El fabricante líder japonés de mobiliario y equipamiento de oficinas durante más de un siglo, Kokuyo Corporation, ha sido galardonado con nuestro Premio al fomento de la productividad de Japón por implementar Slack para optimizar con éxito los procesos de su proyecto interorganizativo Hundred Yen Project y completar proyectos el doble de rápido.
En noviembre de 2021, la empresa presentó un plan para modernizar sus procesos, crear nuevas inversiones empresariales y mejorar la experiencia de sus clientes. La división de papelería global de Kokuyo formó parte del cambio, junto con el proyecto Hundred Yen Project de la división, una estrategia liderada por Kotaro Kiyota, un experto de la unidad de Promoción Empresarial de la oficina de Promoción Empresarial.
Kiyota describe el proyecto Hundred Yen Project, lanzado en enero de 2020, como “un proyecto experimental con aires de startup, en una empresa con una larga historia y una cultura que valora su estructura formal”. Tradicionalmente, desde la planificación hasta la venta, los nuevos proyectos tardaban entre seis y doce meses en lanzarse, pero el proyecto Hundred Yen Project forma parte de una iniciativa de “gestión a doble velocidad”. Con él, se propone un plan a los compradores. Si es aceptado, se saca inmediatamente al mercado; si no, la empresa empieza a trabajar en el siguiente de inmediato. El departamento decidió implementar Slack por primera vez en la historia de la empresa, utilizando la plataforma de productividad para permitir la comunicación entre socios interfuncionales en distintas zonas horarias a través de los departamentos de Ventas, Producción y Desarrollo.
En un momento dado, el proyecto Hundred Yen Project tiene en marcha más de 30 proyectos en distintas fases. Antes, Kiyota gestionaba todas estas conversaciones a través del correo electrónico y las redes sociales, pero resultaba engorroso e ineficaz, ya que la información se perdía rápidamente. Así que creó un canal principal en Slack, abriendo un hilo para cada proyecto. Ahora puede gestionar cada uno de ellos sin problemas, y los recién llegados pueden ponerse al día fácilmente leyendo el historial del hilo correspondiente.
“Slack te permite romper los límites de las organizaciones verticales”.
Kokuyo también utiliza Slack como centro de datos e información. Históricamente, el acto de recopilar y compartir información sobre la competencia se limitaba al equipo de Ventas. Ahora, con Slack, Kiyota exige a todos los miembros del equipo (no solo a los del equipo de Ventas) que visiten una tienda al menos una vez al mes, saquen fotos y publiquen sus impresiones en un canal específico de Slack. Esto diversifica la información sobre el terreno y permite al equipo ver cosas que, de otro modo, no verían.
Con estas prácticas recomendadas de Slack, Kokuyo redujo su tiempo de desarrollo a la mitad con unos resultados impresionantes: las ventas del proyecto Hundred Yen Project aumentaron un 138 % interanual y un 388 % en comparación con los dos años anteriores. Además de estas cifras de crecimiento, Kiyota reconoce el poder de Slack para ofrecer a todo el mundo lo que necesita. “Al hacer que personas de distintos puestos compartan su experiencia en proyectos interorganizativos en Slack, hemos creado un entorno más innovador que nos permite sacar lo mejor de cada persona”, afirma.
Aunque al principio Kokuyo se resistía al cambio, el conocimiento y el dominio de Slack aumentaron constantemente en el equipo de Kiyota. Al reunirse en Slack, los equipos multifuncionales podían comunicarse de forma más informal, conocerse mejor y ofrecer consejos útiles y precisos. La eficiencia operativa y la productividad aumentaron, y todos perfeccionaron sus habilidades. La dirección reconoció estos esfuerzos y el equipo recibió el premio Kokuyo Balance Award.
“La palabra ágil se usa mucho últimamente. Sin embargo, para ser ágiles, es importante que nuestra comunicación también lo sea. Ahí es donde entra en juego Slack”, afirma Kiyota. “Recomiendo a las personas que duden sobre usar Slack que lo prueben, no se arrepentirán”.
