Cos’è un work chat e perché implementarlo in azienda?

Sei davvero consapevole dell’importanza della comunicazione interna in un’azienda? Stiamo parlando di tutti i processi conversazionali che avvengono all’interno di qualsiasi organizzazione, organizzata o caotica, spontanea o controllata. Poiché è qualcosa che accadrà sempre, è meglio trovare il modo giusto per metterla in pratica. È qui che entra in gioco il work chat.

Al di là delle diverse possibilità di interazione tra team di lavoro, gli ultimi progressi tecnologici – che hanno portato all’emergere del telelavoro come tendenza definitiva – suggeriscono che deve esistere una piattaforma concreta scelta dall’azienda per sviluppare la comunicazione interna. Il work chat risponde a queste esigenze, dando vita a metodologie di lavoro che vanno oltre la posta elettronica e le videoconferenze.

Cos’è un work chat?

Un work chat è un software dedicato alla comunicazione interna tra i lavoratori dello stesso team o della stessa azienda, in cui la conversazione avviene esclusivamente per scopi professionali e dove vengono condivisi e scambiati file, documenti e informazioni per il lavoro di tutti i membri inclusi.

Cosa deve avere un work chat per essere efficiente?

Tenendo conto della definizione di questo tipo di software e della crescente varietà che possiamo trovare sul mercato a riguardo, quali caratteristiche dovrebbe avere un work chat per diventare un investimento adeguato per la tua azienda? Per garantire un aumento dell’efficienza è necessario puntare sulle funzionalità elencate di seguito:

 

Possibilità di diversificare le conversazioni

Una delle caratteristiche principali che deve presentare un work chat è la possibilità di aprire diverse conversazioni e stanze che permettono di organizzare la comunicazione. In questo modo, l’interazione tra i team può essere classificata per dipartimenti, per temi, per progetti o anche in gruppi che vanno oltre l’ambito professionale per rafforzare i legami tra i dipendenti.

Funzione di condivisione file

La funzione di condivisione file rende un software di questo tipo uno strumento molto più completo, poiché permette un tipo di interazione fondamentale a livello professionale senza nemmeno uscire da un’applicazione. E i cambiamenti accumulati delle attività rappresentano grandi perdite in termini di tempo nelle prestazioni dei lavoratori.

Integrazione di strumenti esterni

Sulla falsariga del punto precedente, vale la pena parlare dell’unificazione degli strumenti esterni nello stesso work chat. Vale a dire, integrare soluzioni che non hanno necessariamente a che fare con la comunicazione, ma che sono comunque necessarie sul lavoro, porta ancora una volta a un aumento dell’efficienza poiché è possibile svolgere tutte le attività nello stesso posto.

Comunicazione tramite audio e video

Anche se può sembrare il contrario, in ambito professionale la comunicazione scritta è la più efficace; in alcuni casi, però, può essere conveniente effettuare una riunione video o dare determinate istruzioni utilizzando un file audio per una migliore comprensione. In ogni caso, includere altre possibilità conversazionali porterà sempre a uno strumento più completo.

Buona esperienza utente

Un altro fattore legato all’efficienza è la semplicità nell’uso degli strumenti. In un mercato sempre più competitivo, ogni dettaglio fa la differenza, quindi integrare un work chat progettato tenendo conto dell’esperienza utente può essere decisivo nel funzionamento di un’organizzazione e dei suoi dipendenti.

Adattamento alle esigenze dell’azienda

Esiste una questione che deve essere tenuta in considerazione soprattutto quando si tratta di attivare un nuovo software, poiché è più rilevante di aspetti come la qualità, il prezzo, il supporto tecnico o le funzionalità dello strumento. Ci riferiamo al suo adeguamento alle circostanze e alle esigenze dell’azienda, perché non tutte le soluzioni si adattano allo stesso modo a tutte le attività.

