長時間にわたる会議に業務時間を割かれている場合、生産性を向上させるために会議の進行を改善したいと思ったことはありませんか？
今回は、近年注目を集めている「ハドルルーム」について解説します。ハドルルームを導入する際に必要な知識と用意すべき設備、具体的なメリットや注意点についてわかりやすく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
ハドルルームとは予約不要の少人数向け会議室
ハドルルームとは、予約不要の少人数向け会議室のことを指します。アメリカンフットボールの試合中、フィールド内でごくわずかな時間内に行われる作戦会議、ハドル（Huddle）が語源です。
ハドルルームの特徴として、人が集まりやすい場所に複数設置される点があります。従来の会議室のように予約する必要がないため、空いていればいつでも利用可能です。しかし、人が集まりやすい場所といってもオープンではなくクローズドな環境になっており、会議内容が周囲に漏れないよう配慮されています。つまり、必要なタイミングですぐに作戦会議を行えるスペースがハドルルームととらえてください。
ハドルルームを導入するために必要な知識と用意すべき設備
ハドルルームを導入するには、どのようなことを知り、どのような設備を用意すればよいのでしょうか。ここでは、ハドルルームの導入に必要な知識や用意すべき設備をご紹介します。
レイアウトのパターンは自由
ハドルルームを導入する前に知っておきたいこととしては、ハドルルームのレイアウトには、画一的な「型」は存在しないことです。例えば、カウンターのみ設置された部屋や、オンライン会議システムを併設した部屋、ソファやローテーブルでリラックスしながら話せる部屋など、自由にレイアウトを決めることができます。
もちろん、複数のハドルルームを設置するにあたり、すべての部屋を同じレイアウトにそろえる必要はありません。話し合いの内容や目的に応じて、柔軟にレイアウトを選べることにメリットがあるからです。
ハドルルームにあると便利な設備
ハドルルームにあると便利な設備としては、大型ディスプレイやホワイトボード、マイク一体型スピーカー、ウェブカメラ、インターネット環境などがあります。話し合いの目的に応じて設備を使い分けられるのが理想です。
ただし、これらの設備はすべてのハドルルームに設置されている必要はありません。会議室の設備に合わせて話し合いを進めるのではなく、話し合いに必要な設備のある部屋を選んで使用してもらうのがポイントです。例えば、リラックスして話し合えるソファを備えた部屋であれば、ビジネス色の強いディスプレイが設置されていないほうがよい場合もあります。設備が充実している部屋と、最小限の設備の部屋など、分けて作るのもひとつの手です。
ハドルルームの利用で注意すべきこと
突発的な話し合いができるハドルルームの強みを活かすなら、いくつか注意すべき点があります。次に挙げる3点については、ハドルルーム利用のルールとして決めておくべきでしょう。
必要最小限のメンバーで行う
ハドルルームでの話し合いは、必要最小限のメンバーのみで行いましょう。少人数で利用することで、活発な意見交換や円滑な意思決定がしやすくなるからです。参加者が増えてしまえば、会議室で行われる通常の会議との差がなくなります。話し合いや意思決定に必要なメンバーのみで行うと効果的です。
スピード感を意識する
ハドルルームでの話し合いでは、常にスピード感を意識しましょう。話し合うべき議題はひとつに絞り、目的が達成されたらすみやかに会議を終了させることが大切です。話し合いが長引いてしまうと、通常の会議とあまり変わらなくなります。終了時刻をあらかじめ決め、時間内に終えられるよう参加者全員が意識しておく必要があるでしょう。
目的意識を持って議論する
目的意識を明確に持ち、何についての話し合いなのかを決めておくことも重要なポイントです。複数の議題について長々と議論するような活用方法は、ハドルルーム向きではありません。当面のアイデアを共有したり、次に取りかかるべきタスクの確認を行ったりするケースのように、目的を絞って実施するよう心掛けましょう。
ハドルルームのメリット
ハドルルームの導入によって得られるメリットを紹介します。従来の会議室と比べた場合、次に挙げるメリットを得られるでしょう。
生産性の向上や会議の活性化
必要なタイミングで突発的に話し合いができると、生産性の向上や会議の活性化といったメリットがあります。通常の会議では関係者全員に連絡して予定を調整し、会議室を予約したうえで開催する必要がありました。しかし、ハドルルームでの話し合いであれば「今この場で確認しておきたいこと」や「次のタスクに取りかかるために共有しておきたいこと」なども話し合えます。
また、少人数での話し合いであれば、発言する機会がないまま会議を終えるメンバーもいなくなるでしょう。活発な意見交換がしやすく、会議が活性化することはハドルルームを導入するメリットといえます。
