Kokuyo Corporation, leader du secteur des fournitures et du matériel de bureau au Japon depuis plus d’un siècle, se voit décerner le Prix de la productivité au Japon. L’entreprise est récompensée pour sa capacité à rationaliser son opération transverse Hundred Yen Project grâce à Slack, ce qui lui permet de compléter ses projets deux fois plus vite.
En novembre 2021, la société a lancé un grand chantier pour moderniser ses processus, créer de nouvelles initiatives commerciales et améliorer l’expérience client. Cette réforme inclut la division internationale des fournitures de bureau, en particulier le Hundred Yen Project, une initiative menée par Kotaro Kiyota, de l’unité en charge de la promotion des activités métier.
Comme l’explique M. Kiyota, le Hundred Yen Project, lancé en janvier 2020, est un projet expérimental conçu comme une startup, évoluant au sein d’une entreprise séculaire avec une culture traditionnelle s’appuyant sur une structure formelle. Traditionnellement, le lancement d’un nouveau projet, de la planification à la commercialisation, prend entre 6 et 12 mois. Le Hundred Yen Project s’inscrit dans une nouvelle approche visant à accélérer le temps de gestion. Chaque nouveau projet est proposé aux acheteurs, et s’il est accepté, le produit est immédiatement mis sur le marché. S’il n’est pas accepté, l’équipe commence immédiatement à travailler sur le projet suivant. L’équipe a opté pour Slack et a utilisé cette plateforme de productivité pour faciliter la communication entre les différents intervenants commerciaux, de la production et du développement, répartis aux quatre coins du globe.
Le Hundred Yen Project regroupe en permanence plus de 30 projets en cours, à différents stades. Auparavant, toutes les conversations étaient gérées par e-mail et par des services de réseaux sociaux, mais cette approche manquait cruellement d’efficacité, et les informations se retrouvaient rapidement compartimentées et perdues. M. Kiyota a donc créé un canal Slack principal, avec un fil de discussion pour chaque projet. Il peut désormais gérer chaque projet de manière plus fluide, et chaque nouvel intervenant peut facilement explorer les fils de discussion dont il a besoin pour se mettre à la page.
« Slack permet de décloisonner les entreprises verticales. »
Kokuyo utilise également Slack pour centraliser les connaissances et les informations. Traditionnellement, la collecte et le partage d’informations sur les concurrents étaient l’apanage des équipes commerciales. Aujourd’hui, M. Kiyota demande aux membres de toutes les équipes de se rendre dans un magasin au moins une fois par mois, de prendre des photos et de partager sur Slack dans un canal dédié toutes les informations ainsi recueillies. Cela permet de faire remonter des informations diversifiées, pour aider les équipes à identifier des choses qu’elles n’auraient pas pu voir autrement.
Grâce à la mise en place de meilleures pratiques s’appuyant sur Slack, Kokuyo a divisé le temps de développement par deux et obtenu des résultats impressionnants : les ventes issues du Hundred Yen Project ont augmenté de 138 % sur un an, et de 388 % sur deux ans. En marge de cette croissance, M. Kiyota souligne la capacité de Slack à autonomiser chacun. « Slack permet à des personnes avec des rôles différents de partager leur expertise dans le cadre de projets transverses, et nous profitons d’un environnement plus innovant qui pousse chacun à donner le meilleur de lui-même », se félicite-t-il.
Même si Kokuyo était initialement réfractaire au changement, les compétences et la maîtrise de Slack se sont rapidement imposées dans l’équipe de M. Kiyota. Grâce à Slack, les équipes transverses peuvent communiquer de manière plus détendue, pour mieux se connaître et se comprendre, et échanger des informations utiles. Les membres ont gagné en efficacité et en productivité, et chacun a pu développer ses compétences. En récompense de cette initiative, l’équipe s’est vu décerner le Kokuyo Balance Award.
« Les approches agiles sont très en vogue en ce moment, mais pour être véritablement agile, vous devez commencer par optimiser et rationaliser la communication à l’aide d’outils comme Slack », explique M. Kiyota. « À tous les indécis quant à l’adoption de Slack, je recommande de tester l’outil dès maintenant pour se faire une idée. »
