チャットやメールといったテキストコミュニケーションが、ビジネスシーンで重視されています。しかし、チャットやメールなどのテキストコミュニケーションはとても便利な反面、円滑に行うためには意識しておくべきポイントもあります。ここでは、テキストコミュニケーションが必要な理由や、円滑に行う方法をご紹介します。
テキストコミュニケーションとは文章を使ったコミュニケーション
テキストコミュニケーションとは、文字を使ったコミュニケーションのことを指します。チャットやメールのやり取りは、テキストコミュニケーションの代表例です。ビジネスシーンでも、チャットやメールを通してテキストコミュニケーションを常に使いますので、有効に活用することはビジネスマンに求められるスキルと言えるでしょう。
コミュニケーションの種類
そもそもコミュニケーションとは、お互いの考えや意見を伝え合い、相互理解を深めるために交わされるものです。単に「伝達する」のでなく、円滑な人間関係を築くことがコミュニケーションの目的ととらえてください。コミュニケーションの手段を問わず、相手と良好な関係が築けるかどうかが重要です。
コミュニケーションには、対面での会話、電話、オンライン会議などで行う「会話によるコミュニケーション」と、チャット、メール、手紙などで行う「テキストによるコミュニケーション」の 2 種類があります。
テキストコミュニケーションのメリットとデメリット
テキストコミュニケーションは文章によるやり取りのため、情報が可視化されます。やり取りの内容を後から見返すことも可能です。情報が可視化され記録として残ることは、テキストコミュニケーションのメリットと言えます。
一方で、テキストコミュニケーションでは雰囲気や感情が伝わりにくいケースがあります。コミュニケーションにおいて重要とされる雰囲気や感情といった要素を伝えるための手段が限られていることは、テキストコミュニケーションのデメリットと言えるでしょう。
テキストコミュニケーションが難しい理由
テキストコミュニケーションが難しい理由としては、伝え方によって相手に誤解を与えるおそれがあることです。簡潔に伝えたつもりが冷たい印象を与えたり、不躾に感じられたりする可能性も否定できません。雰囲気や感情が伝わりにくいため、誤解を与えない伝え方はテキストコミュニケーションには不向きなのです。
テキストコミュニケーションが重要な理由
テキストコミュニケーションは以前から行われてきたものの、近年さらに重視されつつあります。テキストコミュニケーションが重要な理由は次の 2 つです。
直接会ってコミュニケーションを図る機会が減った
直接会ってコミュニケーションを図る機会が減ったため、テキストコミュニケーションが重視されるようになりました。コロナ禍を経てテレワークが増加したことにより、テレワークを導入する企業が増え、従業員が離れた場所で就業するケースが増えています。チャットやメールを介して相互理解を深めることが求められています。
口頭で交わされた会話は流動的なため
口頭で交わされた会話は流動的になりやすく、お互いの記憶力に頼ることになりがちです。ですから、重要なことを電話で話した後、内容をあらためてメールで送るなどテキストコミュニケーションを利用することで、お互いの認識のズレを防ぐことができます。
テキストコミュニケーションを円滑にする方法
テキストコミュニケーションで誤解や行き違いを生まないようにするには、いくつか意識しておきたいポイントがあります。次に挙げるポイントを押さえて、テキストコミュニケーションを円滑に進めましょう。
5W1H を意識する
テキストコミュニケーションを円滑に行うには、文章内に5W1H を明確に記載し、認識の相違を防ぐことが大切です。読み手にとって不明な情報がないか、客観的にチェックしておく必要があるでしょう。
一文を短くする
一文は短く、簡潔に記載することでわかりやすい文章になり、テキストコミュニケーションを円滑に行えます。一文にできない場合は、接続詞を使って分ける工夫が必要です。
主語・述語をつける
テキストコミュニケーションを円滑に行うためには、主語や述語を省略しないようにしましょう。テキストコミュニケーションでは背景情報が伝わりにくい可能性があるため、「誰がどうした」「何がどうなった」を明確に記載することが大切なのです。
結論や目的から書く
結論や目的から書けば、テキストコミュニケーションを円滑に行えます。伝えるべき結論や目的を先に記載し、次に理由や経緯を付け加えましょう。相手から見た時、何についてのメッセージなのかひと目でわかるようにするのがポイントです。
肯定的な表現を使う
テキストコミュニケーションでは雰囲気や感情が伝わりにくい面があるため、肯定的な表現を意識して使うことをおすすめします。例えば「〇〇がわかりません」よりも「〇〇について教えてください」のほうが、相手が受ける印象は良くなるはずです。
平易な言葉を使う
テキストコミュニケーションを円滑に行うには、できるだけ平易な言葉を選び、一読して意図が伝わるように工夫することが大切です。コミュニケーションは「伝わる」ことが最も重要です。難解な言葉や専門用語を使うことで、相手にとって理解しにくくなるようでは本末転倒といわざるをえません。
言葉の定義を明確にする
言葉の定義を明確にすることで、テキストコミュニケーションを円滑に行いましょう。同じ言葉でも人によってとらえ方が異なる可能性があります。意味に幅がある言葉は、定義を明確にすることが重要です。例えば「ご確認ください」と伝えた場合、見るだけでよいのか、何らかの返答が必要なのかがわかりません。返答が必要であれば、その旨を明確に伝える必要があるのです。
過去のやりとりを引用する
テキストコミュニケーションを円滑にするためには、過去にやり取りしたメッセージを引用する方法もあります。経緯や背景の説明を省略できますし、できるだけ簡潔に伝えるためにも、引用を活用しましょう。
主導権の違いを意識する
