Der seit mehr als einem Jahrhundert führende japanische Hersteller von Schreibwaren, Büromöbeln und Büroausstattungen, die Kokuyo Corporation, erhält unsere Auszeichnung „Hervorragende Produktivität – Japan“. Das Unternehmen wird damit für die erfolgreiche Implementierung von Slack zur Optimierung des Betriebs ihres organisationsübergreifenden Hundert-Yen-Projekts und zur Verdoppelung der Geschwindigkeit bei der Fertigstellung von Projekten ausgezeichnet.
Im November 2021 hat das Unternehmen einen Plan zur Modernisierung seiner Prozesse, zur Schaffung neuer Geschäftsmöglichkeiten und zur Verbesserung der Kundenerfahrung entwickelt. Teil dieser Reform waren die globale Schreibwarenabteilung von Kokuyo sowie das Hundert-Yen-Projekt der Abteilung, das von Kotaro Kiyota, einem Experten der Business Promotion Unit des Business Promotion Office, geleitet wurde.
Das im Januar 2020 gestartete Hundert-Yen-Projekt beschreibt Kiyota als „ein experimentelles Projekt mit Startup-Charakter, in einem Unternehmen mit einer langen Geschichte und einer Kultur, die ihre formale Struktur schätzt“. Neue Projekte benötigen von der Planung bis zum Start traditionell 6 bis 12 Monate, doch das Hundert-Yen-Projekt ist Teil einer Initiative für „doppelt so schnelles Management“. Dabei wird den Käufern ein Plan vorgeschlagen und wenn er angenommen wird, wird er direkt umgesetzt. Wird er jedoch nicht angenommen, beginnt das Unternehmen sofort mit der Arbeit am nächsten Projekt. Die Abteilung war die erste in der Geschichte des Unternehmens, die sich für die Einführung von Slack entschieden hat. Sie verwendet die Produktivitätsplattform, um die Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Partner:innen in den Bereichen Vertrieb, Produktion und Entwicklung in verschiedenen Zeitzonen zu ermöglichen.
Als Teil des Hundred-Yen-Projekts sind permanent über 30 Projekte in verschiedenen Stadien im Gange. Zuvor verwaltete Kotaro Kiyota all diese Unterhaltungen über E-Mails und soziale Netzwerke, was sich jedoch als umständlich und ineffektiv erwiesen hat und dazu geführt hat, dass die isolierten Informationen schnell verloren gingen. Deshalb hat er einen zentralen Slack-Channel eingerichtet und für jedes Projekt einen eigenen Thread gestartet. So kann er jetzt jedes einzelne Projekt nahtlos verwalten und neue Mitarbeitende können durch das Lesen des jeweiligen Thread-Verlaufs leicht auf den neuesten Stand kommen.
„Slack schafft es, die Mauern vertikaler Organisationen zu durchbrechen.“
Kokuyo verwendet Slack auch als Wissens- und Informationsplattform. Das Sammeln und Teilen von Informationen über Mitbewerber war in der Vergangenheit auf das Vertriebsteam beschränkt. Jetzt fordert Kiyota mit Slack von allen Teammitgliedern – und nicht nur vom Vertriebsteam –, dass sie mindestens einmal im Monat in ein Geschäft gehen und dort Fotos machen. Die Erkenntnisse sollen sie dann in dafür vorgesehenen Slack-Channels posten. Auf diese Weise wird das Wissen vor Ort erweitert und dem Team fallen Dinge auf, die es sonst vielleicht nicht sehen würde.
Mithilfe dieser bewährten Methoden von Slack konnte Kokuyo seine Entwicklungszeit halbieren und damit beeindruckende Ergebnisse erzielen: Der Umsatz des Hundert-Yen-Projekts ist im Vergleich zum Vorjahr um 138 % gestiegen – und sogar um 388 % im Vergleich zu den zwei Jahren zuvor. Zusätzlich zu diesen Wachstumszahlen erkennt Kotaro Kiyota die Fähigkeit von Slack, die Mitarbeitenden zu stärken: „Durch den Austausch von Fachwissen zwischen Mitarbeitenden in verschiedenen Positionen in organisationsübergreifenden Projekten auf Slack haben wir ein innovativeres Umfeld geschaffen, dank dem wir das Beste aus allen herausholen können“, sagt er.
Obwohl Veränderungen Kokuyo anfangs widerstrebten, wuchs das Bewusstsein für und die Kompetenz in Slack innerhalb des Teams von Kotaro Kiyota stetig. Durch die Zusammenarbeit in Slack konnten funktionsübergreifende Teams zwangloser kommunizieren, einander besser kennenlernen und sich gegenseitig gute Ratschläge geben. Dadurch sind die betriebliche Effizienz und Produktivität gestiegen und alle haben ihre Fähigkeiten verbessert. Diese Bemühungen wurden von der Unternehmensleitung anerkannt: Das Team hat den „Kokuyo Balance Award“ des Unternehmens erhalten.
„Heutzutage wird das Wort ‚agil‘ inflationär verwendet, aber um wirklich agil zu sein, gilt es, die eigene Kommunikation mithilfe von Tools wie Slack agil zu gestalten“, sagt Kiyota. „Ich würde denjenigen, die an der Einführung von Slack zweifeln, raten, das Tool noch heute auszuprobieren.“