ミーティングを即時に行えるスピード感
ミーティングを即時に行えるスピード感も、ハドルルームのメリットの 1 つです。今すぐに話し合っておきたい議題について、会議をセッティングするまで意見交換を先延ばしにする必要がなくなります。話し合いたいタイミングで必要なメンバーに声をかけてミーティングを実施できれば、こまめに意思疎通を図りながら業務を進められます。
リモートワークとの相性が良い
リモートワー（テレワーク）に従事するメンバーがいる場合にも、ハドルルームでの話し合いであれば参加しやくなります。ハドルルームに通信環境があれば、パソコンやタブレットを持ち込むだけでビデオ会議ができます。広い会議室などでは声が届きにくかったり、参加者の表情が見えにくかったりするデメリットがありますが、ハドルルームではこうしたデメリットを解消できます。
低コストでレイアウト変更可能
ハドルルームは比較的低コストで設置可能です。大型のモニターやホワイトボード、内線電話などがいらない簡易的なハドルルームであれば、椅子、テーブルさえ用意すればすぐに設置できます。オフィスのレイアウト変更を行う際にも大規模な内装工事は必要なく、簡単な工事のみで変更可能です。また、広いスペースを確保する必要がないため、既存のオフィスレイアウトにハドルルームを追加することも、それほど難しくないでしょう。
会議が終われば空きスペースになる
ハドルルームは予約不要で誰もが利用できるスペースのため、会議が終了すればすぐに別の会議で使うことができます。そのため、通常の会議室のように都度予約したり、予約時間になるまで会議の開始を待ったりする必要がありません。また、常に利用可能なスペースが複数用意されていれば、積極的にコミュニケーションを図ろうとする意識も高まるでしょう。
少人数でプライバシー確保が必要な会議に最適
ハドルルームはクローズドな環境のため、プライバシーの確保が求められる会議にも活用できます。例えば、新企画に関する秘匿性の高い意見交換や、従業員のプライバシーにかかわる会話でも、ハドルルームであれば情報漏洩を心配することなく話し合えるでしょう。プライバシーの確保が可能な点は、オープンスペースにはないハドルルームのメリットと言えます。
限られたスペースでも複数の会議室を用意できる
スペースが限られているオフィスでも、省スペースなハドルルームであれば複数の会議室を用意できる点もメリットです。会議室が埋まって会議ができないといった状況を回避しやすくなるので、オフィスの運用効率が向上するでしょう。
コミュニケーション不足を解消できる
必要なタイミングでいつでも打ち合わせが可能なハドルルームを導入することにより、コミュニケーション不足の解消にもつながります。あえて会議室を確保するまでもない連絡事項や共有事項であっても、ハドルルームであれば随時打ち合わせを実施できます。コミュニケーション不足を解消することで、認識の相違が起きたり、伝達事項の抜け漏れが生じたりすることを防ぎやすくなります。
通常の会議時間を短縮できる
日頃からハドルルームを活用し、打ち合わせや情報共有を進めておくことにより、定例会議など通常の会議時間を短縮できるのもメリットです。タスク単位・プロセス単位で少しずつ打ち合わせを進めておけば、会議ですべての議題をまとめて話し合う必要がなくなります。会議時間の短縮は業務時間の確保にもつながるため、結果として生産性の向上や業務の効率化をもたらします。
Slack のハドルミーティング
ビジネスチャットとしても人気の「Slack」には、ハドルミーティング機能が備わっています。ハドルミーティングとは、チャット画面から音声通話やビデオ会議に切り替えられる機能のことです。文字だけのやり取りでは伝わりにくい点が出てきた場合や、微妙なニュアンスを伝えたい場合など、ハドルミーティングを使えば、複数のコミュニケーション方法を選択できます。ハドルミーティングはチャンネルと DM のいずれからでも開始可能です。対面でハドルルームを活用する時と同様、チャットツール上でも必要なタイミングで打ち合わせを始めたい場合に活用してください。
ハドルルームを導入してコミュニケーションを活発化させよう
ハドルルームは「予約制ではない」「クローズドな空間」「複数設定されている」といった条件を満たした少人数専用の会議室です。ハドルルームを導入することで、従来型の会議が抱えていたさまざまな問題が解決できる可能性があります。今回紹介したポイントや注意点を参考に、ハドルルームの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ハドルルームを活用することで、コミュニケーションの活性化や生産性向上など数多くのメリットを得られるはずです。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。