意思疎通を図っている相手との間で、主導権がどちらにあるのかを意識することも、テキストコミュニケーションを円滑にするために必要です。相手が判断すべきことをこちらで勝手に決めてしまったり、反対に、こちらが決めるべきことを相手に判断させたりしないよう注意してください。
曖昧な表現は避ける
テキストコミュニケーションを円滑にするためには、曖昧な表現は避けてください。曖昧な表現は誤解を生む原因になりがちです。例えば「予算を少しオーバーしそうです」では、人によって「少し」の受け取り方は異なるでしょう。数値や日時は具体的に伝え、曖昧な点を残さないことが大切です。
必ず見直しをする
テキストメッセージは送信前に必ず見直し、内容の間違いや誤字脱字がないか確認することは、テキストコミュニケーションを円滑にするために必要です。誤りを訂正するためのやり取りが発生すると、お互いにとって時間の浪費になりますので、送信前の見直しを習慣づけてください。
返信しやすい文面で送る
テキストコミュニケーションを円滑にするために、相手が返信しやすい文面を心掛けることも大切です。日程調整であれば、「いつがよろしいですか？」と尋ねるのではなく、いくつか候補の日時を挙げて相手に選んでもらうほうが適切でしょう。
ルールを作って共有する
チャットやメールのやり取りにルールを設けるのも、テキストコミュニケーションを円滑にするための方法です。例えば、社内でのチャットであれば「お疲れさまです」は省略してよいというルールを共有しておくことで、メールを送る相手によって対応が異なるといった事態を防げます。
返信はすぐ行う
チャットやメールの返信は、できるだけ早いほうがテキストコミュニケーションを円滑にすすめられます。一般的な目安として、遅くとも 1 営業日以内には返信するのが望ましいでしょう。
状況によってツールを使い分ける
テキストコミュニケーションを円滑にするために、文章によるやり取りにこだわる必要はありません。伝えるべき内容やお互いの状況によって、適したツールを使い分けることも重要です。チャットやメール、電話、ビデオ会議ツールなど、話題の特性や情報量に応じてツールを柔軟に使い分けることにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
緊急連絡には使わない
円滑なテキストコミュニケーションを望むなら、緊急連絡には使わないでください。テキストコミュニケーションは基本的に「非同期型」のコミュニケーションですから、相手がいつメッセージを確認するのか予測できません。緊急の場合は対面または電話、会議など、リアルタイムに確実に伝わったことが確認できる方法で伝えるのが適切です。
ネガティブな情報の取り扱いに注意する
テキストコミュニケーションを円滑に行うためには、ミスやトラブルについて情報共有する場合など、ネガティブな情報の取り扱いに注意してください。複数名にチャットやメールが送信されることによって、ミスやトラブルを起こした本人が責められているように感じるかもしれません。
感謝の言葉を入れる
テキストコミュニケーションを円滑に行うために、感謝の言葉を添えることは非常に重要です。感謝を込めている文章なのか、単に事務的に伝えているのか、文面だけでは伝わりません。感謝の言葉を明確にテキストで伝えましょう。
文末に一言追加する
文末に相手をねぎらう一言があるだけでも、テキストコミュニケーションを円滑に行う効果があります。例えば「お手数をおかけしますが、よろしくお願いします」と文末に追加することで、丁寧な印象を与えられるでしょう。
褒めてから注意を促す
テキストコミュニケーションを円滑に行うために、相手に注意を促す際には良い点をほめてから注意しましょう。注意点のみが記載されていると、欠点だけを指摘している印象を与えかねません。特に上司から部下へ送るメッセージの場合は配慮が必要です。
「かも」を付ける
高圧的な印象を与えないためのテクニックとして、あえて「かも」を用いる方法もあります。例えば「次回から〇〇を改善してください」よりも、「次から〇〇を改善したほうがよいかもしれません」のほうが柔らかい印象を受けるでしょう。ミスを指摘する場合などに効果的な伝え方と言えます。
Slack を使ったテキストコミュニケーションを円滑にする方法
テキストコミュニケーションを円滑にするために Slack を活用すると効果的です。具体的には、次に挙げる活用方法を試してみるとよいでしょう。
絵文字で印象を柔らかくする
絵文字を使用すると、感情が伝わり印象が柔らかくなります。事務的な印象を与えがちなテキストコミュニケーションの印象を改善する上で効果的です。
ハドルミーティングやビデオ会議も併用する
ハドルミーティング といった Slack の機能を併用することで、文章では伝わりにくい雰囲気や感情を伝えやすくなります。チャンネルやダイレクトメッセージから音声・ビデオ通話に切り替えられるので、必要なタイミングで適切なコミュニケーション方法を選択しましょう。
クリップを活用しニュアンスや細かな説明が伝わるようにする
Slack のクリップを活用することで、音声や動画などを共有できます。文字だけでは伝えにくい内容も、音声・動画を通じてニュアンスや細かな説明をより詳細に共有可能です。文章を補完する情報として、クリップを活用してみてはいかがでしょうか。
スケジュール送信で相手の都合のよいタイミングでメッセージを送る
Slack は送信日時を指定してメッセージを送ることもできます。相手にとって都合のよいタイミングで送ることで、対応を急かしているように受け取られるリスクを軽減できるでしょう。時差勤務などを導入している企業では、スケジュール送信の活用をおすすめします。
テキストコミュニケーションを磨いて多様な働き方に対応しよう
働き方が多様化している現代において、テキストコミュニケーションは円滑な人間関係の構築に欠かせないスキルと言えます。今回紹介したポイントを参考に、ぜひテキストコミュニケーションのスキルを磨いて良好な関係を築いてください。テキストコミュニケーションのスキルは、ビジネスパーソンとして強みとなるはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。