick über Dos und Don’ts, zeigte Risiken auf und legte die Prozesse klar und übersichtlich dar. Zum Beispiel, wie viele Teammitglieder seitens Celonis für den Umzug einzuplanen waren. Jede Migration ist anders. Dennoch konnte das Professional Services Teams aufgrund seiner Erfahrung den Ablauf in groben Zügen gut einschätzen – und das überraschte selbst den Head of Global IT des Tech-Unternehmens. „Die Trefferquote der Vorhersage war sehr groß, das war wirklich beeindruckend, da das ungewöhnlich ist bei solchen Projekten“, berichtet Jago.
Das Team Professional Services berücksichtigt bei jeder Migration gleichermaßen Menschen, Prozesse und Technologie. Startpunkt ist immer der Mensch: In dieser Phase bringt das Team alle Beteiligten auf eine Linie, überwindet etwaige Kommunikationssilos und definiert Verantwortlichkeiten. Auf der Prozessebene definieren Kund:in und Professional Services gemeinsam, wo Unterstützung notwendig ist – sei es für ein strukturiertes Onboarding in Slack oder beim Aufbau einer skalierbaren Channel-Struktur. Auf Technologie-Ebene werden Themen wie Governance, Security oder Admin-Rechte geregelt.
So wird eine stabile Basis mit dem richtigen Handwerkszeug geschaffen, von der ausgehend Kund:innen – in diesem Fall Celonis – nach der Migration eigenständig und bestmöglich mit dem System arbeiten können. In der heißen Phase der Migration, dem eigentlichen Systemwechsel, ist das Team von Slack rund um die Uhr erreichbar. Hinzu kommt Unterstützung beim Change Management, etwa in Form von Vorlagen und Richtlinien zur Unterstützung der Kommunikation.
Jede Migration läuft dabei ganz unterschiedlich ab, gemein haben aber alle Projekte eines: Durch die Expertise von Professional Services wird das Risiko kalkulierbar und sorgt für etwas mehr Ruhe in einer herausfordernden Phase. In der Praxis konnten die Verantwortlichen bei Celonis beispielsweise mithilfe eines Ampelsystems jederzeit sehen, an welcher Stelle des Migrationsprozesses sie jeweils standen. So wussten sie auch, ob gegebenenfalls noch Vorarbeiten nötig waren, um den nächsten Schritt gehen zu können. Und: „Wir haben immer Antworten erhalten, auch auf sehr spezielle Fragen. Das hat unser Vertrauen gestärkt“, erklärt Jago.
„Auch in Start-ups muss eine grundsolide Basis her, sonst gilt es, hinterher im großen Stil aufzuräumen.“
Tipps für eine gelungene Migration
Speziell im Falle von Celonis und der Migration auf Enterprise Grid kann Patrick Jago nun auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Grundsätzlich rät er dazu, von vornherein Struktur und Ordnung zu etablieren, wenn es um die Eröffnung neuer Channels in Slack geht, gerade auch, was die Sicherheitseinstellungen betrifft. Das gilt für alle Unternehmen, ebenfalls für solche, die noch wachsen: „Auch in Start-ups muss eine grundsolide Basis her, sonst gilt es, hinterher im großen Stil aufzuräumen“. Darüber hinaus empfiehlt er ein sauberes Identitätsmanagement für Benutzer:innen – im schlimmsten Fall tummeln sich sonst zwei Benutzer:innen mit derselben Identität auf einer Plattform oder ein:e Benutzer:in mit zwei Identitäten.
Bei unternehmenskritischen Technologien ist es ein bisschen wie mit dem Strom zuhause: Wenn er fließt, verschwendet kaum jemand Gedanken daran. Erst bei einem Stromausfall wird schmerzhaft klar, dass ohne ihn vieles nicht mehr funktioniert. Deswegen sollten Unternehmen, die solche Technologien migrieren, die Herausforderung nicht unterschätzen – und sich im Zweifel die Unterstützung eines Systemintegrators oder Herstellers zur Seite holen.
