Il maggior produttore giapponese di articoli di cancelleria, arredi e attrezzature per ufficio da oltre un secolo, Kokuyo Corporation, riceve il nostro Premio Aumento della produttività–Giappone per aver implementato Slack per ottimizzare con successo le operazioni del progetto interorganizzativo Hundred Yen e raddoppiare la velocità di completamento dei progetti.
A novembre 2021, l’azienda ha messo in atto un piano per modernizzare i processi, creare nuove iniziative aziendali e migliorare l’esperienza dei clienti. La divisione globale della cancelleria di Kokuyo è stata parte della riforma, come pure il progetto Hundred Yen della divisione, uno sforzo guidato da Kotaro Kiyota, un esperto della Business Promotion Unit del Business Promotion Office.
Kiyota descrive il progetto Hundred Yen, lanciato a gennaio 2020, come “un progetto sperimentale con un approccio di startup in un’azienda con una lunga storia e cultura che ne valorizza la struttura formale”. Tradizionalmente, dalla pianificazione alle vendite, il lancio dei nuovi progetti richiedeva dai 6 ai 12 mesi, ma il progetto Hundred Yen era parte di un’iniziativa per la “gestione a velocità doppia”. In questo contesto, un piano viene proposto agli acquirenti. Se viene accettato, viene immediatamente introdotto sul mercato; in caso negativo, l’azienda inizia subito a lavorare sul prossimo. Il reparto ha deciso di implementare Slack per la prima volta nella storia dell’azienda, usando la piattaforma di produttività per favorire le comunicazioni tra partner interfunzionali in fusi orari diversi all’interno di vendite, produzione e sviluppo.
In qualsiasi momento, il progetto Hundred Yen ha più di 30 progetti in movimento in fasi diverse. Precedentemente, Kiyota gestiva tutte queste conversazioni con e-mail e servizi di rete social, ma questa modalità era complessa e inefficace, con informazioni in silos che si perdevano rapidamente. Ha perciò creato un canale di Slack principale, avviando una conversazione per ogni progetto. Ora può gestirle tutte senza problemi e i nuovi arrivati possono facilmente aggiornarsi leggendo la cronologia delle conversazioni rilevanti.
“Slack ha il potere di abbattere i muri delle organizzazioni verticali.”
Kokuyo usa Slack anche come hub di informazioni e conoscenze. Storicamente, la raccolta e la condivisione di informazioni sulla concorrenza erano limitate al reparto delle vendite. Ora, con Slack, Kiyota chiede a tutti i membri del team, non solo a quelli delle vendite, di visitare un negozio almeno una volta al mese, scattare foto e postare eventuali approfondimenti in un canale di Slack dedicato. Questo diversifica le informazioni sul campo, permettendo al team di vedere cose che altrimenti non avrebbe notato.
Con queste procedure consigliate di Slack in atto, Kokuyo ha dimezzato il tempo di sviluppo con risultati incredibili: le vendite del progetto Hundred Yen sono aumentate del 138% anno dopo anno e hanno raggiunto il 388% rispetto ai due anni precedenti. Oltre a questi numeri di crescita, Kiyota riconosce il potere di Slack di facilitare il lavoro di tutti. “Grazie alla possibilità di avere persone in posizioni diverse che condividono la loro competenza in progetti interorganizzativi in Slack, abbiamo creato un ambiente più innovativo che ci consente di far emergere il meglio di ciascun individuo”, afferma.
Sebbene Kokuyo inizialmente fosse resistente al cambiamento, la consapevolezza e la conoscenza in Slack sono aumentate in modo costante all’interno del team di Kiyota. Riunendosi in Slack, i team interfunzionali potevano comunicare in modo meno formale, conoscersi meglio e offrire consigli preziosi. L’efficienza operativa e la produttività sono aumentate e tutti hanno affinato le loro abilità. Questi sforzi sono stati riconosciuti dalla dirigenza e il team ha ricevuto il premio aziendale Kokuyo Balance Award.
“Oggi il termine ‘agile’ viene molto usato, ma per essere realmente agili è necessario iniziare a rendere le comunicazioni agili usando strumenti come Slack”, dichiara Kiyota. “Consiglierei a tutti coloro che hanno dubbi sull’adozione di Slack di provarlo subito.”
