일본에서 100년 넘게 문구류, 사무용 가구 그리고 사무기기 생산을 선두해 온 고쿠요(Kokuyo) 기업은 Slack을 도입하여 다양한 부서가 협업하는 ‘100엔 프로젝트(Hundred Yen Project)’ 운영을 성공적으로 간소화하여 프로젝트 완료 속도를 두 배로 높였습니다. 이 성과를 인정 받아 Slack에서 수여하는 생산성 혁신 어워드(일본)를 수상하게 되었습니다.
2021년 11월 고쿠요는 프로세스의 현대화, 새로운 비즈니스 벤처의 창출, 고객 경험 개선을 위한 계획을 수립했습니다. 고쿠요의 글로벌 문구 부서는 이런 개혁의 일부였으며 그 노력의 결과로 탄생한 100엔 프로젝트의 중심에는 기업 홍보 본부 산하의 기업 홍보 팀의 전문가인 Kotaro Kiyota 씨가 있습니다.
Kiyota 씨는 2020년 1월에 시작한 100엔 프로젝트를 “긴 역사와 공식적인 조직 문화를 높이 평가하는 회사에서 이뤄진 스타트업 느낌을 갖춘 실험적인 프로젝트”라고 설명합니다. 통상적으로 새로운 프로젝트는 기획부터 판매까지 6개월에서 12개월간의 준비를 거쳐 출시됩니다. 하지만, 100엔 프로젝트는 ‘두 배 빠른 관리'라는 새로운 시도의 일환으로, 구매자에게 기획을 제안하여 받아들여지면 시장에 바로 공급하며 그렇지 못한 경우 회사는 바로 다음 기획을 진행합니다. 담당 부서에서는 회사 역사상 처음으로 Slack을 도입하여 생산성 플랫폼을 통해 서로 다른 시간대에 있는 영업 팀, 생산 팀, 개발 팀 등 다양한 부서의 파트너들과 원활하게 커뮤니케이션을 할 수 있었습니다.
100엔 프로젝트에서는 항상 30개 이상의 프로젝트가 다양한 단계에서 진행됩니다. 이전에는 Kiyota 씨가 이메일 및 SNS 상의 대화를 관리했지만 이는 빠르게 사라지는 고립된 정보이기에 투박하고 비효율적이었습니다. 그래서 그는 주요 소통 공간인 Slack 채널을 만들어 각 프로젝트를 위한 스레드를 시작했습니다. 이제는 각 스레드를 원활하게 관리할 수 있으며, 신규 참여자들도 필요한 스레드 내역을 읽으며 쉽게 상황을 파악할 수 있게 되었습니다.
“Slack은 수직적 조직의 벽을 허무는 힘을 가지고 있습니다.”
고쿠요는 Slack을 또한 지식과 정보의 허브로 사용하기도 합니다. 이전에는 경쟁사에 대한 정보를 수집 및 공유하는 작업은 영업 팀에만 국한되었습니다. 이제는 Slack을 통해 Kyiota 씨가 영업 팀뿐만 아니라 모든 팀원들이 적어도 한 달에 한 번은 매장을 방문하고 사진을 찍으며 어떤 인사이트라도 지정된 Slack 채널에 게시하도록 요구했습니다. 이에 따라 현장 정보가 다양화되어 팀에서 이전에 놓쳤던 새로운 사실을 볼 수 있게 되었습니다.
Slack의 모범 사례를 통해 고쿠요는 개발 시간을 절반으로 단축했고 100엔 프로젝트로 인한 매출은 전년 대비 138% 증가했는데 2년 전과 비교하면 388% 증가라는 놀라운 성과입니다. 이런 성장 수치 외에도 Kiyota 씨는 모든 직원의 역량을 높여 주는 Slack의 힘을 높이 평가하고 있습니다. “Slack에서 서로 다른 직책과 전문 지식을 부서 간 프로젝트를 통해 공유하게 함으로써 개개인의 역량을 최대한 이끌어낼 수 있는 혁신적인 환경을 조성할 수 있었습니다.”라고 덧붙입니다.
고쿠요가 처음부터 변화에 긍정적인 것은 아니었지만 Kiyota 씨의 팀 내에서 Slack에 대한 인식이 높아지고 사용이 점점 능숙해졌습니다. Slack에서 모여 다양한 부서들이 보다 편한 방식으로 소통하고 서로를 더 잘 알게 되며 통찰력 있는 조언도 아끼지 않게 되었습니다. 운영 효율성과 생산성도 높아지고 모든 직원들이 자신의 능력을 개발하게 되었습니다. 이런 노력은 경영진 차원에서 인정받게 되었고 급기야 팀은 회사에서 수여하는 고쿠요 평가 상(Kokuyo Balance Award)을 수상하게 되었습니다.
“요즘에 ‘애자일’이라는 말이 많이 사용되는데요. 정말 민첩한 조직이 되려면 Slack과 같은 도구를 사용해 커뮤니케이션을 민첩하게 만들 수 있어야 합니다.”라고 Kiyota 씨는 강조합니다. “아직도 Slack 도입의 효과를 의심하는 분이 계시다면 오늘이라도 당장 실험해 보라고 권하고 싶습니다.”