Scalabilità

Infine, una raccomandazione che dovrebbe valere anche per la maggior parte degli investimenti sugli strumenti: la scalabilità è la caratteristica che consente alle aziende di aumentare la prestazione di un servizio – e di conseguenza l’investimento – a seconda di ciò che può essere necessario in ogni momento. Il caso del work chat non è diverso. È anche possibile iniziare con versioni di prova gratuite.

Vantaggi dell’applicazione adatta del work chat

Ora che conosci le principali funzionalità che questo tipo di strumenti dovrebbe offrire, è il momento giusto per parlare dei vantaggi che ti porterà scegliere quello più adatto alla tua attività. La base di tutti, come quasi sempre, è l’efficienza, ma questa è una virtù che può essere ottenuta in diversi modi e ognuno di essi rappresenta un vantaggio:

Più concentrazione e maggiore produttività

Come dicevamo, mantenere sulla stessa piattaforma tutti i fili conversazionali attorno a un progetto, un processo o un’attività specifica, compresi i file che li compongono, riduce la perdita di tempo e mantiene la concentrazione dei dipendenti che interagiscono tra loro, il che si traduce in una maggiore produttività.

Canali specifici che garantiscono fluidità nelle conversazioni

Grazie alla possibilità di diversificare i canali di comunicazione, il work chat adeguato consente a ciascun dipendente di andare nel luogo esatto in cui sa di poter consultare le informazioni di cui ha bisogno, di inviare la notifica corrispondente o di scaricare il file necessario. E quando si sviluppano più progetti contemporaneamente, è molto più efficiente poter seguire ogni volta un filo specifico.

Strumenti a portata di clic

Scegliere il giusto software per la comunicazione interna darà la possibilità di riunire in un’unica piattaforma gli strumenti più comuni che i dipendenti usano nella quotidianità. Sono inclusi, ad esempio, quelli per l’archiviazione nel cloud, la generazione di file in vari formati, le videoconferenze o applicazioni di gestione dei progetti, tra gli altri.

Messaggi con contesto per evitare spiegazioni

Quando più attori partecipano ad una conversazione di lavoro, esiste sempre la possibilità che si generi confusione o si facciano errori. La concretezza è una delle virtù di un work chat che unisce la varietà delle stanze alla possibilità di condividere file: tutto è nello stesso posto e non è necessario ripetere o duplicare le informazioni.

Addio a riunioni non necessarie

È chiaro che in certi casi le riunioni rappresentano un momento imprescindibile nel funzionamento di un’organizzazione. Ora, anche le perdite di tempo in questo contesto sono inevitabili, quindi non fa mai male ridurle il più possibile sostituendole con una conversazione scritta che sia chiara, concisa e perfettamente organizzata.

Comunicazione in ogni direzione

Ti piacerebbe utilizzare lo stesso strumento per contattare in modo rapido lavoratori, fornitori e clienti? Questo è ciò che puoi fare se ottieni il massimo rendimento possibile dal tuo strumento di work chat, sempre e quando tu abbia scelto un software in grado di rispondere a questa possibilità. Come sempre, l’efficienza deve essere l’obiettivo principale per mantenere la competitività

Perché Slack dovrebbe diventare il work chat della tua azienda?

Se hai letto questo articolo, avrai perfettamente compreso quali caratteristiche deve avere un work chat per valere la pena di essere integrato in qualsiasi organizzazione. Ebbene, Slack ti offre tutto questo e anche qualche altra sorpresa, senza perdere di vista tutti i vantaggi che uno strumento con queste funzionalità dovrebbe offrire.

E noi di Slack siamo da molto tempo al servizio della comunicazione interna in aziende di tutti gli ambiti e settori. Molte imprese contano su di noi anche per interagire con clienti o fornitori. Inoltre, raggruppiamo alcuni degli strumenti più utilizzati in tutti i tipi di organizzazioni in modo che i team possano gestire tutto da un unico posto.